โปรแกรม HR ดีอย่างไร ช่วยองค์กรประหยัดได้จริงหรือไม่?

การบริหารทรัพยากรบุคคลถือเป็นหัวใจสำคัญของทุกองค์กร แต่หลายบริษัทยังคงใช้วิธีการทำงานแบบดั้งเดิมที่สิ้นเปลืองทั้งเวลาและทรัพยากร โปรแกรม HR จึงเข้ามาเป็นเครื่องมือที่ช่วยปฏิรูปการจัดการบุคลากรให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ทว่าผู้บริหารจำนวนมากยังคงตั้งคำถามว่า การลงทุนกับระบบเหล่านี้จะช่วยประหยัดงบประมาณได้จริงหรือไม่ บทความนี้จะพาคุณไปสำรวจประโยชน์ของโปรแกรม HR และวิเคราะห์ว่าระบบเหล่านี้สามารถช่วยองค์กรประหยัดต้นทุนได้อย่างไรบ้าง

โปรแกรม HR คืออะไร?

โปรแกรม HR หรือระบบบริหารทรัพยากรบุคคล คือซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการงานด้าน HR แบบครบวงจร ตั้งแต่การสรรหาบุคลากร การจัดการข้อมูลพนักงาน การลงเวลาทำงาน การจัดการเงินเดือน การประเมินผลงาน ไปจนถึงการพัฒนาบุคลากร ระบบเหล่านี้ช่วยให้การทำงานของฝ่าย HR มีความเป็นระบบและลดขั้นตอนที่ซับซ้อน

ประโยชน์ของโปรแกรม HR ต่อองค์กร

1. ลดงานเอกสารและกระบวนการที่ใช้กระดาษ

การเปลี่ยนจากระบบเอกสารแบบกระดาษมาเป็นดิจิทัลช่วยลดพื้นที่จัดเก็บและค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสาร นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสารสำคัญ ทำให้การสืบค้นข้อมูลทำได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น

2. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

โปรแกรม HR ช่วยให้ทีม HR สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยระบบจะช่วยอัตโนมัติงานประจำที่ต้องทำซ้ำ ๆ เช่น การคำนวณเงินเดือน การอนุมัติวันลา หรือการสรุปรายงานต่างๆ ทำให้ทีม HR มีเวลาโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์ที่สร้างมูลค่าให้องค์กรได้มากขึ้น

3. ลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ

การทำงานด้วยมือมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้สูง โดยเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับตัวเลข เช่น การคำนวณเงินเดือน หรือการคำนวณภาษี โปรแกรม HR ช่วยลดความผิดพลาดเหล่านี้ ทำให้องค์กรประหยัดเวลาและทรัพยากรในการแก้ไขปัญหา

4. ข้อมูลเชิงลึกเพื่อการตัดสินใจ

โปรแกรม HR สมัยใหม่มาพร้อมกับเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล (Analytics) ที่ช่วยให้ผู้บริหารเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับบุคลากร เช่น อัตราการลาออก ประสิทธิภาพการทำงาน หรือค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร ซึ่งช่วยในการวางแผนและตัดสินใจได้อย่างแม่นยำ

 

โปรแกรม HR ช่วยองค์กรประหยัดได้จริงหรือไม่?

คำถามสำคัญที่หลายองค์กรสงสัย คือโปรแกรม HR จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้จริงหรือไม่? คำตอบคือ “ใช่” โดยสามารถช่วยประหยัดได้ในหลายด้าน

1. ประหยัดเวลาและต้นทุนแรงงาน

การนำโปรแกรม HR มาใช้ช่วยลดเวลาในการทำงานของฝ่าย HR ลงอย่างมีนัยสำคัญ งานที่เคยใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวัน อาจลดเหลือเพียงไม่กี่นาทีหรือไม่กี่ชั่วโมงด้วยระบบอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดต้นทุนด้านแรงงานและเพิ่มผลิตภาพของทีม HR

2. ลดต้นทุนการสรรหาบุคลากร

โปรแกรม HR ช่วยปรับปรุงกระบวนการสรรหาบุคลากรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้องค์กรสามารถหาคนที่เหมาะสมได้เร็วขึ้น ซึ่งช่วยลดต้นทุนในการประกาศรับสมัครงาน และลดระยะเวลาที่ตำแหน่งงานว่างลง

3. ลดอัตราการลาออกของพนักงาน

การมีระบบที่ช่วยติดตามความพึงพอใจของพนักงานและระบุปัญหาได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้องค์กรสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที ซึ่งช่วยลดอัตราการลาออกของพนักงาน และประหยัดค่าใช้จ่ายในการสรรหาและฝึกอบรมพนักงานใหม่

4. หลีกเลี่ยงค่าปรับจากการไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย

โปรแกรม HR ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานได้อย่างถูกต้อง เช่น การคำนวณภาษี การจ่ายเงินสมทบกองทุนประกันสังคม หรือการจัดเก็บข้อมูลตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งช่วยป้องกันการถูกปรับจากหน่วยงานกำกับดูแล

 

แม้ว่าการนำโปรแกรม HR มาใช้จะมีค่าใช้จ่ายในช่วงแรก แต่เมื่อพิจารณาจากประโยชน์ที่ได้รับและต้นทุนที่สามารถประหยัดได้ในระยะยาว ถือได้ว่าเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าสำหรับองค์กรทุกขนาด นอกจากจะช่วยประหยัดต้นทุนแล้ว ยังช่วยยกระดับประสบการณ์ของพนักงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรโดยรวม

 

ลงทะเบียนใช้งาน

การเลือกโปรแกรม HR ที่เหมาะสมกับความต้องการและขนาดขององค์กร จะช่วยให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการลงทุน หากคุณกำลังมองหาโปรแกรม HR ที่ครอบคลุมและใช้งานง่าย Pinno เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับธุรกิจไทย

ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก

 

• Facebook
• Twitter
• Line