HR Software vs Excel เมื่อสเปรดชีตไม่ตอบโจทย์องค์กรยุคใหม่

ในยุคที่เทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว หลายองค์กรในไทยยังคงใช้ Excel ในการบริหารงานทรัพยากรบุคคล แม้จะมี HR Software ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างก้าวกระโดด มาดูกันว่าทำไมหลายองค์กรถึงยังติดกับดักการใช้สเปรดชีต และความสูญเสียที่แอบแฝงอยู่

ความท้าทายจากการใช้ Excel ในงาน HR

การบริหารงาน HR ด้วย Excel นั้นมีข้อจำกัดหลายประการที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น

• การทำงานซ้ำซ้อนจากการต้องกรอกข้อมูลหลายไฟล์
• ความยุ่งยากในการรวบรวมข้อมูลเพื่อทำรายงาน
• ความเสี่ยงในการรั่วไหลของข้อมูลจากการแชร์ไฟล์ที่ไม่ปลอดภัย
• ข้อจำกัดในการเข้าถึงข้อมูลเมื่อต้องทำงานนอกสถานที่
• การขาดระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับข้อมูลสำคัญ

เหตุผลที่องค์กรยังลังเลไม่กล้าเปลี่ยนมาใช้ HR Software

• ความคุ้นเคยกับการใช้ Excel ทำให้กลัวการเปลี่ยนแปลงและการเรียนรู้ระบบใหม่
• การมองว่า HR Software มีค่าใช้จ่ายสูง โดยไม่ได้พิจารณาผลตอบแทนระยะยาว
• การขาดความเข้าใจในประโยชน์ที่แท้จริงของ HR Software
• ความกังวลเรื่องการโอนย้ายข้อมูลและการปรับตัวขององค์กร

ประโยชน์ที่จะได้รับ เมื่อเปลี่ยนจาก Excel มาใช้ HR Software

• ระบบอัตโนมัติช่วยลดงานที่ต้องทำซ้ำๆ
• ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบและเป็นมาตรฐานเดียวกัน
• มีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ได้มาตรฐาน PDPA
• สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านระบบคลาวด์
• มีระบบรายงานอัตโนมัติที่ช่วยในการตัดสินใจ

การเปลี่ยนจาก Excel มาใช้ HR Software ควรทำตามขั้นตอนดังนี้

1. ประเมินความพร้อมขององค์กรและระบุความต้องการที่ชัดเจน
2. เลือก HR Software ที่เหมาะกับขนาดและลักษณะธุรกิจ
3. วางแผนการโอนย้ายข้อมูลอย่างเป็นระบบ
4. จัดการอบรมให้พนักงานเข้าใจการใช้งานระบบใหม่
5. ติดตามและประเมินผลการใช้งานอย่างสม่ำเสมอ

ถึงเวลาที่องค์กรไทยต้องปรับตัวสู่ระบบดิจิทัล การลงทุนใน HR Software อาจดูเป็นค่าใช้จ่ายที่สูงในระยะแรก แต่ผลลัพธ์ที่ได้ทั้งในแง่ประสิทธิภาพการทำงาน ความแม่นยำของข้อมูล และการประหยัดเวลา จะคุ้มค่ากับการลงทุนในระยะยาว องค์กรที่ปรับตัวได้เร็วจะได้เปรียบในการแข่งขันและพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต

ลงทะเบียนใช้งาน

ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหา HR Software ที่สามารถเปลี่ยนการจัดการทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายที่เข้ามา HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่

ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก

• Facebook
• Twitter
• Line