ไทย
English
การบริหารจัดการพนักงานทดลองงานเป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญของฝ่าย HR ที่ต้องใส่ใจอย่างมาก เพราะช่วงเวลา 90-120 วันนี้คือช่วงที่จะประเมินว่าพนักงานคนนั้นเหมาะสมกับองค์กรหรือไม่ แต่หลายองค์กรกลับมีปัญหาที่พบบ่อยคือลืมติดตามหรือพลาดกำหนดการประเมิน จนทำให้พนักงานทดลองงานผ่านไปเป็นพนักงานประจำ โดยไม่ได้ผ่านการพิจารณาอย่างรอบคอบซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อองค์กรในระยะยาว
ปัญหาที่พบบ่อยในการติดตามพนักงานทดลองงาน
สำหรับองค์กรขนาดกลางและใหญ่ที่มีพนักงานเข้าใหม่หลายคนในแต่ละเดือน การจดจำว่าพนักงานคนไหนจะครบกำหนดทดลองงานเมื่อไหร่กลายเป็นเรื่องยุ่งยาก หลาย HR ต้องพึ่งปฏิทินในการจดบันทึก แต่ก็ยังมีโอกาสพลาดได้ง่าย เพราะต้องคอยเช็คด้วยตัวเองตลอดเวลา บางครั้งหัวหน้างานก็ยุ่งจนลืมส่งผลการประเมินตามกำหนด หรือบางทีเอกสารการประเมินก็หาไม่เจอเพราะกระจัดกระจายอยู่ในอีเมล หรือเก็บไว้ในไฟล์ต่าง ๆ การทำงานแบบแมนนวลนี้ไม่เพียงแต่ใช้เวลามาก แต่ยังเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดที่อาจนำมาซึ่งปัญหาทางกฎหมายได้
โปรแกรม HR คืออะไรและช่วยได้อย่างไร?
โปรแกรม HR หรือระบบบริหารทรัพยากรบุคคลแบบดิจิทัลคือเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้การทำงานของฝ่าย HR ง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะในเรื่องการติดตามพนักงานทดลองงาน ระบบจะช่วยแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อใกล้ถึงกำหนดประเมิน ทำให้ HR ไม่ต้องกังวลว่าจะลืมหรือพลาด ฟีเจอร์การแจ้งเตือนล่วงหน้าเป็นหัวใจสำคัญของโปรแกรม HR ที่ดี ระบบจะส่งการแจ้งเตือนให้ทั้ง HR และหัวหน้างานก่อนครบกำหนด เช่น 30 วัน 14 วัน และ 7 วัน เพื่อให้มีเวลาเตรียมการประเมินอย่างเพียงพอ การแจ้งเตือนแบบอัตโนมัตินี้ช่วยลดภาระการจดจำและติดตามด้วยตนเองได้อย่างมาก
ประโยชน์ของการใช้โปรแกรม HR ในการติดตามพนักงานทดลองงาน
การมีระบบกลางในการจัดเก็บข้อมูลทำให้การเข้าถึงข้อมูลพนักงานทดลองงานเป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าจะเป็นวันเริ่มงาน ผลการประเมินครั้งก่อน หรือหมายเหตุพิเศษต่างๆ ทุกอย่างอยู่ในที่เดียวกัน ทำให้ HR สามารถดูภาพรวมและวางแผนการประเมินได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบจะช่วยสร้างรายงานสรุปพนักงานที่ใกล้ครบกำหนดทดลองงานในแต่ละเดือนให้โดยอัตโนมัติ HR สามารถดูได้ว่ามีพนักงานกี่คนที่จะครบกำหนดในช่วงเวลาใด และวางแผนการดำเนินการตามความเหมาะสม รายงานเหล่านี้ยังช่วยในการวิเคราะห์อัตราการผ่านทดลองงาน ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร การใช้แบบฟอร์มประเมินออนไลน์ที่มีมาตรฐานเดียวกันทำให้การประเมินเป็นธรรมและมีคุณภาพ หัวหน้างานสามารถกรอกแบบประเมินผ่านระบบได้ทันที และข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ในฐานข้อมูลอย่างปลอดภัย ลดปัญหาเอกสารสูญหายหรือไม่มีหลักฐานการประเมิน
