ไทย
English
สำหรับทีม HR หลายองค์กร ปัญหาพนักงานลืมลงเวลาเข้าออกงานคงเป็นเรื่องที่ปวดหัวไม่น้อย เพราะนอกจากจะต้องมาคอยติดตามทวงถามทุกครั้ง ยังส่งผลต่อความถูกต้องของข้อมูลการทำงานและการคำนวณเงินเดือนอีกด้วย
มาดูกันว่าโปรแกรม HR สมัยใหม่จะช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้อย่างไร และมีวิธีการจัดการที่มีประสิทธิภาพอย่างไรบ้าง
ทำไมพนักงานถึงลืมลงเวลาบ่อย
ก่อนจะหาทางแก้ เราต้องเข้าใจสาเหตุก่อนว่าทำไมปัญหานี้ถึงเกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่า หลายครั้งพนักงานไม่ได้ตั้งใจลืม แต่เป็นเพราะต้องรีบเข้างานทันเวลา หรือต้องออกไปพบลูกค้านอกสถานที่จนไม่ได้อยู่ที่จุดลงเวลาปกติ บางคนทำงานแบบ remote หรือ work from home ก็อาจลืมบันทึกเวลาเข้าออกเพราะไม่มีเครื่องสแกนนิ้วหรืออุปกรณ์บันทึกเวลาอยู่ใกล้ตัว
นอกจากนี้ ระบบลงเวลาแบบเดิมที่ต้องไปยืนสแกนที่จุดเดียวก็อาจไม่ตอบโจทย์การทำงานในยุคที่พนักงานต้องเคลื่อนที่ไปทำงานหลายสถานที่ หรือมีรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น ปัญหาเหล่านี้สะสมมาเป็นภาระงานของ HR ที่ต้องคอยตามเก็บข้อมูลย้อนหลังซึ่งใช้เวลามากและเสี่ยงต่อความผิดพลาด
โปรแกรมบริหารทรัพยากรบุคคลช่วยแก้ปัญหาอย่างไร?
โปรแกรม HR ที่ดีจะมีระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติที่ช่วยเตือนพนักงานให้ลงเวลาทันที เมื่อมีการลืมบันทึกเวลาเข้าหรือออก ฟีเจอร์ลงเวลาผ่านมือถือก็เป็นอีกหนึ่งทางออกที่สำคัญ พนักงานสามารถใช้สมาร์ทโฟนลงเวลาได้ทุกที่ทุกเวลา โดยระบบจะบันทึก GPS location ไว้เป็นหลักฐาน ช่วยให้ HR มั่นใจได้ว่าพนักงานอยู่ในพื้นที่ทำงานจริง แม้จะไม่ได้อยู่ในออฟฟิศก็ตาม
ระบบจัดการข้อมูลการลงเวลาแบบรวมศูนย์
ข้อดีอีกอย่างของโปรแกรม HR คือการรวบรวมข้อมูลการลงเวลาไว้ในที่เดียว HR สามารถเห็นภาพรวมของการลงเวลาทั้งองค์กรได้แบบ real-time รู้ว่าใครลืมลงเวลาบ้าง ใครมาสายหรือกลับก่อนและสามารถ export รายงานเพื่อนำไปใช้ในการคำนวณเงินเดือนได้ทันที
ระบบยังมีฟีเจอร์ให้พนักงานขอแก้ไขเวลาย้อนหลังได้ด้วยตัวเอง โดยมีหัวหน้าหรือ HR เป็นผู้อนุมัติ ทำให้ลดภาระงาน HR ที่ต้องคอยถามและกรอกข้อมูลด้วยตัวเอง พนักงานก็ไม่ต้องรอการติดต่อจาก HR และสามารถดูประวัติการลงเวลาของตัวเองได้ตลอดเวลา สร้างความโปร่งใสและลดข้อสงสัยเรื่องการคำนวณวันลาหรือชั่วโมงทำงาน
วิธีปรับใช้โปรแกรม HR ให้ได้ผลจริง
การนำโปรแกรม HR มาใช้แก้ปัญหาการลงเวลาจะได้ผลดี จำเป็นต้องมีการวางแผนและสื่อสารที่ชัดเจน เริ่มจากการเลือกโปรแกรมที่ใช้งานง่าย มี user interface ที่เข้าใจง่ายและตอบโจทย์วัฒนธรรมองค์กร จากนั้นจัด training ให้พนักงานทุกคนเข้าใจวิธีการใช้งาน รวมถึงแจ้งให้ทราบถึงนโยบายการลงเวลาและขั้นตอนการขอแก้ไขเวลาที่ชัดเจน
ทางเลือกในการแก้ปัญหาพนักงานลืมลงเวลามีหลายวิธี แต่การใช้โปรแกรม HR ที่มีฟีเจอร์ครบครันถือเป็นทางออกที่มีประสิทธิภาพและยั่งยืนที่สุด ช่วยให้ HR ประหยัดเวลาในการติดตามและจัดการข้อมูล พนักงานก็สะดวกสบายในการลงเวลาและติดตามข้อมูลของตัวเอง ที่สำคัญคือข้อมูลการทำงานมีความถูกต้องแม่นยำมากขึ้น ลดข้อผิดพลาดในการคำนวณค่าจ้างและสร้างความโปร่งใสให้กับองค์กร การลงทุนในระบบที่ดีจึงไม่ใช่แค่การแก้ปัญหา แต่เป็นการยกระดับการบริหารทรัพยากรบุคคลให้ทันสมัยและมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย
ลงทะเบียนใช้งาน
ถ้าองค์กรของคุณต้องการโปรแกรม HR ที่สามารถจัดการทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายในงาน HR Software จาก Pinno คือคำตอบที่ช่วยให้งานบริหารบุคคลของคุณก้าวสู่ยุคใหม่
ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก
