คู่มือ “โปรแกรมเงินเดือน” สำหรับ HR มือใหม่

สำหรับ HR มือใหม่ที่เพิ่งเริ่มต้นทำงาน การจัดการเรื่อง “เงินเดือน” อาจเป็นหนึ่งในภารกิจที่ดูซับซ้อนที่สุดของงาน HR เพราะนอกจากจะต้องคำนวณค่าแรงให้ถูกต้องแล้ว ยังต้องดูแลเรื่องภาษี ประกันสังคม สวัสดิการ และเอกสารประกอบมากมาย ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนส่งผลโดยตรงต่อความพึงพอใจของพนักงานและความน่าเชื่อถือขององค์กร การมี “โปรแกรมเงินเดือน” ที่ดีจึงกลายเป็นผู้ช่วยสำคัญที่ช่วยลดความผิดพลาด เพิ่มความแม่นยำ และทำให้งานของ HR ง่ายขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

บทความนี้จะเป็นคู่มือโปรแกรมเงินเดือนสำหรับ HR มือใหม่ที่อธิบายตั้งแต่พื้นฐานของระบบ ไปจนถึงการใช้งานจริง พร้อมแนะนำแนวทางในการเลือกโปรแกรมที่เหมาะกับองค์กร เพื่อให้คุณสามารถจัดการเรื่องเงินเดือนได้อย่างมืออาชีพตั้งแต่วันแรก

โปรแกรมเงินเดือนคืออะไร? และช่วย HR ยังไง?

โปรแกรมเงินเดือน คือ ซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการเรื่องเงินเดือนพนักงานแบบอัตโนมัติ ตั้งแต่การบันทึกเวลาทำงาน การคำนวณค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ภาษีและประกันสังคม ไปจนถึงการออกสลิปเงินเดือนและรายงานสรุปต่าง ๆ โดย HR ไม่จำเป็นต้องคำนวณด้วย Excel หรือเครื่องคิดเลขอีกต่อไป

สำหรับ HR มือใหม่ การใช้โปรแกรมเงินเดือนถือเป็นตัวช่วยลดความเครียดได้มาก เพราะระบบจะช่วยตรวจสอบความถูกต้อง ลดโอกาสผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำ และทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานทุกคนจะได้รับเงินตรงเวลาและครบถ้วน นอกจากนี้ โปรแกรมเงินเดือนยังช่วยให้การเก็บข้อมูลพนักงานเป็นระบบมากขึ้น สามารถเรียกดูย้อนหลังได้ง่าย และยังช่วยให้การทำงานของ HR เป็นไปตามกฎหมายแรงงานและภาษีอย่างถูกต้อง

ฟีเจอร์หลักในโปรแกรมเงินเดือนที่ HR มือใหม่ควรรู้

1. ระบบคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ

ฟีเจอร์นี้คือหัวใจของโปรแกรมเงินเดือน โดยระบบจะดึงข้อมูลเวลาทำงานจากระบบ Time Attendance มาคำนวณอัตโนมัติ ทั้งเงินเดือนพื้นฐาน ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชันและโบนัส พร้อมหักภาษีและประกันสังคมให้อัตโนมัติ ช่วยให้ HR มือใหม่ไม่ต้องกังวลเรื่องตัวเลขผิด

2. ระบบภาษีและประกันสังคม

โปรแกรมเงินเดือนสมัยใหม่จะมีการอัปเดตกฎหมายภาษีและอัตราประกันสังคมให้อัตโนมัติ เช่น ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และการยื่นแบบ สปส.1-10 ซึ่งช่วยให้การทำงานถูกต้องตามกฎหมายโดยไม่ต้องอ้างอิงข้อมูลจากหลายแหล่ง

3. การออกสลิปเงินเดือนออนไลน์

พนักงานสามารถดูสลิปเงินเดือนผ่านระบบ Employee Self-Service ได้เอง ไม่ต้องรอ HR ส่งไฟล์ทีละคนอีกต่อไป ลดเวลาทำงานซ้ำซ้อน และเพิ่มความเป็นส่วนตัวให้พนักงาน

4. การเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบอื่น

โปรแกรมเงินเดือนที่ดีควรเชื่อมต่อกับระบบ HR อื่น ๆ ได้ เช่น ระบบจัดการเวลา ระบบลางาน หรือระบบประเมินผล เพื่อให้ข้อมูลสอดคล้องกันทั้งองค์กร HR มือใหม่จะไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำในหลายระบบ

5. การจัดทำรายงานแบบอัตโนมัติ

รายงานสรุปค่าใช้จ่าย เงินเดือน และภาษีสามารถดึงออกมาได้ทันที เพื่อใช้ในการตรวจสอบภายในหรือยื่นกับหน่วยงานภายนอก เหมาะสำหรับ HR มือใหม่ที่ยังไม่คุ้นกับการทำรายงานด้วยตนเอง

