ไทย
English
HR Software กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการบริหารทรัพยากรบุคคลในองค์กรสมัยใหม่ แต่การนำไปใช้งานจริงมักพบความท้าทายและอุปสรรคที่อาจทำให้การลงทุนไม่คุ้มค่าเท่าที่ควร
บทความนี้จะนำเสนอปัญหาที่พบบ่อยในการใช้ HR Software พร้อมแนวทางการแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ
การต่อต้านการเปลี่ยนแปลงจากพนักงาน
เมื่อนำ HR Software มาใช้ในองค์กร พนักงานมักแสดงการต่อต้าน โดยเฉพาะผู้ที่คุ้นเคยกับระบบเดิม บางคนรู้สึกไม่สบายใจกับเทคโนโลยีใหม่หรือกังวลว่าระบบจะยากเกินไป จนนำไปสู่การไม่ยอมรับและไม่ใช้งานระบบอย่างเต็มที่
วิธีแก้ไข
การจัดการกับการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงต้องเริ่มจากการสื่อสารที่ชัดเจนถึงประโยชน์ของ HR Software ทั้งต่อองค์กรและตัวพนักงานเอง ควรจัดฝึกอบรมที่เหมาะสมกับแต่ละกลุ่มผู้ใช้งาน และให้มี “แชมเปี้ยน” ในแต่ละแผนกที่สามารถช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานได้ การรับฟังข้อเสนอแนะและแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วก็มีส่วนช่วยลดแรงต่อต้านได้เป็นอย่างดี
ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องและไม่สมบูรณ์
ปัญหายอดฮิตอีกประการที่มักเกิดขึ้นในช่วงแรกของการนำ HR Software เข้ามาใช้ คือข้อมูลในระบบไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วนซึ่งอาจเกิดจากการโอนย้ายข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ การกรอกข้อมูลผิดพลาดหรือการไม่อัปเดตข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน ส่งผลให้รายงานและการวิเคราะห์ต่าง ๆ คลาดเคลื่อน
วิธีแก้ไข
การแก้ไขปัญหานี้ต้องเริ่มจากการตรวจสอบคุณภาพข้อมูลก่อนการโอนย้ายเข้าระบบใหม่ การตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (Validation Rules) ในระบบ และการกำหนดผู้รับผิดชอบในการดูแลข้อมูลแต่ละส่วนอย่างชัดเจน นอกจากนี้ควรมีการตรวจสอบและทำความสะอาดข้อมูล (Data Cleansing) เป็นประจำ
การเชื่อมต่อกับระบบอื่นในองค์กร
HR Software มักต้องเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ เช่น ระบบเงินเดือน ระบบบัญชี หรือระบบการเรียนรู้ แต่การเชื่อมต่อมักพบปัญหาเช่น ข้อมูลไม่ซิงค์กัน การส่งข้อมูลล่าช้าหรือข้อมูลสูญหายระหว่างการส่ง
วิธีแก้ไข
การเลือก HR Software ที่มี API ที่ยืดหยุ่นและเป็นมาตรฐานเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญ ควรทำงานร่วมกับทีมไอทีในการวางแผนการเชื่อมต่อและทดสอบอย่างละเอียดก่อนใช้งานจริง และมีแผนสำรองในกรณีที่การเชื่อมต่อล้มเหลว
การขาดการฝึกอบรมที่เพียงพอ
หลายองค์กรมักละเลยการฝึกอบรมที่เพียงพอ ทำให้ผู้ใช้งานไม่เข้าใจระบบอย่างถ่องแท้ ใช้งานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ หรือใช้ผิดวิธี ส่งผลให้ไม่ได้รับประโยชน์จาก HR Software เท่าที่ควร
วิธีแก้ไข
การจัดฝึกอบรมที่เหมาะสมกับแต่ละระดับผู้ใช้งานเป็นสิ่งจำเป็น ควรมีการฝึกอบรมทั้งแบบกลุ่มและรายบุคคล พร้อมทั้งมีคู่มือการใช้งานที่เข้าใจง่าย และวิดีโอสอนการใช้งานสำหรับฟีเจอร์ต่างๆ การจัดให้มี Refresher Training เป็นระยะก็มีส่วนช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าใจระบบมากขึ้น
การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและ PDPA
ข้อมูลในระบบ HR Software มักเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่ต้องได้รับการคุ้มครองตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล การละเลยมาตรการรักษาความปลอดภัยอาจนำไปสู่การรั่วไหลของข้อมูลและความรับผิดทางกฎหมายวิธีแก้ไข
องค์กรควรตรวจสอบว่า HR Software ที่ใช้มีมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอ มีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลอย่างเหมาะสม และมีนโยบายการจัดการข้อมูลที่สอดคล้องกับ PDPA ควรจัดอบรมให้พนักงานเข้าใจความสำคัญของการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล และมีการตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ
การใช้ HR Software อย่างมีประสิทธิภาพต้องอาศัยการวางแผนที่ดี การฝึกอบรมที่เพียงพอและการจัดการกับความท้าทายต่าง ๆ อย่างเป็นระบบ องค์กรที่สามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้จะสามารถใช้ประโยชน์จาก HR Software ได้อย่างเต็มที่ ช่วยยกระดับการบริหารทรัพยากรบุคคลและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันในระยะยาว
ลงทะเบียนใช้งาน
ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหา HR Software ที่สามารถเปลี่ยนการจัดการทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายที่เข้ามา HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่
