ไทย
English
ในยุคที่ทุกองค์กรต่างพูดถึงการเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุน หลายคนอาจมองข้ามไปว่าการจัดการเงินเดือนด้วยระบบเดิม ๆ กำลังกินเวลาของทีมงานไปมากแค่ไหน และกลับทำให้องค์กรสูญเสียทรัพยากรอันมีค่าไปโดยไม่รู้ตัว
คำนวณเงินเดือนด้วยตนเอง เสี่ยงผิดพลาดและเสียเวลามหาศาล
เมื่อไม่มีโปรแกรมคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ ทีม HR หรือฝ่ายบัญชีต้องนั่งคำนวณเงินเดือนพนักงานทีละคนด้วยมือ ไม่ว่าจะเป็นการหักประกันสังคม คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย เบี้ยขยัน โบนัสหรือค่าล่วงเวลา กระบวนการเหล่านี้ใช้เวลาหลายชั่วโมงต่อเดือนและยิ่งองค์กรมีพนักงานมากเท่าไหร่ ความซับซ้อนก็เพิ่มขึ้นเป็นเงาตามตัว ที่สำคัญคือการคำนวณด้วยมือมีโอกาสผิดพลาดสูง เพียงแค่ใส่ตัวเลขผิดหรือคัดลอกสูตรไม่ครบก็อาจทำให้พนักงานได้รับเงินเดือนไม่ตรงซึ่งนอกจากจะสร้างความไม่พอใจแล้ว ยังต้องเสียเวลาในการแก้ไขและอธิบายอีกด้วย
รวบรวมข้อมูลการเข้า-ออกงานจากหลายแหล่ง
ปัญหาใหญ่อีกข้อหนึ่งคือการเก็บข้อมูลการลงเวลาทำงานที่ไม่เป็นระบบ บางองค์กรยังใช้การบันทึกเวลาด้วยสมุดเซ็นชื่อ บางแห่งใช้เครื่องสแกนนิ้ว แต่ข้อมูลไม่เชื่อมกับระบบเงินเดือน ทำให้ต้องมีคนคอยตรวจสอบและกรอกข้อมูล ใหม่ทั้งหมด
ระบบจัดการเงินเดือนที่ดี ควรเชื่อมต่อกับระบบลงเวลาทำงานโดยตรง ไม่ว่าจะเป็นการสแกนใบหน้า สแกนนิ้วมือ หรือ check-in ผ่านแอปพลิเคชัน เพื่อให้ข้อมูลไหลเข้าสู่ระบบคำนวณเงินเดือนแบบอัตโนมัติ ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อนและโอกาสเกิดข้อผิดพลาด
ตรวจสอบและอนุมัติใบลาทีละใบ
การจัดการวันลาเป็นอีกหนึ่งภารกิจที่กินเวลาอย่างมาก เมื่อพนักงานขอลา หัวหน้างานต้องอนุมัติ จากนั้น HR ต้องบันทึกข้อมูลลงในระบบ ตรวจสอบจำนวนวันลาคงเหลือและคำนวณว่าการลานี้จะส่งผลต่อเงินเดือนอย่างไร หากทำทุกอย่างด้วยมือและกระดาษ ระยะเวลาในการอนุมัติอาจใช้เวลาหลายวัน
โปรแกรมบริหารเงินเดือนพนักงานที่ดีจะมีระบบจัดการวันลาแบบครบวงจร พนักงานสามารถขอลาผ่านแอปได้ทันที หัวหน้างานอนุมัติผ่านมือถือและระบบจะอัปเดตวันลาคงเหลือพร้อมคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ ทำให้ประหยัดเวลาไปได้หลายชั่วโมงต่อเดือน
ทำเอกสารสลิปเงินเดือนและรายงานภาษีด้วยตัวเอง
เมื่อสิ้นเดือนมาถึง ฝ่าย HR ต้องจัดทำสลิปเงินเดือนให้พนักงานทุกคน ซึ่งบางองค์กรยังพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษและแจกทีละคน กระบวนการนี้ไม่เพียงเสียเวลา แต่ยังเสี่ยงต่อการสูญหายและละเมิดความเป็นส่วนตัวของพนักงาน
นอกจากนี้ การจัดทำรายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด. 1, ภ.ง.ด. 1ก) และรายงานประกันสังคมก็เป็นอีกงานที่ซับซ้อนและต้องการความละเอียดสูง การทำด้วยมือหมายถึงการเสี่ยงต่อการคำนวณผิดพลาดซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาทางกฎหมายและถูกปรับได้
