โปรแกรมเงินเดือนแบบ Cloud vs แบบติดตั้งในเครื่อง ต่างกันอย่างไร?

การเลือกโปรแกรมเงินเดือนที่เหมาะสมเป็นหนึ่งในการตัดสินใจสำคัญสำหรับทุกองค์กร ในปัจจุบันมีตัวเลือกหลักอยู่สองแบบคือ โปรแกรมเงินเดือนแบบ Cloud ที่ใช้งานผ่านอินเทอร์เน็ต และแบบติดตั้งในเครื่องที่ติดตั้งลงในเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร แต่ละแบบมีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกัน วันนี้เราจะมาเจาะลึกความแตกต่างเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้น

โปรแกรมเงินเดือนแบบ Cloud คืออะไร?

โปรแกรมเงินเดือนแบบ Cloud คือระบบที่ทำงานบนอินเทอร์เน็ต ผู้ใช้ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมลงในคอมพิวเตอร์ แค่เปิดเว็บเบราว์เซอร์หรือแอปพลิเคชันก็สามารถเข้าใช้งานได้ทันที โดยข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการซึ่งมีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติและมีระบบรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด
จุดเด่นของระบบนี้คือความยืดหยุ่นสูง ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาที่มีอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะทำงานที่สำนักงาน ที่บ้านหรือแม้แต่ระหว่างเดินทาง การอัปเดตระบบก็เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้จะได้ใช้ฟีเจอร์ใหม่ ๆ และการแก้ไขบั๊กโดยไม่ต้องทำอะไรเพิ่มเติม

โปรแกรมเงินเดือนแบบติดตั้งในเครื่องคืออะไร?

โปรแกรมเงินเดือนแบบติดตั้งในเครื่อง หรือ On-Premise คือระบบที่ติดตั้งลงในเซิร์ฟเวอร์หรือคอมพิวเตอร์ขององค์กรโดยตรง ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ภายในองค์กร ผู้ใช้ต้องเข้าถึงผ่านเครือข่ายภายในหรือ VPN หากต้องการใช้งานจากที่อื่น
ข้อดีของระบบนี้คือองค์กรมีการควบคุมข้อมูลอย่างเต็มที่ สามารถกำหนดนโยบายความปลอดภัยเองได้ทั้งหมดและไม่ต้องพึ่งพาอินเทอร์เน็ตในการเข้าถึงข้อมูล สำหรับองค์กรที่มีข้อกำหนดด้านความปลอดภัยสูง หรือมีระเบียบข้อบังคับเฉพาะ ระบบแบบนี้อาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสม

ความแตกต่างด้านต้นทุนและการลงทุน

ต้นทุนเริ่มต้นของทั้งสองระบบแตกต่างกันอย่างชัดเจน โดยโปรแกรมเงินเดือนแบบติดตั้งในเครื่องต้องใช้เงินลงทุนเริ่มต้นสูง ต้องซื้อ License ซื้อเซิร์ฟเวอร์ จ้างทีมไอทีมาติดตั้งและดูแลระบบ ค่าใช้จ่ายในช่วงแรกอาจสูงถึงหลักแสนหรือหลักล้านบาท ขึ้นอยู่กับขนาดองค์กร
ในขณะที่โปรแกรมเงินเดือนแบบ Cloud ใช้รูปแบบการจ่ายเงินรายเดือนหรือรายปี ต้นทุนเริ่มต้นต่ำมาก ไม่ต้องซื้อฮาร์ดแวร์หรือจ้างทีมไอทีเพิ่ม แค่จ่ายค่าบริการตามจำนวนผู้ใช้งาน องค์กรสามารถคาดการณ์ค่าใช้จ่ายได้แม่นยำและควบคุมงบประมาณได้ง่ายขึ้น

ระยะยาวแล้ว ต้นทุนการบำรุงรักษาก็เป็นปัจจัยสำคัญ ระบบติดตั้งในเครื่องต้องมีค่าใช้จ่ายในการอัปเกรดฮาร์ดแวร์ ซ่อมบำรุง และจ้างบุคลากรดูแลอย่างต่อเนื่อง ในขณะที่ระบบ Cloud ค่าบำรุงรักษารวมอยู่ในค่าบริการแล้ว ไม่ต้องกังวลเรื่องนี้เพิ่มเติม

