ไทย
English
หลายองค์กรตัดสินใจลงทุนกับโปรแกรมเงินเดือนเพื่อแก้ปัญหาการจ่ายเงินเดือนที่ยุ่งยาก แต่กลับพบว่าปัญหาเดิมยังคงอยู่หรือบางทีอาจเพิ่มความซับซ้อนมากขึ้นไปอีก สาเหตุสำคัญมาจากการที่องค์กรยังคงทำสิ่งหนึ่งที่เป็นอุปสรรคต่อการทำงานของระบบ นั่นคือการยึดติดกับกระบวนการแบบเดิมโดยไม่ปรับเปลี่ยน
ปัญหาที่พบบ่อยหลังใช้โปรแกรม Payroll
การนำโปรแกรม Payroll มาใช้งานควรจะทำให้ทีม HR ทำงานได้เร็วขึ้นและลดข้อผิดพลาด แต่ในความเป็นจริงหลายบริษัทกลับพบว่าต้องใช้เวลาเท่าเดิมหรือแย่กว่านั้นคือมีขั้นตอนเพิ่มขึ้น เพราะต้องกรอกข้อมูลซ้ำซ้อนหลายระบบ ต้องตรวจสอบความถูกต้องหลายรอบและยังต้องแก้ไขข้อมูลด้วยตนเองอยู่บ่อยครั้ง เหตุผลหลักมาจากการที่องค์กรยังคงใช้วิธีการทำงานแบบแยกส่วน ข้อมูลการลา ข้อมูลเวลาเข้าออก ข้อมูลโบนัส หรือข้อมูลค่าล่วงเวลา ยังคงถูกเก็บแยกกันคนละระบบหรือบันทึกในโปรแกรมต่าง ๆ ที่ไม่ได้เชื่อมต่อกัน
สิ่งที่องค์กรยังทำอยู่และเป็นอุปสรรค
การทำงานแบบ “ไซโล” คือ การที่แต่ละแผนกหรือแต่ละฝ่ายทำงานแยกกัน ไม่มีการแชร์ข้อมูลหรือเชื่อมโยงระบบเข้าด้วยกัน แผนก HR ใช้โปรแกรมเงินเดือนของตัวเอง แผนกปฏิบัติการใช้ระบบบันทึกเวลาของตัวเอง ส่วนแผนกบัญชีก็มีซอฟต์แวร์บัญชีแยกต่างหาก เมื่อถึงเวลาคำนวณเงินเดือน ทีม HR ต้องเข้าไปดึงข้อมูลจากหลายแหล่ง ต้องคัดลอกข้อมูลมาใส่ในโปรแกรมเงินเดือน ต้องตรวจสอบความถูกต้องทีละรายการและถ้ามีข้อมูลผิดพลาดก็ต้องย้อนกลับไปแก้ไขในระบบต้นทาง แล้วกรอกใหม่อีกครั้ง กระบวนการแบบนี้ไม่เพียงแต่เสียเวลา แต่ยังเพิ่มโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ ทั้งที่โปรแกรมเงินเดือนมีความสามารถในการคำนวณได้อย่างแม่นยำ แต่ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปผิดพลาดตั้งแต่ต้นทาง
ทำไมการเชื่อมโยงข้อมูลจึงสำคัญ?
โปรแกรม Payroll ที่ดีจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและอัปเดตอยู่เสมอ การเชื่อมโยงระบบต่าง ๆ เข้าด้วยกันจะทำให้ข้อมูลไหลผ่านโดยอัตโนมัติ ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนและลดโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดลงอย่างมาก ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานบันทึกการลาในระบบ ข้อมูลควรจะถูกส่งต่อไปยังโปรแกรมเงินเดือนโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องให้ทีม HR คอยกรอกข้อมูลการลาด้วยตนเองหรือเมื่อพนักงานสแกนบัตรเข้าออกงาน ข้อมูลเวลาทำงานควรถูกส่งเข้าสู่ระบบคำนวณค่าล่วงเวลาทันที
แนวทางแก้ไขที่ถูกต้อง
การแก้ปัญหานี้ไม่ได้อยู่ที่การเปลี่ยนโปรแกรมเงินเดือนไปใช้ตัวที่แพงกว่า แต่อยู่ที่การออกแบบกระบวนการทำงานใหม่ให้รองรับการทำงานแบบเชื่อมโยง องค์กรควรเลือกใช้ระบบที่มี API หรือความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ได้ หรืออีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้ระบบแบบครบวงจร All-in-One ที่รวมการจัดการด้านบุคคลทั้งหมดไว้ในที่เดียว ทั้งการลา การบันทึกเวลา การคำนวณเงินเดือนและการจัดการสวัสดิการ เมื่อทุกอย่างอยู่ในระบบเดียวกัน ข้อมูลจะอัปเดตแบบเรียลไทม์และไม่ต้องกรอกซ้ำ
นอกจากนี้องค์กรควรให้ความสำคัญกับการฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจการใช้งานระบบใหม่ และกำหนดกระบวนการทำงานที่ชัดเจน เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าข้อมูลแต่ละประเภทควรถูกบันทึกที่ไหน และจะถูกส่งต่อไปยังส่วนไหนอย่างไร
การลงทุนกับโปรแกรม Payroll เพียงอย่างเดียวไม่ใช่คำตอบสำหรับทุกปัญหา หากองค์กรยังคงทำงานแบบแยกส่วนและไม่ยอมปรับเปลี่ยนกระบวนการ เทคโนโลยีที่ดีที่สุดก็ไม่สามารถแสดงศักยภาพได้เต็มที่ สิ่งสำคัญคือต้องมองภาพรวมของการจัดการด้านบุคคลทั้งหมด และสร้างระบบที่ทำงานเชื่อมโยงกันอย่างลงตัว เพื่อให้ทีม HR สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีเวลาไปโฟกัสกับงานที่สร้างคุณค่าให้กับองค์กรมากกว่าการนั่งกรอกข้อมูลซ้ำซ้อนทุกวัน
นัด Demo
หากคุณกำลังมองหาโปรแกรม Payroll ที่ช่วยลดความซับซ้อนในการจัดการเงินเดือน เพิ่มความแม่นยำและประหยัดเวลาในการทำงาน Pinno – Payroll Automation คือคำตอบที่ตอบโจทย์ทุกความต้องการขององค์กรยุคใหม่
นัด Demo ได้ที่นี่ คลิก