ตอบคำถามพนักงานเกี่ยวกับเงินเดือนซ้ำแล้วซ้ำเล่า
เมื่อระบบไม่โปร่งใส พนักงานมักมีคำถามเกี่ยวกับรายละเอียดเงินเดือน เช่น ทำไมเดือนนี้เงินน้อยกว่าปกติ ภาษีหักไปเท่าไหร่ หรือวันลาคงเหลือกี่วัน ทีม HR ต้องเสียเวลาตรวจสอบข้อมูลและอธิบายทีละคน โปรแกรมจัดการเงินเดือนพนักงาน ที่ทันสมัยจะให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลของตนเองได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นสลิปเงินเดือน ประวัติการลาหรือสรุปภาษีประจำปี ทำให้ลดการติดต่อสอบถามลงอย่างมาก และทีม HR สามารถโฟกัสไปที่งานที่สำคัญกว่าได้
เตรียมข้อมูลเพื่อวางแผนและตัดสินใจ
การวิเคราะห์ต้นทุนบุคลากรเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการวางแผนธุรกิจ แต่เมื่อข้อมูลอยู่กระจัดกระจายในหลายไฟล์ การดึงข้อมูลมาทำรายงานก็กลายเป็นงานที่ใช้เวลานาน ผู้บริหารอาจต้องรอหลายวันกว่าจะได้รายงานที่ต้องการ ทำให้การตัดสินใจล่าช้า การมีซอฟต์แวร์เงินเดือนที่มีระบบรายงานจะช่วยให้ผู้บริหารดูข้อมูลแบบ real-time ได้ทุกเมื่อ ไม่ว่าจะเป็นต้นทุนเงินเดือนแยกตามแผนก อัตราการลาออกหรือการเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายรายเดือน ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
ปรับปรุงและอัปเดตข้อมูลพนักงานอย่างต่อเนื่อง
เมื่อมีพนักงานเข้าใหม่ ลาออกหรือปรับตำแหน่ง ข้อมูลทั้งหมดต้องได้รับการอัปเดตในหลายที่ ทั้งไฟล์เงินเดือน ไฟล์ประกันสังคมและเอกสารอื่น ๆ การทำงานแบบนี้เสี่ยงต่อการมีข้อมูลไม่ตรงกัน และต้องเสียเวลาตรวจสอบความถูกต้องอยู่เสมอ การใช้ระบบเงินเดือนที่เป็นดิจิทัล ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บในที่เดียว เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ระบบจะอัปเดตอัตโนมัติในทุกส่วนที่เกี่ยวข้อง ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ใช้งานเป็นข้อมูลล่าสุดเสมอ
การลงทุนในโปรแกรมเงินเดือนไม่ใช่แค่การซื้อซอฟต์แวร์เพิ่มเข้ามา แต่เป็นการลงทุนในเวลาและทรัพยากรบุคคลที่มีค่า เมื่อทีมงานไม่ต้องเสียเวลาไปกับงานซ้ำซ้อนและการแก้ไขข้อผิดพลาด พวกเขาจะสามารถโฟกัสไปที่การพัฒนาคน สร้างวัฒนธรรมองค์กร และขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นี่คือการเปลี่ยนจากการทำงานหนัก ไปสู่การทำงานอย่างชาญฉลาดอย่างแท้จริง
ลงทะเบียนใช้งาน
ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหาโปรแกรมเงินเดือน ที่สามารถเปลี่ยนการจัดการทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายที่เข้ามา HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่
ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก
