อยากให้หัวหน้างานใช้ HR Software มากขึ้น ต้องเริ่มจากอะไร?

การนำ HR Software เข้ามาใช้ในองค์กรไม่ใช่แค่การติดตั้งระบบแล้วจบ แต่สิ่งที่ท้าทายที่สุดคือการทำให้หัวหน้างานทุกคนยอมรับและใช้งานอย่างสม่ำเสมอ หลายองค์กรลงทุนกับระบบไปแล้ว แต่พบว่าหัวหน้างานยังคงใช้วิธีการเดิม ๆ ไม่เข้ามาใช้ระบบ ทำให้ไม่ได้ประโยชน์เต็มที่

มาดูกันว่าจะเริ่มต้นอย่างไรให้หัวหน้างานหันมาใช้ HR Software มากขึ้นและเห็นคุณค่าของมัน

เริ่มต้นด้วยการสื่อสารที่ชัดเจน

ขั้นตอนแรกที่สำคัญที่สุดคือการสื่อสารให้หัวหน้างานเข้าใจว่า HR Software จะช่วยให้งานของพวกเขาง่ายขึ้นอย่างไร อย่าพูดในแง่เทคนิคหรือฟีเจอร์ต่าง ๆ แต่ให้โฟกัสที่ประโยชน์ที่พวกเขาจะได้รับโดยตรง เช่น ประหยัดเวลาในการอนุมัติใบลา ติดตามผลงานพนักงานได้ง่ายขึ้น หรือลดปัญหาเรื่องเอกสารสูญหาย
การจัดประชุมแนะนำระบบควรทำในลักษณะที่เป็นกันเอง ไม่ใช่การบรรยายทางเดียว แต่ให้เป็นการพูดคุยแลกเปลี่ยน รับฟังความกังวลและคำถามของหัวหน้างานแต่ละคน แล้วตอบให้ตรงประเด็นว่าระบบจะช่วยแก้ปัญหาที่พวกเขากำลังเผชิญอยู่ได้อย่างไร รวมถึงการยกตัวอย่างจริงจากองค์กรอื่นที่ประสบความสำเร็จก็มีประโยชน์มาก เล่าเคสสตัดี้ว่าหัวหน้างานที่อื่นใช้งานแล้วได้ประโยชน์อย่างไร ช่วยลดเวลาทำงานลงเท่าไหร่ ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยสร้างความมั่นใจและแรงจูงใจให้พวกเขาลองใช้

จัดอบรมที่เข้าใจง่ายและตรงจุด

การอบรมการใช้งานต้องออกแบบให้เหมาะกับหัวหน้างานโดยเฉพาะ อย่าใช้เนื้อหาเดียวกันกับที่อบรมพนักงานทั่วไป เพราะหัวหน้างานมีหน้าที่และความต้องการที่แตกต่าง ควรเน้นฟังก์ชันที่พวกเขาจะใช้บ่อย เช่น การอนุมัติใบลา การประเมินผลงาน การดูรายงานทีม การจัดอบรมแบบกลุ่มเล็กจะมีประสิทธิภาพมากกว่าแบบกลุ่มใหญ่ หัวหน้างานจะกล้าถามคำถามมากขึ้นและได้รับความสนใจเป็นรายบุคคล ควรมีเวลาให้พวกเขาได้ลงมือทำจริงๆ ในระหว่างอบรม ไม่ใช่แค่นั่งฟังและดู การทำคู่มือที่เข้าใจง่ายก็สำคัญมาก ควรเป็นคู่มือแบบ Step by Step พร้อมภาพประกอบ ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงศัพท์เทคนิคที่ซับซ้อน หัวหน้างานสามารถกลับไปดูได้เมื่อลืมหรือไม่แน่ใจ และที่สำคัญคือควรมีคลิปวิดีโอสั้นๆ สอนการใช้งานแต่ละฟังก์ชัน เพราะหลายคนเรียนรู้ได้ดีกว่าจากการดูมากกว่าการอ่าน

สร้างทีมผู้นำที่เป็นแบบอย่าง

การมี Champion หรือผู้นำการเปลี่ยนแปลงเป็นกลยุทธ์ที่ได้ผลดี เลือกหัวหน้างานบางคนที่เปิดกว้างต่อเทคโนโลยีและมีอิทธิพลในองค์กรมาเป็นผู้ทดลองใช้ก่อน เมื่อพวกเขาเห็นประโยชน์และเริ่มใช้งานอย่างสม่ำเสมอ จะกลายเป็นแบบอย่างที่ดีให้กับคนอื่น Champion เหล่านี้สามารถช่วยแชร์ประสบการณ์และเคล็ดลับการใช้งานให้เพื่อนร่วมงานได้ บางครั้งคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงานที่อยู่ในสถานะเดียวกันจะมีน้ำหนักมากกว่าคำแนะนำจากฝ่าย HR หรือไอที พวกเขาเข้าใจปัญหาและความต้องการของกันและกันดีกว่า

