ไทย
English
ทุกวันนี้หลายองค์กรหันมาใช้ HR Tech หรือ HR Software เพื่อช่วยจัดการงานบุคคล ตั้งแต่การลงเวลา การอนุมัติการลา ไปจนถึงการคำนวณเงินเดือน ระบบเหล่านี้ช่วยลดงานเอกสารและทำให้การบริหารจัดการมีประสิทธิภาพขึ้น แต่ปัญหาที่พบกันบ่อยคือ เมื่อเลือกใช้ระบบสำเร็จรูปที่ถูกออกแบบมาแบบเดียวกันสำหรับทุกบริษัท กลับไม่สามารถตอบโจทย์การทำงานที่ซับซ้อนหรือแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กรได้จริง
คำถามจึงอยู่ที่ว่า หากระบบสำเร็จรูปไม่พอ องค์กรควรมองหา HR Tech หรือ HR Software แบบไหนถึงจะเหมาะที่สุด
ทำไม Workflow ของแต่ละองค์กรถึงแตกต่างกัน
องค์กรที่มีหลายสาขาอาจต้องการระบบบันทึกเวลาที่อ้างอิงจากตำแหน่งสถานที่จริง ขณะที่บริษัทที่ทำงานแบบ Hybrid ต้องการระบบอนุมัติที่ยืดหยุ่นมากกว่าโรงงานซึ่งเน้นคำนวณโอทีและสิทธิประโยชน์ที่ซับซ้อน เมื่อ Workflow แตกต่างกัน การใช้ HR Software แบบเดียวกันทั้งหมดจึงกลายเป็นข้อจำกัดมากกว่าคำตอบ
เมื่อระบบไม่ตรงกับความเป็นจริง HR มักต้องเสียเวลาปรับตัวเข้าหาระบบแทนที่จะใช้ระบบที่เข้ากับองค์กร ผลคือพนักงานรู้สึกไม่สะดวก HR ต้องทำงานซ้ำซ้อน และองค์กรก็ไม่สามารถใช้ประโยชน์จากระบบได้เต็มที่
ปัญหาที่เกิดขึ้นเมื่อใช้ระบบสำเร็จรูป
สิ่งที่เจอบ่อยคือขั้นตอนการทำงานไม่สอดคล้องกับโครงสร้างจริง เช่น การอนุมัติที่ถูกล็อกไว้เพียงแบบเดียว หรือฟอร์มที่ไม่สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามกฎระเบียบภายใน บางครั้งพนักงานรู้สึกว่าระบบยุ่งยากจึงเลี่ยงกลับไปใช้เอกสารหรือ Excel เหมือนเดิม สุดท้าย HR ต้องเสียเวลาเพิ่มแทนที่จะลดลง
อีกปัญหาหนึ่งคือเรื่องความปลอดภัย ข้อมูลพนักงานเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน แต่บางระบบไม่ได้ออกแบบมาให้รองรับปริมาณข้อมูลจำนวนมากหรือมาตรฐานการปกป้องที่องค์กรต้องการ ทำให้เสี่ยงต่อความผิดพลาดและการรั่วไหลได้ง่าย
HR Tech หรือ HR Software ที่ควรมองหา
การเลือก HR Software ไม่ได้จบแค่การซื้อระบบ แต่คือการหาตัวช่วยที่สอดคล้องกับองค์กรจริง ๆ ระบบที่ดีควรปรับแต่ง Workflow ได้ตามลักษณะธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มขั้นตอนอนุมัติ การสร้างฟอร์มใหม่ หรือการออกแบบสิทธิประโยชน์ให้ตรงกับพนักงานแต่ละกลุ่ม นอกจากนี้ การใช้งานต้องเป็นมิตรกับพนักงาน เพราะพวกเขาคือผู้ใช้หลัก การเข้าถึงข้อมูลได้เองผ่านมือถือ เช่น การยื่นลา ดูสลิปเงินเดือนหรืออัปเดตข้อมูลส่วนตัว จะทำให้ระบบถูกใช้งานจริงและช่วยสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงานไปพร้อมกัน
เรื่องความปลอดภัยก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม ระบบที่มีมาตรฐานสากลและสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้ จะช่วยให้องค์กรมั่นใจว่าข้อมูลที่สำคัญได้รับการปกป้องอย่างรอบด้าน สุดท้ายคือการเลือกผู้ให้บริการที่พร้อมเป็น Partner ไม่ใช่เพียงแค่ขายระบบแล้วจบ แต่สามารถให้คำปรึกษา ปรับแต่ง และดูแลอย่างต่อเนื่องตามการเติบโตขององค์กร
การมองหา HR Tech หรือ HR Software ในฐานะการลงทุน
หลายครั้งองค์กรอาจมอง HR Software เป็นค่าใช้จ่าย แต่ในความเป็นจริงนี่คือการลงทุนระยะยาว หากระบบสามารถปรับเข้ากับ Workflow ขององค์กรได้จริง ประสิทธิภาพงาน HR จะเพิ่มขึ้น ความผิดพลาดลดลง และพนักงานมีประสบการณ์การทำงานที่ดีขึ้น แต่หากเลือกผิด ค่าใช้จ่ายแฝง เวลาในการแก้ปัญหา และความไม่พอใจของพนักงานจะกลายเป็นต้นทุนที่สูงกว่าที่คิด
HR Tech สำเร็จรูปอาจไม่ใช่คำตอบ ถ้าองค์กรคุณมี Workflow ที่ไม่เหมือนใคร การเลือก HR Software ที่ยืดหยุ่น ใช้งานง่าย ปลอดภัย และมีผู้ให้บริการที่พร้อมเป็น Partner จึงเป็นทางเลือกที่จะทำให้ระบบไม่ใช่แค่เครื่องมือ แต่เป็นแรงสนับสนุนที่ทำให้องค์กรเติบโตไปข้างหน้าอย่างมั่นใจ
ลงทะเบียนใช้งาน
ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหา HR Software ที่ตอบโจทย์ทั้ง ‘ธุรกิจ’ และ ‘คน’ ไปพร้อมกัน HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่
ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก
