ไทย
English
การจัดการเงินเดือนพนักงานเป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญของทุกองค์กร แต่ก็เป็นงานที่มีความซับซ้อนสูง เพราะต้องคำนวณหักภาษี หักประกันสังคมและต้องปฏิบัติตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด ความผิดพลาดเล็กน้อยอาจนำมาซึ่งปัญหาใหญ่ได้ ไม่ว่าจะเป็นการถูกปรับจากกรมสรรพากร หรือสำนักงานประกันสังคม วันนี้เราจะมาดูกันว่าโปรแกรมเงินเดือนสามารถช่วยลดความผิดพลาดเหล่านี้ได้อย่างไร
ปัญหาที่พบบ่อยจากการคำนวณด้วยมือ
หลายองค์กรโดยเฉพาะ SME ยังคงใช้วิธีการคำนวณเงินเดือนด้วยการทำมือ ซึ่งมักพบปัญหาเรื่องการคำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายผิดพลาด เพราะต้องอัปเดตอัตราภาษีและค่าลดหย่อนที่เปลี่ยนแปลงทุกปี การหักเงินสมทบประกันสังคมก็เช่นกัน ต้องคอยตรวจสอบฐานเงินสมทบที่ถูกต้อง รวมถึงกรณีพิเศษต่าง ๆ เช่น พนักงานที่มีรายได้เกินเพิดาน หรือพนักงานที่ลาออกกลางเดือน
เมื่อมีพนักงานจำนวนมากขึ้น โอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดก็สูงขึ้นตามไปด้วย บางครั้งอาจลืมหักภาษีบางรายการ หรือหักซ้ำซ้อน ส่งผลให้ยอดที่ต้องนำส่งกรมสรรพากรไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจนำมาสู่การถูกตรวจสอบและเสียค่าปรับในภายหลัง
โปรแกรมเงินเดือนคำนวณอัตโนมัติตามกฎหมาย
จุดเด่นของโปรแกรมเงินเดือน คือ การคำนวณภาษีและประกันสังคมอัตโนมัติตามกฎหมายที่ใช้ในปัจจุบัน ระบบจะอัปเดตอัตราภาษีและค่าลดหย่อนให้อัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ไม่ต้องกังวลว่าจะพลาดการปรับปรุงข้อมูลสำคัญ สำหรับการคำนวณประกันสังคม โปรแกรมจะตรวจสอบฐานเงินสมทบโดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นอัตรา 5% ของค่าจ้าง โดยมีเพดานสูงสุดและต่ำสุดตามที่กฎหมายกำหนด ระบบจะคำนวณทั้งส่วนที่พนักงานต้องจ่ายและส่วนที่นายจ้างต้องสมทบให้ถูกต้องครบถ้วน
ลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูล
การป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนหลายครั้งเป็นจุดที่เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย โปรแกรมเงินเดือนที่ดีจะเชื่อมโยงข้อมูลพนักงาน ข้อมูลการลา การทำงานล่วงเวลา และรายได้อื่น ๆ เข้าด้วยกัน เมื่อข้อมูลถูกบันทึกครั้งเดียวก็จะถูกนำไปใช้คำนวณในทุกส่วนโดยอัตโนมัติ ระบบจะมีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลตั้งแต่ขั้นตอนการป้อน เช่น เตือนเมื่อป้อนหมายเลขประกันสังคมผิดรูปแบบ หรือเมื่อข้อมูลไม่สมบูรณ์ ช่วยลดโอกาสที่ข้อมูลจะผิดพลาดตั้งแต่ต้นทาง
ระบบแจ้งเตือนและรายงานที่ครบถ้วน
หนึ่งในสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหากับหน่วยงานภาครัฐคือการส่งเอกสารหรือนำส่งเงินไม่ทันกำหนด โปรแกรมเงินเดือนจะมีระบบแจ้งเตือนล่วงหน้าเมื่อใกล้ถึงกำหนดส่ง ภงด 1 หรือนำส่งเงินสมทบประกันสังคม ทำให้ทีม HR ไม่พลาดกำหนดเวลาสำคัญ นอกจากนี้ระบบยังสามารถออกรายงานได้อย่างครบถ้วน ทั้งรายงานภาษี รายงานประกันสังคมและรายงานเงินเดือนประจำเดือนซึ่งสามารถนำไปใช้ยื่นกับหน่วยงานราชการได้ทันที ไม่ต้องมานั่งทำรายงานใหม่อีกครั้ง
ลดภาระงานและเพิ่มความแม่นยำ
การใช้โปรแกรมเงินเดือนไม่เพียงแต่ลดข้อผิดพลาด แต่ยังช่วยลดภาระงานของทีม HR อย่างมาก งานที่เคยต้องใช้เวลาหลายวันในการคำนวณและตรวจสอบ ก็สามารถทำเสร็จภายในไม่กี่ชั่วโมง ทีมงานจึงมีเวลาไปทำงานที่สร้างคุณค่าให้องค์กรมากขึ้น ความแม่นยำที่เพิ่มขึ้นยังช่วยสร้างความมั่นใจให้กับพนักงานอีกด้วย เพราะพนักงานจะได้รับเงินเดือนที่ถูกต้อง ไม่ผิดพลาดในการหักภาษีหรือประกันสังคม สร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร
การลงทุนในโปรแกรมเงินเดือนที่ดีจะช่วยให้องค์กรลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดที่อาจนำมาซึ่งค่าใช้จ่ายและปัญหาในอนาคต ในยุคที่กฎหมายมีความซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยจึงเป็นทางเลือกที่ชาญฉลาด ระบบที่ดีจะช่วยให้การบริหารงานบุคคลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้องตามกฎหมาย และสร้างความพึงพอใจให้กับพนักงานในองค์กร
ลงทะเบียนใช้งาน
ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหาโปรแกรมเงินเดือน ที่สามารถเปลี่ยนการจัดการทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายที่เข้ามา HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่
ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก
