HR App ในโปรแกรม HR เทรนด์ใหม่ที่ HR ต้องรู้

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกองค์กร งานด้าน HR ก็ไม่ได้เป็นข้อยกเว้น หลายบริษัทเริ่มหันมาใช้โปรแกรม HR เพื่อช่วยจัดการงานบุคคลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่สิ่งที่กำลังเป็นเทรนด์ใหม่และน่าสนใจในตอนนี้คือ “HR App” ที่ถูกออกแบบมาให้พนักงานและทีม HR สามารถเข้าถึงระบบได้ง่ายขึ้นผ่านมือถือ ทำให้การทำงานยืดหยุ่นและสะดวกสบายมากกว่าเดิม

HR App คืออะไร?

HR App คือแอปพลิเคชันที่เชื่อมต่อกับโปรแกรม HR หลักขององค์กร ช่วยให้พนักงานและทีมงาน HR สามารถจัดการงานต่าง ๆ ได้ผ่านสมารร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต ไม่ว่าจะเป็นการลาออนไลน์ เช็กชื่อเข้างาน ดูสลิปเงินเดือนหรือแม้แต่การอนุมัติคำขอต่าง ๆ แอปพลิเคชันเหล่านี้ถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย ตอบโจทย์การทำงานแบบ Work from Anywhere ที่กำลังเป็นที่นิยมในปัจจุบัน

ทำไม HR App ถึงเป็นเทรนด์ที่ HR ต้องให้ความสำคัญ

การเปลี่ยนแปลงของพฤติกรรมการทำงานในยุคใหม่ทำให้พนักงานคาดหวังความสะดวกสบายมากขึ้น โดยเฉพาะคนรุ่นใหม่ที่คุ้นเคยกับการใช้แอปพลิเคชันในชีวิตประจำวัน พวกเขาต้องการเข้าถึงข้อมูลส่วนตัว เช่น วันลาคงเหลือ ประวัติการทำงาน หรือสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว แทนที่จะต้องส่งอีเมลหรือโทรศัพท์ไปถาม HR ทุกครั้ง
นอกจากนี้ HR App ยังช่วยลดภาระงานของทีม HR ได้อย่างมาก เพราะพนักงานสามารถดำเนินการเองได้หลายอย่าง เช่น ยื่นใบลา อัพเดตข้อมูลส่วนตัว หรือดูตารางเวลาทำงาน โดยไม่ต้องรอให้ HR มาช่วยทุกครั้ง สิ่งนี้ทำให้ทีม HR สามารถโฟกัสไปที่งานเชิงกลยุทธ์ที่สร้างมูลค่าให้องค์กรมากขึ้น

ฟีเจอร์เด่นของ HR App ที่ควรมี

ระบบลาและขออนุมัติออนไลน์
เป็นฟีเจอร์พื้นฐานที่จำเป็น พนักงานสามารถยื่นใบลาผ่านแอปได้ทันที และผู้อนุมัติก็สามารถพิจารณาอนุมัติได้ทันทีผ่านมือถือ ไม่ต้องรอกลับมาที่ออฟฟิศ

ระบบเช็กชื่อเข้างาน
ที่รองรับการทำงานหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการเช็กชื่อด้วย GPS สำหรับพนักงานสนาม หรือการเช็กชื่อผ่าน Wi-Fi สำหรับพนักงานในออฟฟิศ

การเข้าถึงสลิปเงินเดือน
เป็นฟีเจอร์ที่พนักงานชื่นชอบมาก เพราะสามารถดูรายละเอียดเงินเดือน ค่าล่วงเวลา และหักเงินต่าง ๆ ได้ทันทีโดยไม่ต้องรอรับเอกสาร

ประโยชน์ที่องค์กรได้รับจาก HR App

การใช้ HR App ที่เชื่อมต่อกับโปรแกรม HR ช่วยเพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลของตัวเองได้ตลอดเวลา ลดข้อผิดพลาดและความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้น ความเร็วในการดำเนินการก็เพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัด การอนุมัติคำขอต่าง ๆ ที่เคยใช้เวลาหลายวันอาจลดลงเหลือไม่กี่ชั่วโมง เพราะผู้อนุมัติสามารถดำเนินการได้ทันทีไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน
องค์กรยังสามารถลดการใช้เอกสารกระดาษได้อย่างมาก เพราะทุกอย่างเป็นดิจิทัล ตั้งแต่การยื่นใบลา การขออนุมัติ ไปจนถึงการเก็บบันทึกต่าง ๆ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย แต่ยังเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมอีกด้วย

สิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนเลือกใช้ HR App

ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นเรื่องสำคัญอันดับแรก เพราะ HR App เก็บข้อมูลส่วนตัวของพนักงานจำนวนมาก จึงควรเลือกโปรแกรม HR ที่มีมาตรฐานความปลอดภัยสูง มีการเข้ารหัสข้อมูล และสามารถควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงได้ การใช้งานที่ง่ายและเป็นธรรมชาติก็สำคัญไม่แพ้กัน เพราะถ้าแอปซับซ้อนเกินไป พนักงานก็จะไม่ยอมใช้ ควรเลือกแอปที่มี User Interface สวยงาม ใช้งานง่าย และมีคู่มือหรือการฝึกอบรมที่ชัดเจน รวมไปถึงการเชื่อมต่อกับระบบเดิมขององค์กรก็เป็นอีกปัจจัยหนึ่ง โปรแกรม HR ที่ดีควรสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ได้ เช่น ระบบบัญชี ระบบประเมินผลงาน หรือระบบ ERP เพื่อให้การทำงานราบรื่นและไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำซ้อน

HR App ไม่ใช่แค่เครื่องมือที่ทำให้งานสะดวกขึ้นเท่านั้น แต่ยังเป็นการยกระดับประสบการณ์การทำงานของพนักงานให้ดีขึ้น เมื่อพนักงานรู้สึกว่าองค์กรให้ความสำคัญกับความสะดวกสบายและทันสมัย ก็จะเกิดความผูกพันและความพึงพอใจในการทำงานมากขึ้น สำหรับองค์กรที่กำลังมองหาโปรแกรม HR ที่มาพร้อม HR App ที่ตอบโจทย์ การเลือกระบบที่ครบครัน ใช้งานง่าย และมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้องค์กรก้าวทันเทรนด์และสร้างความได้เปรียบในการบริหารคนอย่างแน่นอน การลงทุนในเทคโนโลยีที่เหมาะสมวันนี้คือการวางรากฐานที่แข็งแกร่งสำหรับการเติบโตขององค์กรในอนาคต