ขั้นตอนการใช้โปรแกรมเงินเดือนสำหรับ HR มือใหม่

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมข้อมูลพนักงานให้ครบถ้วน
เริ่มจากเก็บข้อมูลพื้นฐานของพนักงาน เช่น ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง เงินเดือนประจำ อัตราภาษี และเลขประจำตัวผู้ประกันตน จากนั้นบันทึกลงในระบบเพื่อเป็นฐานข้อมูลในการคำนวณ

ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบข้อมูลเวลาทำงาน
หากองค์กรใช้ระบบบันทึกเวลาอัตโนมัติ เช่น Finger Scan หรือ Time Management ระบบจะดึงข้อมูลมาให้ HR ตรวจสอบก่อนเข้าสู่รอบเงินเดือน เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีการขาดหรือเกินชั่วโมง

ขั้นตอนที่ 3: คำนวณเงินเดือนอัตโนมัติด้วยโปรแกรมเงินเดือน
เมื่อข้อมูลครบ โปรแกรมจะคำนวณให้เสร็จภายในไม่กี่นาที โดยแสดงรายละเอียดค่าจ้าง รายการหัก และภาษีอย่างชัดเจน HR เพียงตรวจสอบความถูกต้องก่อนอนุมัติการโอนเงิน

ขั้นตอนที่ 4: ส่งสลิปและรายงาน
เมื่อระบบอนุมัติแล้ว HR สามารถออกสลิปเงินเดือนอัตโนมัติให้พนักงานดูผ่านแอปหรืออีเมลได้ทันที พร้อมรายงานสรุปยอดจ่ายและภาษีสำหรับผู้บริหาร

เคล็ดลับเลือกโปรแกรมเงินเดือนที่เหมาะกับองค์กร

1. ใช้งานง่าย เหมาะกับมือใหม่
   เลือกโปรแกรมที่มีหน้าตาใช้งานง่าย เมนูชัดเจน และมีคู่มือหรือทีมซัพพอร์ตช่วยสอนการใช้งาน เพราะ HR มือใหม่ต้องการระบบที่ไม่ซับซ้อนเกินไป

2. มีระบบ Cloud และรองรับ Mobile
   โปรแกรมเงินเดือนบน Cloud ช่วยให้ HR เข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา ปลอดภัยจากการสูญหายของข้อมูลและยังสามารถอัปเดตเวอร์ชันได้อัตโนมัติ

3. รองรับการเติบโตขององค์กร
   องค์กรที่เริ่มต้นเล็กอาจมีพนักงานเพียงไม่กี่คน แต่ในอนาคตอาจขยายเป็นร้อย ดังนั้นควรเลือกโปรแกรมที่สามารถเพิ่มจำนวนพนักงานและฟังก์ชันได้ตามการเติบโต

4. มีระบบซัพพอร์ตที่ตอบโจทย์คนไทย
   เลือกผู้ให้บริการโปรแกรมเงินเดือนที่มีทีมซัพพอร์ตในประเทศไทย สามารถให้คำแนะนำเรื่องภาษี กฎหมายแรงงานและขั้นตอนเอกสารราชการได้ถูกต้อง

โปรแกรมเงินเดือนจาก Pinno ผู้ช่วยสำหรับ HR มือใหม่

สำหรับ HR มือใหม่ที่ต้องการระบบที่ครบจบในที่เดียว “โปรแกรมเงินเดือนจาก Pinno” คือหนึ่งในตัวเลือกที่เหมาะที่สุด เพราะออกแบบมาเพื่อให้ทั้ง HR และผู้บริหารทำงานง่ายขึ้น ทั้งนี้ระบบ Payroll Automation ของ Pinno สามารถเชื่อมต่อกับระบบ Time Management และ Employee Profile ได้ทันที ข้อมูลจึงไหลอัตโนมัติจากการลงเวลาไปจนถึงการคำนวณเงินเดือน ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อนและลดความผิดพลาดในการกรอกข้อมูล นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ Self-Service ที่ให้พนักงานดูสลิปเงินเดือนย้อนหลังได้เอง พร้อมระบบภาษีและประกันสังคมที่อัปเดตตามกฎหมายล่าสุด ทำให้ HR มือใหม่มั่นใจได้ว่างานทุกส่วนเป็นไปอย่างถูกต้องครบถ้วน

โปรแกรมเงินเดือนที่ดีไม่เพียงช่วยให้ HR ทำงานง่ายขึ้น แต่ยังช่วยให้องค์กรมีภาพลักษณ์มืออาชีพ น่าเชื่อถือ และพร้อมก้าวสู่การบริหารจัดการบุคคลในยุคดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ

ลงทะเบียนใช้งาน

ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหาโปรแกรมเงินเดือน ที่สามารถเปลี่ยนการจัดการทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายที่เข้ามา HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่

ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก

 

• Facebook
• Twitter
• Line