ไทย
English
เคยมีช่วงหนึ่งที่ HR ต้องนั่งรอให้ไอทีมาติดตั้งโปรแกรมใหม่ แล้วรอให้อัปเดต รอให้แก้บัค และรอให้ Backup ข้อมูล บางครั้งเมื่อคอมพิวเตอร์เสีย ข้อมูลเงินเดือนหายไปด้วย แล้วต้องมาเริ่มทำใหม่ตั้งแต่ต้น วันนั้นกลายเป็นวันที่ HR ไม่อยากจำ แต่วันนี้เราไม่ต้องเจอปัญหาแบบนั้นอีกแล้ว เพราะมี “โปรแกรม payroll” ที่ให้เลือกได้ว่าจะใช้แบบ Cloud หรือแบบติดตั้งเครื่อง แต่การเลือกระหว่าง 2 แบบนี้ต้องใช้ความคิดมากกว่าแค่ดูว่าอันไหนถูกกว่า เพราะแต่ละแบบมีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกันและเหมาะกับองค์กรแบบต่าง ๆ
การตัดสินใจเลือกระหว่าง Cloud และ On-premise ส่งผลต่อการทำงานของ HR ในระยะยาว ส่งผลต่อความปลอดภัยของข้อมูล และส่งผลต่อค่าใช้จ่ายที่แท้จริงขององค์กร การเข้าใจความแตกต่างอย่างลึกซึ้งจะช่วยให้เราเลือกได้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก
Cloud vs ติดตั้งเครื่อง ต่างกันอย่างไร?
โปรแกรม payroll แบบ Cloud คือระบบที่ทำงานผ่านอินเทอร์เน็ต ข้อมูลและโปรแกรมจะถูกเก็บไว้ที่ Server ของผู้ให้บริการ เราเข้าใช้งานผ่าน Web Browser หรือแอปพลิเคชัน โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมในเครื่องคอมพิวเตอร์เรา ข้อดีที่เห็นได้ชัดคือการเข้าถึงข้อมูลจากที่ไหนก็ได้ การอัปเดตโปรแกรมอัตโนมัติและการ Backup ข้อมูลที่ทำโดยระบบ
โปรแกรม payroll แบบ Cloud ช่วยให้การทำงานแบบ Remote หรือ Hybrid เป็นไปได้ง่าย เพราะ HR สามารถอนุมัติการจ่ายเงินเดือนจากที่บ้านได้ ในขณะที่โปรแกรมแบบติดตั้งเครื่องหรือ On-premise คือระบบที่ติดตั้งและทำงานในเครื่องคอมพิวเตอร์หรือ Server ขององค์กรโดยตรง ข้อมูลทั้งหมดจะอยู่ภายในองค์กร การควบคุมและการจัดการจะอยู่ในมือของเรา
โปรแกรมเงินเดือน แบบนี้ให้ความรู้สึกว่าเราควบคุมได้มากกว่า สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการเฉพาะ และไม่ต้องกังวลเรื่องการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต แต่ก็ต้องมีทีม IT ที่ดูแลเรื่องการบำรุงรักษาระบบ
ต้นทุนและความปลอดภัย เรื่องใหญ่ที่ต้องคิด
โปรแกรม payroll อัตโนมัติ แบบ Cloud มักมีต้นทุนเริ่มต้นที่ต่ำกว่า เพราะไม่ต้องซื้อ Hardware หรือจ้างคนมาติดตั้ง แต่มีค่าใช้จ่ายรายเดือนหรือรายปีที่ต้องจ่ายต่อเนื่อง ในระยะยาวอาจมีต้นทุนรวมที่สูงกว่า แต่ก็กระจายการจ่ายเงินออกไป ขณะที่ระบบแบบติดตั้งเครื่องต้องลงทุนเริ่มต้นสูง ค่า License ค่า Hardware ค่าติดตั้ง และค่าฝึกอบรม แต่เมื่อติดตั้งแล้วไม่มีค่าใช้จ่ายรายเดือน ทั้งนี้อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเมื่อมีการใช้งานเกินโควต้า ค่าบริการพิเศษ หรือค่าธรรมเนียมการโอนข้อมูลขนาดใหญ่ ต้องอ่านรายละเอียดของสัญญาให้ดี ส่วนระบบแบบติดตั้งเครื่องมีค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา ค่าอัปเดต ค่าซ่อมแซม Hardware และค่าจ้างคนดูแลระบบ
เรื่อง โปรแกรม payroll และ Data Security เป็นเรื่องสำคัญที่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ ระบบ Cloud ของผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียงมักมีระบบรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งกว่าที่องค์กรทั่วไปจะทำได้ มีการเข้ารหัสข้อมูล การสำรองข้อมูลหลายชั้น และทีมผู้เชี่ยวชาญดูแลตลอด 24 ชั่วโมง แต่ข้อมูลจะอยู่นอกองค์กร ซึ่งอาจทำให้บางองค์กรรู้สึกไม่สบายใจ
