ไทย
English
หลายองค์กรยังคงดำเนินการจ่ายเงินเดือนด้วยวิธีการดั้งเดิม โดยไม่ตระหนักถึงเวลาที่สูญเสียไปในกระบวนการต่าง ๆ ที่ไม่จำเป็น การขาดโปรแกรมเงินเดือนที่มีประสิทธิภาพจะทำให้ทีม HR และฝ่ายบัญชีต้องเผชิญกับงานที่ซ้ำซ้อน ซับซ้อนและมีความเสี่ยงสูงต่อการเกิดข้อผิดพลาด
สิ่งที่องค์กรจะเสียเวลามากขึ้น หากไม่มีโปรแกรมเงินเดือน
การคำนวณเงินเดือนแบบ Manual ที่ใช้เวลานาน
กระบวนการคำนวณเงินเดือนด้วยตนเองเป็นงานที่ต้องใช้เวลาและความระมัดระวังสูง เจ้าหน้าที่ต้องคำนวณเงินเดือนพื้นฐาน ค่าล่วงเวลา โบนัส การหักภาษีและประกันสังคมของพนักงานแต่ละคนด้วยมือซึ่งกระบวนการนี้อาจใช้เวลาหลายวันหรือแม้กระทั่งหลายสัปดาห์สำหรับองค์กรขนาดใหญ่
ความซับซ้อนจะเพิ่มมากขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างเงินเดือน การขึ้นเงินเดือน หรือการปรับเปลี่ยนสวัสดิการ เจ้าหน้าที่จะต้องกลับไปทบทวนและปรับเปลี่ยนการคำนวณใหม่ทั้งหมด ซึ่งเป็นการใช้เวลาอย่างไม่มีประสิทธิภาพ
การตรวจสอบและแก้ไขข้อผิดพลาด
เมื่อทำงานด้วยวิธีการ manual ความผิดพลาดเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ อาทิ การพิมพ์ตัวเลขผิด การคำนวณผิดหรือการใส่สูตรใน spreadsheet ผิด จะส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือน ซึ่งต้องใช้เวลาในการตรวจสอบและแก้ไขอย่างมาก
กระบวนการตรวจสอบความถูกต้องจะต้องทำหลายรอบ บางครั้งต้องมีการ double-check หรือ triple-check เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีข้อผิดพลาด เมื่อพบข้อผิดพลาดแล้ว การแก้ไขและคำนวณใหม่จะใช้เวลาเพิ่มเติมอีกมาก นอกจากนี้ยังต้องอธิบายและขออภัยกับพนักงานที่ได้รับผลกระทบ
การจัดเก็บและค้นหาเอกสาร
ระบบการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษจะสร้างปัญหาในการจัดเก็บและค้นหาข้อมูล ใบสลิปเงินเดือน เอกสารการหักภาษี และรายงานต่าง ๆ จะต้องถูกจัดเก็บเป็นหมวดหมู่และเรียงลำดับให้เป็นระบบ งานนี้ต้องใช้เวลาของเจ้าหน้าที่อย่างมาก
เมื่อต้องการข้อมูลย้อนหลังจะต้องค้นหาผ่านกองเอกสารจำนวนมาก การหาเอกสารเพียงฉบับเดียวอาจใช้เวลาหลายชั่วโมง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อระบบการจัดเก็บไม่มีประสิทธิภาพ หรือเอกสารถูกวางผิดที่ การเสียเวลาในการค้นหาเอกสารนี้เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นประจำและส่งผลต่อการทำงานด้านอื่น
การตอบคำถามและแก้ไขปัญหาของพนักงาน
พนักงานมักมีคำถามเกี่ยวกับรายละเอียดในสลิปเงินเดือน การคำนวณค่าล่วงเวลาหรือการหักเงิน เมื่อไม่มีระบบที่ให้ข้อมูลที่ชัดเจน HR จะต้องใช้เวลาในการหาคำตอบและอธิบายให้พนักงานเข้าใจ บางครั้งการตอบคำถามเหล่านี้ต้องใช้เวลาในการย้อนกลับไปดูเอกสารต้นฉบับ คำนวณใหม่ หรือตรวจสอบกฎระเบียบ กระบวนการนี้อาจใช้เวลาหลายชั่วโมงสำหรับคำถามเพียงข้อเดียวและหากมีพนักงานหลายคนถามคำถามในช่วงเวลาเดียวกัน สิ่งนี้ก็จะกลายเป็นภาระงานที่กินเวลา
การเตรียมรายงานสำหรับหน่วยงานภายนอก
องค์กรจำเป็นต้องจัดทำรายงานต่าง ๆ เช่น รายงานภาษีเงินได้ รายงานประกันสังคม หรือรายงานสำหรับการตรวจสอบภายใน การเตรียมรายงานเหล่านี้โดยไม่มีโปรแกรมเงินเดือนจะต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง คำนวณยอดรวมและจัดรูปแบบให้เหมาะสม กระบวนการนี้ไม่เพียงแต่ใช้เวลานาน แต่ยังมีความเสี่ยงสูงต่อการเกิดข้อผิดพลาด เพราะต้องคัดลอกข้อมูลจากหลายแหล่งมารวมกัน การตรวจสอบความถูกต้องของรายงานจะต้องทำอย่างละเอียดซึ่งใช้เวลาและทรัพยากรมนุษย์อย่างมาก
การประสานงานระหว่างแผนก
เมื่อไม่มีระบบกลางในการจัดการข้อมูลเงินเดือน การประสานงานระหว่างฝ่าย HR ฝ่ายบัญชีและฝ่ายอื่น ๆ จะซับซ้อนมาก ข้อมูลจะกระจัดกระจายอยู่ในหลายที่ และการอัปเดตข้อมูลจะต้องทำในหลายระบบแยกกัน การขาดระบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะทำให้เกิดความล่าช้าในการประมวลผลข้อมูล การอัปเดตข้อมูลที่ไม่ตรงกัน หรือการสับสนในการรับส่งข้อมูล เจ้าหน้าที่จะต้องใช้เวลามากในการติดตามสถานะงาน โทรศัพท์สอบถามหรือส่งอีเมลไปมาเพื่อขอข้อมูล
การอัปเดตข้อมูลและการเปลี่ยนแปลง
เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในโครงสร้างองค์กร การปรับเงินเดือน หรือการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบใหม่ การอัปเดตข้อมูลในระบบ manual จะต้องทำทีละขั้นตอน ทีละคนและทีละแผนก ความซับซ้อนนี้จะใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์
การขาดโปรแกรมเงินเดือนจึงไม่เพียงแต่สร้างความเสียเวลาให้กับเจ้าหน้าที่เท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของทั้งองค์กร เวลาที่สูญเสียไปกับงานที่ไม่สร้างมูลค่าเพิ่มเหล่านี้สามารถนำไปใช้ในการพัฒนาธุรกิจหรือปรับปรุงกระบวนการทำงานด้านอื่น ๆ ได้แทน การลงทุนในโปรแกรมเงินเดือนจึงไม่ใช่แค่การประหยัดเวลา แต่เป็นการสร้างโอกาสให้องค์กรสามารถเติบโตและแข่งขันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ลงทะเบียนใช้งาน
ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหาโปรแกรมเงินเดือน ที่สามารถเปลี่ยนการจัดการทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายที่เข้ามา HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่
ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก
