HR Software ช่วยลดต้นทุนองค์กรได้อย่างไร?

ในยุคที่ทุกองค์กรต้องเผชิญกับการแข่งขันที่สูงขึ้นและต้นทุนดำเนินงานที่พุ่งสูง การหาวิธีลดค่าใช้จ่ายโดยไม่กระทบต่อคุณภาพการทำงานจึงเป็นสิ่งที่ผู้บริหารให้ความสำคัญ หนึ่งในวิธีที่หลายองค์กรมองข้ามคือการลงทุนใน HR Software ที่ดูเหมือนจะเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่ม แต่ที่จริงแล้วกลับเป็นการประหยัดต้นทุนในระยะยาวอย่างมีนัยสำคัญ

ลดเวลาการทำงานของทีม HR ลงอย่างมาก

ค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดในทุกองค์กรคือค่าแรงคน เมื่อทีม HR ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการทำงานที่ซ้ำซ้อน เช่น การคำนวณเงินเดือนด้วยมือ การจัดทำเอกสาร หรือการตรวจสอบข้อมูล หมายความว่าองค์กรกำลังจ่ายเงินเดือนให้พนักงานทำงานที่ไม่เพิ่มมูลค่าให้ธุรกิจ ถ้ามี HR Software ที่ดีก็สามารถทำงานเหล่านี้แบบอัตโนมัติได้ ทำให้ทีม HR ประหยัดเวลาได้ สามารถนำเวลาที่เหลือไปใช้กับงานที่สร้างคุณค่าให้องค์กรมากกว่า เช่น การพัฒนาพนักงาน การวางแผนกำลังคนหรือการสร้างวัฒนธรรมองค์กร

ลดข้อผิดพลาดที่ทำให้เสียเงินโดยไม่จำเป็น

การคำนวณเงินเดือนผิดพลาดไม่ได้แค่สร้างความไม่พอใจให้กับพนักงาน แต่ยังทำให้องค์กรเสียเงินจริง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายเงินเกินไป การคำนวณภาษีผิดซึ่งอาจถูกปรับภายหลัง หรือการส่งเอกสารประกันสังคมไม่ตรงเวลาที่ต้องเสียค่าปรับ ระบบ HR แบบครบวงจร มีการคำนวณที่แม่นยำและปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานอัตโนมัติ ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ และช่วยให้มั่นใจว่าองค์กรจะไม่ต้องเจอปัญหากับหน่วยงานราชการหรือเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมจากความผิดพลาด

ประหยัดค่ากระดาษและค่าเอกสาร

หลายองค์กรยังคงใช้เอกสารกระดาษในการจัดการงาน HR มากมาย ไม่ว่าจะเป็นใบสมัครงาน เอกสารการเข้าทำงาน ใบลา สลิปเงินเดือน หนังสือรับรองเงินเดือน และเอกสารอื่น ๆ อีกมากมาย ค่าใช้จ่ายที่มองเห็นชัดคือค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์และค่าจัดเก็บเอกสาร
แต่ต้นทุนที่ซ่อนอยู่คือเวลาในการพิมพ์ แจกและจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ รวมถึงพื้นที่สำนักงานที่ต้องใช้ในการเก็บเอกสารซึ่งมีมูลค่าไม่น้อย HR Software ที่เป็น paperless ช่วยลดต้นทุนเหล่านี้ลงได้อย่างมาก พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารทั้งหมดผ่านระบบออนไลน์ได้ทันที

ลดต้นทุนการจ้างพนักงาน HR เพิ่ม

เมื่อองค์กรเติบโต จำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น งาน HR ก็มากขึ้นตามไปด้วย หลายองค์กรจึงต้องจ้างพนักงาน HR เพิ่มเพื่อรับมือกับงานที่มากขึ้น แต่ถ้ามีโปรแกรม HR ที่มีประสิทธิภาพ ทีม HR ขนาดเล็กสามารถจัดการพนักงานจำนวนมากได้โดยไม่ต้องขยายทีมเพิ่ม