ระบบแบบติดตั้งเครื่องให้การควบคุมข้อมูลที่สมบูรณ์ โปรแกรมเงินเดือนภาษาไทย แบบนี้เหมาะกับองค์กรที่มีข้อกำหนดเรื่องความปลอดภัยที่เข้มงวด หรือดำเนินธุรกิจในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมข้อมูลเฉพาะ แต่ความรับผิดชอบในการรักษาความปลอดภัยจะอยู่ที่องค์กรเอง
เทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว แนวโน้มชี้ว่าระบบ Cloud จะได้รับความนิยมมากขึ้น เพราะความสะดวกและความสามารถในการปรับตัว แต่ระบบแบบติดตั้งเครื่องก็ยังมีบทบาทสำหรับองค์กรที่มีความต้องการเฉพาะ
เลือกโปรแกรม Payroll ยังไงให้เหมาะกับองค์กร
โปรแกรม payroll สำหรับ SME และบริษัทขนาดเล็กมักจะเหมาะกับระบบ Cloud มากกว่า เพราะมีข้อจำกัดเรื่องทีม IT และงบประมาณ ระบบ Cloud ช่วยให้เริ่มต้นได้ง่ายและไม่ต้องกังวลเรื่องการบำรุงรักษา
สำหรับธุรกิจขนาดกลางที่กำลังเติบโต ระบบ Cloud กลายเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจเพราะความยืดหยุ่นในการขยายขนาด การเพิ่มพนักงานหรือเปิดสาขาใหม่ทำได้ง่าย ไม่ต้องลงทุนเพิ่ม Hardware หรือจ้างคนดูแลระบบเพิ่ม โปรแกรม payroll สำหรับ HR แบบ Cloud ยังช่วยให้ HR จากหลายสาขาทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น สามารถอนุมัติและตรวจสอบข้อมูลแบบเรียลไทม์
องค์กรที่มีการทำงานแบบ Remote หรือ Hybrid ไม่ว่าจะเป็นขนาดกลางหรือใหญ่ จะได้ประโยชน์จากระบบ Cloud อย่างมาก HR สามารถจัดการเงินเดือนจากที่ไหนก็ได้ ผู้จัดการสามารถดูรายงานจากต่างจังหวัด และพนักงานสามารถเช็กสลิปเงินเดือนจากมือถือได้ การอัปเดตระบบก็เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ
องค์กรขนาดใหญ่ที่มีทีม IT ที่เข้มแข็ง มีนโยบายเรื่องข้อมูลที่เข้มงวด หรือมีความต้องการในการปรับแต่งระบบเป็นพิเศษ อาจพิจารณาระบบแบบติดตั้งเครื่อง โปรแกรม payroll พร้อมประกันสังคม ที่ต้องการการเชื่อมต่อกับระบบ ERP หรือระบบภายในที่ซับซ้อน หรือองค์กรที่ต้องการการควบคุมข้อมูลที่สมบูรณ์ ระบบแบบติดตั้งเครื่องอาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสม
ระบบแบบติดตั้งเครื่องให้ความยืดหยุ่นในการปรับแต่งมากกว่า ความแม่นยำในการจ่ายเงินเดือน สามารถปรับให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของแต่ละองค์กรได้ละเอียด สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ในองค์กรได้ง่าย แต่การปรับแต่งต้องใช้ความรู้ทางเทคนิคและอาจใช้เวลานาน
อย่างไรก็ตาม แนวโน้มในปัจจุบันชี้ว่าแม้องค์กรขนาดกลางและใหญ่หลายแห่งกำลังหันมาใช้ระบบ Cloud มากขึ้น เพราะผู้ให้บริการสามารถรองรับความต้องการที่ซับซ้อนได้ดีขึ้น และมีระดับความปลอดภัยที่สูงพอสำหรับธุรกิจทุกขนาด
การเลือก โปรแกรม payroll ไม่ใช่การตัดสินใจที่ต้องติดอยู่ตลอดไป สามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อสถานการณ์องค์กรเปลี่ยน สิ่งสำคัญคือการเข้าใจความต้องการของตัวเองในปัจจุบันและอนาคต แล้วเลือกระบบที่สนับสนุนการเติบโตขององค์กรได้ดีที่สุด ไม่ว่าจะเลือกแบบไหน สิ่งที่สำคัญที่สุดคือระบบต้องช่วยให้การจ่ายเงินเดือนเป็นเรื่องง่าย แม่นยำ และสร้างความมั่นใจให้ทั้ง HR และพนักงาน
ลงทะเบียนใช้งาน
ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหาโปรแกรม Payroll ที่สามารถเปลี่ยนการจัดการทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายที่เข้ามา HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่
