โปรแกรมเงินเดือนที่ไม่เหมาะสม ส่งผลเสียกับ HR อย่างไร?

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในการทำงานของทุกองค์กร การเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนที่เหมาะสมกลายเป็นเรื่องที่ HR ต้องให้ความสำคัญอย่างมาก เพราะหากเลือกใช้โปรแกรมที่ไม่เหมาะสมแล้ว ผลกระทบที่ตามมาอาจส่งผลเสียต่อการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลและองค์กรโดยรวมได้มากกว่าที่คิด

สิ่งที่เกิดขึ้น หากใช้โปรแกรมเงินเดือนที่ไม่เหมาะสมกับองค์กร

เสียเวลาในการทำงานซ้ำซ้อน

โปรแกรมเงินเดือนที่ไม่มีประสิทธิภาพมักทำให้ HR ต้องใช้เวลากับการทำงานแบบแมนนวลมากเกินไป ไม่ว่าจะเป็นการคีย์ข้อมูลซ้ำหลายครั้ง การคำนวณเงินเดือนด้วยตัวเองหรือการตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขทีละรายการ เวลาที่ควรจะใช้ไปกับงานสำคัญ เช่น การพัฒนาพนักงานหรือการวางแผนกลยุทธ์ด้านบุคลากร กลับต้องมาเสียไปกับงานเอกสารที่น่าเบื่อและไม่สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กร

เพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาด

การใช้โปรแกรมเงินเดือนที่ล้าสมัยหรือไม่รองรับการทำงานที่ซับซ้อน มักทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนได้ง่าย เมื่อมีพนักงานจำนวนมากและมีรายการหักหรือบวกที่แตกต่างกัน ความผิดพลาดเล็กน้อยก็อาจส่งผลกระทบใหญ่ได้ เช่น การคำนวณ OT ผิด การหักประกันสังคมไม่ถูกต้องหรือการคำนวณภาษีที่ไม่ตรงตามกฎหมาย ซึ่งนอกจากจะสร้างความไม่พอใจให้กับพนักงานแล้ว ยังอาจทำให้บริษัทเสี่ยงต่อการถูกตรวจสอบจากหน่วยงานราชการได้

สร้างภาระงานในช่วงปิดงวด

ทุกครั้งที่ถึงช่วงปิดงวดเงินเดือน HR หรือคนทำ Payroll มักจะเครียดและต้องทำงานหนักเป็นพิเศษ โดยเฉพาะถ้าใช้โปรแกรมเงินเดือนที่ไม่มีระบบอัตโนมัติ การรวบรวมข้อมูลการลา การคำนวณเวลาทำงานและการจัดทำสลิปเงินเดือนอาจกินเวลาหลายวัน บางองค์กรถึงกับต้องทำงานล่วงเวลาหรือทำงานในวันหยุดเพื่อให้ทันกำหนดจ่ายเงินเดือน สถานการณ์แบบนี้ไม่เพียงแต่ส่งผลต่อ work-life balance ของคนทำงานด้านนี้ แต่ยังเพิ่มความเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดเพราะต้องรีบทำงานให้เสร็จ

ขาดความปลอดภัยของข้อมูล

โปรแกรมเงินเดือนบางตัวอาจไม่มีระบบรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอ ซึ่งข้อมูลเงินเดือนถือเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมาก หากระบบไม่มีการเข้ารหัสที่ดี ไม่มีการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงที่ชัดเจนหรือไม่มีการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ ก็อาจเกิดปัญหาการรั่วไหลของข้อมูลหรือข้อมูลสูญหายได้ซึ่งจะสร้างความเสียหายให้กับทั้งบริษัทและพนักงาน

ไม่สามารถออกรายงานที่จำเป็นได้

HR ไม่ได้มีหน้าที่แค่จ่ายเงินเดือนเท่านั้น แต่ยังต้องวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารด้วย โปรแกรมเงินเดือนที่ไม่ดีมักไม่มีระบบรายงานที่ยืดหยุ่น ทำให้ HR ต้องใช้เวลาส่งออกข้อมูลไปทำกราฟหรือตารางใน Excel อีกที เสียเวลาและเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาด การไม่สามารถดูภาพรวมของค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร วิเคราะห์แนวโน้ม หรือเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างแผนกได้อย่างรวดเร็ว จะทำให้การตัดสินใจขององค์กรช้าลงและอาจพลาดโอกาสสำคัญไป

ทำให้ HR ขาดความน่าเชื่อถือ

เมื่อเกิดข้อผิดพลาดในเรื่องเงินเดือนบ่อยครั้ง พนักงานจะเริ่มสงสัยในความสามารถของฝ่าย HR และความไว้วางใจที่มีต่อกันจะค่อย ๆ ลดลง แม้ว่าปัญหาจะเกิดจากโปรแกรมเงินเดือนที่ไม่ดี แต่ในสายตาของพนักงานกลับมองว่าเป็นความผิดพลาดของ HR การสร้างความเชื่อมั่นกลับมาใหม่นั้นยากกว่าการรักษาไว้ตั้งแต่แรกมาก

เพิ่มต้นทุนที่ซ่อนอยู่

แม้โปรแกรมเงินเดือนราคาสบายกระเป๋าจะดูประหยัดในระยะสั้น แต่ต้นทุนที่แท้จริงกลับซ่อนอยู่ในเรื่องอื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นค่าแรงที่ HR ต้องใช้เวลามากขึ้น ค่าใช้จ่ายในการแก้ไขข้อผิดพลาดหรือแม้กระทั่งค่าปรับจากการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน เมื่อรวมกันแล้ว ต้นทุนเหล่านี้อาจสูงกว่าการลงทุนในโปรแกรมเงินเดือนที่มีคุณภาพตั้งแต่แรกเสียอีก

การเลือกโปรแกรมเงินเดือนที่เหมาะสมจึงไม่ใช่แค่เรื่องของเทคโนโลยี แต่เป็นการลงทุนในประสิทธิภาพการทำงานของ HR และความพึงพอใจของพนักงาน โปรแกรมที่ดีควรช่วยลดภาระงาน ลดข้อผิดพลาด และทำให้ HR มีเวลาโฟกัสกับงานที่สร้างคุณค่าให้กับองค์กรมากขึ้น ซึ่งในที่สุดแล้วจะส่งผลดีต่อทั้งทีม HR และองค์กรโดยรวม

 

ลงทะเบียนนัด Demo

ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหาโปรแกรมเงินเดือน ที่สามารถเปลี่ยนการจัดการทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายที่เข้ามา HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่

นัด Demo ได้ที่นี่ คลิก

 

• Facebook
• Twitter
• Line