5 ข้อผิดพลาดที่มักเกิดเวลาใช้ HR Software และวิธีป้องกัน

หลายองค์กรเริ่มก้าวเข้าสู่การใช้ HR Software เพื่อจัดการงานบุคคลให้คล่องตัวขึ้น ไม่ว่าจะเป็นระบบบันทึกเวลา ระบบจัดการสลิป ระบบลางาน ไปจนถึงระบบประเมินผลงาน แต่แม้ HR Software จะช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อนให้ทีม HR ได้มาก ปัญหาที่เกิดจากการใช้งานผิดวิธีก็ยังพบได้อยู่เสมอ โดยเฉพาะองค์กรที่เพิ่งเริ่มเปลี่ยนจากงานเอกสารไปสู่ระบบอัตโนมัติ หากต้องการให้ HR Software ทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ การรู้เท่าทันข้อผิดพลาดที่พบบ่อยจะช่วยลดความเสี่ยงได้มาก และยังช่วยให้องค์กรใช้งานระบบ HR ได้อย่างราบรื่นตั้งแต่วันแรก

บทความนี้จะพาไปดู 5 ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อย พร้อมวิธีป้องกันแบบใช้งานได้จริง

1. ใช้ HR Software แบบไม่ตั้งค่าระบบให้เหมาะกับโครงสร้างองค์กร

หนึ่งในข้อผิดพลาดแรกที่เกิดขึ้นแทบทุกองค์กรคือการเปิดใช้ระบบ HR Software โดยไม่ปรับตั้งค่าตามโครงสร้างงานจริง เช่น ไม่ตั้งระดับตำแหน่ง ไม่ตั้งผู้อนุมัติแต่ละสายงาน หรือไม่กำหนดสิทธิ์ข้อมูลให้ถูกต้อง ส่งผลให้การอนุมัติเอกสารหรือการลางานติดขัด รวมถึงมีโอกาสให้ข้อมูลสำคัญรั่วไหลไปถึงผู้ที่ไม่ควรเข้าถึงข้อมูล

วิธีป้องกัน

• เริ่มจากการวิเคราะห์โครงสร้างองค์กรและไล่เรียงขั้นตอนงาน HR ทั้งหมด

• ตั้งค่าบทบาทผู้ใช้งานให้ชัดเจน HR ผู้บริหาร หัวหน้างานและพนักงาน ต้องมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลในระดับที่เหมาะสม

• ตรวจสอบตารางขั้นตอนอนุมัติให้สอดคล้องกับกระบวนการภายในองค์กร

• หากใช้ HR Software สำหรับองค์กรไทย ควรเลือกระบบที่มีเมนูตั้งค่าภาษาไทยเพื่อให้ทีมใช้งานได้ง่าย

การตั้งค่าถูกต้องตั้งแต่แรกจะช่วยประหยัดเวลาแก้ไขภายหลังได้มากและทำให้ HR Software ทำงานได้เต็มที่ตั้งแต่วันแรกที่เปิดใช้งาน

2. ลงข้อมูลพนักงานไม่ครบหรือไม่อัปเดตข้อมูลเป็นประจำ

HR Software คือศูนย์รวมข้อมูลพนักงานทุกอย่าง ตั้งแต่ประวัติส่วนตัว การทำงาน การลางาน ไปจนถึงข้อมูลด้านเงินเดือนและภาษี แต่ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือองค์กรใส่ข้อมูลเพียงบางส่วน หรือไม่อัปเดตเมื่อมีการเปลี่ยนตำแหน่ง เงินเดือน หรือหัวหน้างาน ส่งผลให้ข้อมูลผิดพลาดและอาจทำให้ขั้นตอนอย่างการประเมินงานหรือคำนวณ Payroll มีความคลาดเคลื่อน

วิธีป้องกัน

• ทำ checklist สำหรับข้อมูลที่ต้องกรอกตอนเริ่มใช้งาน HR Software เช่น เลขประจำตัวประชาชน ประวัติการทำงาน สิทธิ์วันลาและอัตราจ้าง

• ใช้ฟีเจอร์พนักงานอัปเดตข้อมูลได้เองผ่านระบบ  Self – Service เพื่อช่วยลดงานกรอกข้อมูลของ HR