ปรับปรุงการวางแผนกำลังคนและลดต้นทุน Turnover

การที่พนักงานลาออกบ่อยเป็นต้นทุนที่องค์กรมองไม่เห็น เพราะทุกครั้งที่มีคนลาออก องค์กรต้องเสียเงินในการสรรหาคนใหม่ ฝึกอบรมและรอให้พนักงานใหม่เข้าใจงานจนทำงานได้เต็มประสิทธิภาพซึ่งอาจใช้เวลาหลายเดือน ซอฟต์แวร์บริหารทรัพยากรบุคคลที่มีระบบวิเคราะห์ข้อมูลจะช่วยให้องค์กรเห็นสัญญาณเตือนก่อนพนักงานจะลาออก ไม่ว่าจะเป็นอัตราการลาที่เพิ่มขึ้น ประวัติการทำงานล่วงเวลาที่มากเกินไป หรือความไม่พอใจที่สะสมมา การแก้ไขปัญหาก่อนพนักงานจะตัดสินใจลาออกช่วยลดต้นทุนการสรรหาและฝึกอบรมได้มาก

เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการวันลา

การจัดการวันลาที่ไม่มีระบบทำให้เกิดปัญหาหลายอย่าง บางทีพนักงานหลายคนลาพร้อมกันทำให้งานค้างหรือต้องจ่ายค่าล่วงเวลาให้คนที่เหลือ บางทีพนักงานลาเกินสิทธิ์โดยที่องค์กรไม่ทราบจนกระทั่งสิ้นปี HR Software ที่มีระบบจัดการวันลาจะแสดงให้เห็นภาพรวมของทีมว่าใครลาวันไหนบ้าง ช่วยให้หัวหน้างานวางแผนกำลังคนได้ดีขึ้น ไม่ต้องจ่ายค่าล่วงเวลาเพิ่มเพราะคนไม่พอและระบบจะตัดวันลาอัตโนมัติตามสิทธิ์ที่กำหนด ป้องกันการลาเกินที่ทำให้เสียเงินโดยไม่จำเป็น

ลดค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบและออดิต

เมื่อข้อมูล HR กระจัดกระจายอยู่ในหลายไฟล์และหลายแผนก การตรวจสอบภายในหรือการเตรียมตัวรับการออดิตจากภายนอกกลายเป็นงานใหญ่ ต้องใช้เวลาหลายวันในการรวบรวมเอกสารและตรวจสอบความถูกต้อง บางทีอาจต้องจ้างที่ปรึกษาภายนอกมาช่วย โปรแกรมจัดการ HR ที่ดีจะเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียว บันทึกทุกการเปลี่ยนแปลง ทำให้การตรวจสอบทำได้ง่ายและรวดเร็ว ลดค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายให้กับที่ปรึกษาหรือผู้ตรวจสอบภายนอก

ตัดสินใจบนพื้นฐานข้อมูลจริง ลดการตัดสินใจผิดพลาด

การตัดสินใจที่ผิดพลาดเกี่ยวกับคนอาจทำให้องค์กรเสียเงินมหาศาล เช่น การจ้างคนผิดตำแหน่ง การปรับขึ้นเงินเดือนโดยไม่มีข้อมูลรองรับ หรือการมีพนักงานเกินความจำเป็นในบางแผนก ซึ่งระบบ HR ที่มีฟีเจอร์รายงานและวิเคราะห์ข้อมูลจะช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมของต้นทุนบุคลากร สามารถเปรียบเทียบประสิทธิภาพระหว่างแผนก วิเคราะห์ว่าแผนกไหนมีต้นทุนต่อหัวสูงเกินไป และวางแผนการจ้างงานได้อย่างมีข้อมูลรองรับ ช่วยลดการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นและเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนในคน

การลงทุนใน HR Software ไม่ใช่แค่การซื้อเครื่องมือใหม่มาใช้ แต่เป็นการลงทุนที่จะคืนทุนให้กับองค์กรในหลายรูปแบบ ทั้งการประหยัดเวลาและค่าแรง ลดข้อผิดพลาดที่ทำให้เสียเงิน และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร องค์กรที่เข้าใจคุณค่าของเทคโนโลยีและนำมาใช้อย่างเหมาะสมจะสามารถแข่งขันได้ดีกว่าและเติบโตได้อย่างยั่งยืนในระยะยาว

 

ลงทะเบียนใช้งาน

ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหา HR Software ที่ตอบโจทย์ทั้ง ‘ธุรกิจ’ และ ‘คน’ ไปพร้อมกัน HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่

ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก

 

• Facebook
• Twitter
• Line