ความแตกต่างด้านการเข้าถึงและความยืดหยุ่น

ความสะดวกในการเข้าถึงเป็นจุดแข็งหลักของโปรแกรมเงินเดือนแบบ Cloud พนักงานสามารถเข้าดูสลิปเงินเดือนผ่านมือถือได้ทุกที่ทุกเวลา ฝ่ายบัญชีสามารถทำงานจากที่บ้านได้อย่างสะดวก โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่ต้องทำงานระยะไกล ความยืดหยุ่นนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างมาก ในส่วนของระบบติดตั้งในเครื่องจะมีข้อจำกัดมากกว่า หากต้องการเข้าถึงข้อมูลจากภายนอก ต้องตั้งค่า VPN ซึ่งอาจมีความซับซ้อนและไม่สะดวกเท่า การทำงานบนมือถือก็มีข้อจำกัด อาจไม่สามารถเข้าถึงฟังก์ชันบางอย่างได้เหมือนระบบ Cloud
การขยายหรือลดขนาดการใช้งานก็แตกต่างกัน โปรแกรมเงินเดือนแบบ Cloud สามารถเพิ่มหรือลดจำนวนผู้ใช้ได้ง่าย เพียงแจ้งผู้ให้บริการ เหมาะกับธุรกิจที่เติบโตเร็วหรือมีการเปลี่ยนแปลงบ่อย ในขณะที่ระบบติดตั้งในเครื่องอาจต้องซื้อไลเซนส์เพิ่มหรืออัปเกรดฮาร์ดแวร์ ซึ่งใช้เวลาและเสียค่าใช้จ่ายมากกว่า

ความแตกต่างด้านความปลอดภัยและการควบคุม

เรื่องความปลอดภัยเป็นข้อกังวลหลักของหลายองค์กร โปรแกรมเงินเดือนแบบติดตั้งในเครื่องทำให้องค์กรควบคุมข้อมูลได้ทั้งหมด กำหนดนโยบายความปลอดภัยเองได้อย่างเต็มที่ ข้อมูลไม่ออกไปจากองค์กร สำหรับหน่วยงานที่มีข้อกำหนดเข้มงวด เช่น ธนาคารหรือหน่วยงานราชการ ระบบนี้อาจเหมาะสมกว่า อย่างไรก็ตาม ผู้ให้บริการโปรแกรมเงินเดือนแบบ Cloud ที่มีชื่อเสียงมักมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ทันสมัยและเข้มงวดมาก มีการเข้ารหัสข้อมูล สำรองข้อมูลอัตโนมัติและมีทีมผู้เชี่ยวชาญคอยดูแลตลอด สำหรับการควบคุมการเข้าถึงก็เป็นประเด็นสำคัญ ทั้งสองระบบสามารถกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ได้ แต่ระบบ Cloud มักมีฟีเจอร์การจัดการสิทธิ์ที่ทันสมัยกว่า สามารถตั้งค่าการยืนยันตัวตนหลายขั้นตอน ติดตามการเข้าถึงข้อมูล และแจ้งเตือนเมื่อมีกิจกรรมผิดปกติ

ความแตกต่างด้านการอัปเดตและบำรุงรักษา

การอัปเดตระบบเป็นข้อได้เปรียบชัดเจนของโปรแกรมเงินเดือนแบบ Cloud ผู้ให้บริการจะอัปเดตระบบให้อัตโนมัติ ผู้ใช้จะได้ฟีเจอร์ใหม่และการแก้ไขบั๊กโดยไม่ต้องทำอะไร ไม่มีดาวน์ไทม์ในการอัปเดต และมั่นใจได้ว่าใช้เวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ แต่ระบบติดตั้งในเครื่องนั้นต้องอัปเดตด้วยตัวเอง ซึ่งอาจใช้เวลาและต้องหยุดการใช้งานในช่วงที่อัปเดต บางครั้งการอัปเดตอาจเกิดปัญหาหรือไม่เข้ากันกับระบบอื่นในองค์กร ต้องมีทีมไอทีที่มีความรู้มาดูแลและแก้ไขปัญหา ถัดมาในเรื่องการสำรองข้อมูลก็เป็นอีกประเด็นหนึ่ง ระบบ Cloud มีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติหลายชั้น หากเกิดปัญหา สามารถกู้คืนข้อมูลได้รวดเร็ว ในขณะที่ระบบติดตั้งในเครื่องต้องจัดการสำรองข้อมูลเอง ซึ่งหากทำไม่ดีอาจเสี่ยงสูญเสียข้อมูลได้

การเลือกระหว่างโปรแกรมเงินเดือนแบบ Cloud กับแบบติดตั้งในเครื่องไม่มีคำตอบที่ถูกหรือผิดสำหรับทุกองค์กร แต่ละแบบมีจุดแข็งที่แตกต่างกัน ระบบ Cloud นำเสนอความสะดวก ความยืดหยุ่น และต้นทุนที่คุ้มค่า เหมาะกับองค์กรส่วนใหญ่ในยุคปัจจุบัน ในขณะที่ระบบติดตั้งในเครื่องให้การควบคุมที่สูงและเหมาะกับองค์กรที่มีความต้องการพิเศษ การพิจารณาอย่างรอบคอบและเข้าใจความต้องการที่แท้จริงขององค์กรจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและคุ้มค่าที่สุด

นัด Demo

ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหาโปรแกรมเงินเดือน ที่สามารถเปลี่ยนการจัดการทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายที่เข้ามา HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่

นัด Demo ได้ที่นี่ คลิก

• Facebook
• Twitter
• Line