• ตั้งรอบตรวจสอบข้อมูลทุก 3 หรือ 6 เดือนเพื่อให้ข้อมูลถูกต้องเสมอ

การมีข้อมูลครบถ้วนคือหัวใจของการใช้ HR Software ให้เกิดผลลัพธ์สูงสุด

3. ไม่เชื่อมข้อมูล HR Software กับระบบอื่นในองค์กร

หลายองค์กรเริ่มต้นใช้ HR Software แบบแยกส่วน ไม่ได้เชื่อมระบบกับฟีเจอร์อื่น เช่น ระบบบันทึกเวลา ระบบเงินเดือน หรือระบบประเมินผลงาน ทำให้ข้อมูลกระจัดกระจาย HR ต้องดึงข้อมูลจากหลายที่ และเกิดความซ้ำซ้อนในการจัดการข้อมูล

วิธีป้องกัน

• เลือกใช้ HR Software ที่เชื่อมข้อมูลกับระบบหลักได้ เช่น Payroll Automation ระบบบันทึกเวลาแบบออนไลน์ และระบบประเมินผลงาน

• สำรวจว่ามีข้อมูลไหนที่ต้องการให้ระบบทำงานร่วมกัน แล้วเลือกแพ็กเกจหรือโมดูลที่เหมาะสม

• ตั้งกฎการอัปเดตข้อมูลกลางเพื่อให้ทุกระบบใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน

การเชื่อมระบบจะช่วยให้การทำงานเร็วขึ้น ลดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำ และทำให้การจัดการพนักงานแม่นยำกว่าเดิมมาก

4. ให้พนักงานใช้งานระบบโดยไม่มีคู่มือหรือการสื่อสารที่ดี

HR Software จะมีประโยชน์มากหรือน้อย ขึ้นอยู่กับว่าพนักงานใช้เป็นหรือไม่ การเปิดใช้ระบบใหม่แบบไม่มีคู่มือ ไม่มีวิดีโอแนะนำ หรือไม่มีการสื่อสารล่วงหน้า ทำให้พนักงานรู้สึกยุ่งยาก ไม่อยากใช้งาน และทำให้ HR ต้องตอบคำถามเดิมซ้ำๆ

วิธีป้องกัน

• สื่อสารกับพนักงานตั้งแต่ก่อนเริ่มใช้ระบบ HR Software ว่าจะช่วยให้ทำงานง่ายขึ้นอย่างไร

• จัดทำคู่มือสั้นๆ หรือคลิปแนะนำการใช้งาน เช่น วิธีดูสลิปเงินเดือนออนไลน์ วิธีขออนุมัติลา หรือวิธีอัปเดตข้อมูล

• เปิดช่องทางให้สอบถาม เช่น Line กลุ่มภายใน หรือระบบแจ้งปัญหาในแอป

พนักงานเข้าใจระบบเร็วเท่าไร HR ก็ยิ่งลดภาระงานแอดมินได้เร็วขึ้นเท่านั้น

5. ไม่ใช้ข้อมูลจาก HR Software ในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

หลายองค์กรใช้ HR Software แค่บันทึกข้อมูล แต่ไม่ได้วิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก เช่น อัตราการลา อัตราการสาย ชั่วโมงโอที หรือประวัติการประเมินผลงาน ทำให้พลาดโอกาสในการพัฒนาองค์กรระยะยาว ทั้งที่ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ผู้บริหารวางแผนกำลังคนได้แม่นยำกว่าเดิม

วิธีป้องกัน

• ใช้รายงานจาก HR Software วิเคราะห์ข้อมูลประจำเดือน เช่น แผนการจ้างพนักงาน ปัญหาอัตราการลา หรือภาระงานของแต่ละทีม

• ตั้ง KPI ที่อิงข้อมูลจริง ไม่ใช่ความรู้สึกของหัวหน้างาน

• ใช้ Dashboard เพื่อดูภาพรวมทีมในมุมมองเดียว

• ใช้ข้อมูลระยะยาวในการวางแผนปรับโครงสร้างงานหรือพัฒนาพนักงาน

การใช้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจจะช่วยให้องค์กรเติบโตอย่างมั่นใจและลดความเสี่ยงจากการบริหารที่อิงความรู้สึก

การใช้ HR Software ให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุดไม่ใช่แค่เลือกระบบที่ดี แต่ต้องใช้งานให้ถูกต้องด้วย องค์กรที่ตั้งค่าระบบครบถ้วน อัปเดตข้อมูลสม่ำเสมอ เชื่อมระบบอย่างเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน สื่อสารกับพนักงานชัดเจน และนำข้อมูลมาวิเคราะห์ต่อ จะสามารถเปลี่ยนงาน HR ที่เคยยุ่งให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติที่รองรับการเติบโตของธุรกิจได้จริง

ลงทะเบียนใช้งาน

ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหา HR Software ที่ตอบโจทย์ทั้ง ‘ธุรกิจ’ และ ‘คน’ ไปพร้อมกัน HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่

ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก

 

 

 

• Facebook
• Twitter
• Line