โปรแกรม HR ช่วยลด Paperwork ได้มากแค่ไหน?

งานเอกสารคือหนึ่งในสิ่งที่ทำให้ HR ต้องใช้เวลามากที่สุดในแต่ละวัน ตั้งแต่เอกสารสมัครงาน ใบลาพักร้อน ไปจนถึงสัญญาจ้างและการประเมินผลพนักงาน ทุกขั้นตอนล้วนเต็มไปด้วยกระดาษที่ต้องจัดเก็บ ตรวจสอบและส่งต่อให้ถูกต้องตามลำดับ แต่ในยุคที่องค์กรกำลังเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล “โปรแกรม HR” จึงกลายเป็นตัวช่วยสำคัญที่เข้ามาลดภาระงานเอกสารให้กับฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้อย่างเห็นผล

โปรแกรม HR คืออะไร และช่วยลด Paperwork ยังไง?

โปรแกรม HR คือระบบจัดการงานทรัพยากรบุคคลแบบดิจิทัล ที่รวมข้อมูลพนักงานทั้งหมดไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ทำให้สามารถเข้าถึง จัดเก็บ และอัปเดตข้อมูลได้โดยไม่ต้องใช้เอกสารกระดาษอีกต่อไป โปรแกรม HR ช่วยลด Paperwork ได้ตั้งแต่ขั้นตอนแรกของการบริหารงานคน เช่น

• การจัดเก็บข้อมูลพนักงาน จากเดิมที่ต้องใช้แฟ้มกระดาษหรือไฟล์แยกหลายโฟลเดอร์ โปรแกรม HR จะรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในระบบเดียว เช่น ประวัติพนักงาน ข้อมูลการทำงาน ประวัติการลาหรือการประเมินผล สามารถค้นหาได้ทันทีโดยไม่ต้องเปิดแฟ้มเอกสาร
• การลางานออนไลน์ โปรแกรม HR ที่มีฟังก์ชัน Employee Self-Service ช่วยให้พนักงานสามารถยื่นใบลา ตรวจสอบสิทธิลาพักร้อน หรือดูสถานะอนุมัติได้ด้วยตัวเอง ไม่ต้องกรอกฟอร์มกระดาษหรือส่งอีเมลซ้ำซ้อน
• การคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ โปรแกรม HR ที่เชื่อมต่อกับระบบ Payroll Automation จะช่วยลดการใช้เอกสารคำนวณเงินเดือน ลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำ และจัดเก็บรายงานย้อนหลังไว้ในระบบอย่างปลอดภัย
• การประเมินผลงานและจัดการเอกสารสัญญา ระบบ Performance Management และ E-Signature ที่อยู่ในโปรแกรม HR ทำให้ผู้จัดการสามารถประเมินผลพนักงานออนไลน์ และเซ็นสัญญาผ่านระบบดิจิทัลได้ทันทีโดยไม่ต้องพิมพ์เอกสาร

ประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับจากการลด Paperwork ด้วยโปรแกรม HR

ประหยัดเวลาและต้นทุน

การทำงานผ่านโปรแกรม HR ช่วยลดขั้นตอนการจัดเตรียมและตรวจสอบเอกสารได้มากกว่าครึ่ง HR สามารถโฟกัสกับงานที่สร้างคุณค่าจริงได้มากขึ้น

ลดความผิดพลาดในการจัดการข้อมูล

การกรอกข้อมูลซ้ำในหลายระบบคือสาเหตุหลักของข้อผิดพลาด โปรแกรม HR ที่เชื่อมโยงข้อมูลแบบอัตโนมัติช่วยให้ข้อมูลพนักงานถูกต้องและอัปเดตเสมอ

รักษาความปลอดภัยของข้อมูล

เอกสารกระดาษมีความเสี่ยงต่อการสูญหายหรือรั่วไหล แต่โปรแกรม HR ใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลบน Cloud ที่มีระบบรักษาความปลอดภัยระดับองค์กร ช่วยให้ข้อมูลพนักงานอยู่ในความคุ้มครองตลอดเวลา

สนับสนุนแนวทาง ESG และการทำงานอย่างยั่งยืน

การลดการใช้กระดาษในองค์กรถือเป็นหนึ่งในแนวทางของการดำเนินธุรกิจอย่างยั่งยืน (Sustainability) ที่หลายองค์กรให้ความสำคัญ โปรแกรม HR ช่วยให้องค์กรลดการใช้ทรัพยากรสิ้นเปลืองและลดรอยเท้าคาร์บอนในกระบวนการทำงาน

โปรแกรม HR จาก Pinno ได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์องค์กรไทยโดยเฉพาะ ด้วยฟังก์ชันการทำงานที่ครอบคลุมตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลพนักงาน การบริหารเวลา การจ่ายเงินเดือน ไปจนถึงการประเมินผลงาน โดยระบบทั้งหมดเชื่อมต่อกันแบบอัตโนมัติ ลดการกรอกข้อมูลซ้ำซ้อนและการใช้เอกสารในทุกขั้นตอน HR สามารถตรวจสอบข้อมูลผ่านแดชบอร์ดได้แบบเรียลไทม์ พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลของตนเองผ่านระบบ Self-Service ได้ทุกที่ทุกเวลา ขณะที่ฝ่ายบริหารสามารถดูรายงานสรุปเพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้ทันที ช่วยให้การบริหารคนเป็นเรื่องง่าย ประหยัดเวลา และลดงานเอกสารได้อย่างแท้จริง

เมื่อองค์กรใช้โปรแกรม HR อย่างเต็มระบบ Paperwork ที่เคยกองเต็มโต๊ะจะเหลือเพียงไม่กี่คลิกบนหน้าจอ HR สามารถทำงานได้คล่องตัวขึ้น พนักงานได้รับประสบการณ์ที่ดีขึ้น และองค์กรเดินหน้าสู่ระบบการทำงานแบบดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์

 

ลงทะเบียนใช้งาน

ถ้าองค์กรของคุณต้องการโปรแกรม HR ที่สามารถจัดการทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายในงาน HR Software จาก Pinno คือคำตอบที่ช่วยให้งานบริหารบุคคลของคุณก้าวสู่ยุคใหม่

ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก

 

 

• Facebook
• Twitter
• Line