เริ่มจากฟังก์ชันที่ง่ายและจำเป็น

อย่าพยายามให้หัวหน้างานใช้ทุกฟีเจอร์ของ HR Software ตั้งแต่วันแรก ควรเริ่มจากฟังก์ชันที่ง่ายและเห็นประโยชน์ชัดเจนก่อน เช่น ระบบอนุมัติใบลา ซึ่งใช้บ่อยและช่วยประหยัดเวลาได้จริง เมื่อพวกเขาคุ้นเคยและเห็นประโยชน์แล้ว ค่อย ๆ เพิ่มฟังก์ชันอื่น ๆ ทีละอย่าง การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนก็ช่วยได้มาก เช่น ในเดือนแรกให้เป้าหมายว่าหัวหน้างานทุกคนต้องอนุมัติใบลาผ่านระบบอย่างน้อย 80% เดือนที่สองเพิ่มเป้าหมายให้บันทึกผลการประเมินลงในระบบ การมีเป้าหมายที่วัดผลได้ช่วยให้ติดตามความคืบหน้าและปรับปรุงได้ นอกจากนี้ การทำให้ฟังก์ชันบางอย่างเป็นข้อบังคับก็อาจจำเป็น เช่น ประกาศว่าตั้งแต่วันที่กำหนดเป็นต้นไป จะไม่รับอนุมัติใบลาทางกระดาษอีกต่อไป ต้องทำผ่านระบบเท่านั้น การบังคับอย่างนุ่มนวลแบบนี้จะผลักดันให้หัวหน้างานต้องหันมาใช้ระบบ

ให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง

การมีทีมสนับสนุนที่พร้อมช่วยเหลือตลอดเวลาเป็นสิ่งจำเป็น ในช่วงแรกของการใช้งาน หัวหน้างานจะมีคำถามและปัญหามากมาย หากไม่มีใครคอยช่วย พวกเขาอาจท้อแท้และกลับไปใช้วิธีเดิม ควรมีช่องทางติดต่อที่สะดวก เช่น Line กลุ่ม อีเมล หรือโทรศัพท์ ซึ่งการตอบคำถามต้องรวดเร็วและเป็นมิตร อย่าทำให้หัวหน้างานรู้สึกว่าคำถามของพวกเขาโง่หรือไม่สำคัญ แม้จะเป็นคำถามง่าย ๆ ที่ตอบไปแล้วหลายครั้ง ก็ต้องตอบด้วยความใจเย็น เพราะทุกคนมีความเร็วในการเรียนรู้ที่ต่างกัน

สร้างวัฒนธรรมการใช้เทคโนโลยี

การทำให้ HR Software เป็นที่ยอมรับต้องอาศัยเวลาและความต่อเนื่อง ผู้บริหารระดับสูงควรเป็นแบบอย่างโดยการใช้ระบบเองอย่างสม่ำเสมอ เมื่อหัวหน้างานเห็นว่าแม้แต่ CEO ยังใช้ระบบ พวกเขาก็จะเห็นความสำคัญและหันมาใช้มากขึ้น การแชร์เรื่องราวความสำเร็จในการใช้งานก็มีส่วนช่วย เมื่อมีหัวหน้างานที่ใช้ระบบแล้วช่วยแก้ปัญหาได้ หรือทำให้งานรวดเร็วขึ้น ควรนำเรื่องนี้มาแชร์ในที่ประชุมหรือจดหมายข่าวภายใน เพื่อให้คนอื่นเห็นตัวอย่างจริง การทำให้ระบบเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานประจำวันก็สำคัญ อย่าให้ HR Software เป็นแค่ตัวเลือก แต่ควรทำให้เป็นเครื่องมือหลักในการทำงาน เมื่อทุกอย่างเชื่อมโยงกับระบบ การไม่ใช้ก็จะกลายเป็นเรื่องยากและไม่สะดวก

การทำให้หัวหน้างานใช้ HR Software มากขึ้นไม่ใช่เรื่องที่เกิดขึ้นในข้ามคืน ต้องอาศัยการวางแผนที่ดี การสื่อสารที่ชัดเจน การอบรมที่มีคุณภาพ และการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง สิ่งสำคัญที่สุดคือการทำให้พวกเขาเห็นว่าระบบนี้ช่วยให้งานของพวกเขาง่ายขึ้นจริง ๆ ไม่ใช่แค่เพิ่มภาระงาน เมื่อหัวหน้างานเริ่มใช้และเห็นประโยชน์ พวกเขาจะกลายเป็นผู้สนับสนุนที่ดีที่สุดและช่วยขับเคลื่อนให้องค์กรเติบโตไปด้วยกันอย่างยั่งยืน

นัด Demo

ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหา HR Software ที่ตอบโจทย์ทั้ง ‘ธุรกิจ’ และ ‘คน’ ไปพร้อมกัน HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่

นัด Demo ได้ที่นี่ คลิก

• Facebook
• Twitter
• Line