ฟีเจอร์ที่ควรมีในโปรแกรม HR สำหรับติดตามพนักงานทดลองงาน
ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติที่สามารถกำหนดช่วงเวลาได้ตามต้องการเป็นฟีเจอร์พื้นฐานที่ขาดไม่ได้ นอกจากนี้ควรมีระบบ workflow การอนุมัติที่ชัดเจน เพื่อให้การประเมินผ่านขั้นตอนที่ถูกต้องตามลำดับ ตั้งแต่หัวหน้างานประเมิน ผู้บริหารพิจารณา จนถึง HR ดำเนินการขั้นสุดท้าย
การมี dashboard หรือหน้าแสดงข้อมูลภาพรวมที่ชัดเจนช่วยให้ HR เห็นสถานะของพนักงานทดลองงานทั้งหมดได้ในที่เดียว พร้อมแสดงสถานะว่าอยู่ในขั้นตอนไหน รอการประเมินจากใคร หรือดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ช่วยให้การติดตามงานเป็นระบบและไม่พลาดรายละเอียดสำคัญ
ความสามารถในการปรับแต่งแบบฟอร์มการประเมินตามลักษณะงานหรือตำแหน่งต่างๆ ก็เป็นสิ่งสำคัญ เพราะเกณฑ์การประเมินพนักงานขายกับพนักงานบัญชีย่อมไม่เหมือนกัน โปรแกรมที่ดีควรรองรับความยืดหยุ่นนี้ได้
การเลือกโปรแกรม HR ที่เหมาะสม
ในการเลือกโปรแกรม HR ควรพิจารณาว่าระบบใช้งานง่ายหรือไม่ เพราะถ้าซับซ้อนเกินไปก็อาจทำให้หัวหน้างานหรือพนักงานไม่อยากใช้ ความเป็นมิตรกับผู้ใช้งานเป็นปัจจัยสำคัญในการนำระบบไปใช้ได้จริง ส่วนของราคาและความคุ้มค่าก็เป็นอีกประเด็นที่ต้องพิจารณา โปรแกรมบางตัวอาจมีฟีเจอร์มากมาย แต่องค์กรอาจไม่ได้ใช้งานทั้งหมด ควรเลือกแพ็กเกจที่เหมาะสมกับขนาดและความต้องการขององค์กร พร้อมทั้งดูว่ามีการสนับสนุนหลังการขายที่ดีหรือไม่ซึ่งการทดลองใช้งานก่อนตัดสินใจซื้อเป็นสิ่งที่แนะนำเสมอ ผู้ให้บริการหลายรายมี free trial หรือ demo ให้ทดลอง ซึ่งจะช่วยให้เห็นภาพว่าระบบนั้นตอบโจทย์การใช้งานจริงหรือไม่ ก่อนที่จะลงทุนไปกับมัน
การบริหารจัดการพนักงานทดลองงานด้วยโปรแกรม HR ไม่เพียงแต่ช่วยลดความผิดพลาดและประหยัดเวลา แต่ยังช่วยให้องค์กรมีกระบวนการที่เป็นมาตรฐานและสามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อพัฒนาต่อยอดได้ ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทมากขึ้น การนำเครื่องมือที่เหมาะสมมาใช้จึงเป็นก้าวสำคัญที่จะยกระดับการทำงานของ HR ให้มีประสิทธิภาพและสร้างคุณค่าให้กับองค์กรมากยิ่งขึ้น
นัด Demo
ถ้าองค์กรของคุณต้องการโปรแกรม HR ที่สามารถจัดการทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายในงาน HR Software จาก Pinno คือคำตอบที่ช่วยให้งานบริหารบุคคลของคุณก้าวสู่ยุคใหม่
นัด Demo ได้ที่นี่ คลิก
