ไทย
English
เคยไหม…เวลาที่องค์กรลงทุนกับ HR Software แต่พอใช้งานจริงกลับไม่ตอบโจทย์เท่าที่คิด?
บางระบบใช้งานยาก พนักงานไม่ยอมใช้ บางระบบก็ไม่รองรับ Workflow ขององค์กรจริง ๆ สุดท้าย HR ต้องกลับมาทำงานซ้ำซ้อนเหมือนเดิม ปัญหาเหล่านี้ไม่ได้เกิดจาก “HR Software ไม่ดี” แต่เพราะตอนเลือกองค์กรมักไม่ได้มองให้ครบทุกมุม
ถ้าไม่อยากพลาดซ้ำ ลองใช้ Checklist ต่อไปนี้เป็นไกด์ก่อนตัดสินใจเลือก HR Software – HR Tech ให้เหมาะกับองค์กรของคุณ
1. เริ่มจากการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน
ก่อนจะมองหา HR Software คำถามแรกที่ควรถามคือ “องค์กรต้องการระบบ HR เพื่อแก้ปัญหาอะไร?”
- ถ้าเป้าหมายคือ ลดงานเอกสารซ้ำซ้อน ควรมองหาฟีเจอร์ Self-service
- ถ้าเป้าหมายคือ เพิ่มความแม่นยำในการทำ Payroll ต้องเน้นระบบ Payroll Automation
- ถ้าเป้าหมายคือ สร้าง Employee Experience ที่ดีขึ้น เลือกระบบที่พนักงานใช้งานง่ายบนมือถือ
การกำหนดเป้าหมายที่ชัด จะช่วยให้องค์กรเลือก HR Tech ที่ตอบโจทย์ได้ตรงจุด ไม่หลงไปกับฟีเจอร์ที่ดูน่าสนใจแต่ไม่ได้จำเป็นจริง
2. เลือก HR Software ที่ใช้งานง่าย
ไม่ว่าระบบจะมีความสามารถมากแค่ไหน ถ้าพนักงานใช้งานยาก สุดท้ายก็ไม่ถูกนำมาใช้จริง การเลือก HR Software จึงควรคำนึงถึง User Experience (UX)
- อินเทอร์เฟซเข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน
- รองรับการใช้งานบนมือถือ เพื่อให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่
- มีภาษาที่เหมาะสมกับผู้ใช้งานในองค์กร
UX ที่ดี = การยอมรับของผู้ใช้งานที่สูงขึ้น และทำให้ระบบคุ้มค่าการลงทุน
3. ตรวจสอบเรื่องความปลอดภัยและการจัดการข้อมูล
Data Security คืออีกปัจจัยสำคัญ เพราะ HR Software เก็บข้อมูลสำคัญของพนักงาน เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล เงินเดือน และสวัสดิการ หากระบบไม่ปลอดภัยอาจนำไปสู่ความเสียหายร้ายแรง สิ่งที่ควรตรวจสอบมี ดังนี้
- ได้รับมาตรฐานความปลอดภัย เช่น ISO/IEC 27001
- สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้ตามตำแหน่งงาน
- มีระบบ Backup และอัปเดตความปลอดภัยอย่างสม่ำเสมอ
4. พิจารณาความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบอื่น (Integration)
องค์กรส่วนใหญ่มักมีระบบอื่นที่ใช้งานอยู่แล้ว เช่น ระบบบัญชี การเงิน หรือ Time Attendance หาก HR Software เชื่อมต่อกับระบบเหล่านี้ได้ จะช่วยลดงานซ้ำซ้อนและทำให้ข้อมูลไหลเวียนอย่างราบรื่น
5. เลือกผู้ให้บริการที่เป็น Partner ไม่ใช่แค่ Vendor
HR Tech ไม่ใช่แค่ “ซื้อแล้วใช้” แต่คือการเดินทางระยะยาว องค์กรควรเลือกผู้ให้บริการที่เข้าใจธุรกิจ พร้อมเป็นที่ปรึกษาและปรับแต่งระบบตามความต้องการขององค์กร ไม่ใช่แค่ขายซอฟต์แวร์แล้วจบ คำถามที่ควรถามตัวเองต่อมา คือ ผู้ให้บริการ HR Software รายนี้ พร้อมอยู่กับเราในวันที่องค์กรเปลี่ยนแปลงหรือไม่?
6. มองหาความยืดหยุ่นและการรองรับการเติบโต
องค์กรไม่ได้หยุดอยู่กับที่ HR Software จึงควรมีความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนฟีเจอร์ หรือขยายระบบเพื่อรองรับการเติบโตในอนาคต เช่น วันนี้มีพนักงาน 100 คน แต่อีก 5 ปีอาจขยายเป็น 1,000 คน ระบบต้องรองรับได้โดยไม่สะดุด
การเลือก HR Tech ไม่ควรมองแค่ราคา หรือจำนวนฟีเจอร์ที่มี แต่ควรมองว่าระบบนั้นตอบโจทย์เป้าหมายขององค์กรหรือไม่ ใช้งานง่ายหรือไม่ และปลอดภัยพอหรือไม่ ด้วย Checklist ทั้ง 6 ข้อนี้ จะช่วยให้องค์กรมั่นใจได้ว่า HR Software ที่เลือกมา ไม่เพียงช่วยลดภาระงานของ HR แต่ยังช่วยสร้าง Employee Experience ที่ดี และเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาว
ลงทะเบียนใช้งาน
ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหา HR Software ที่ตอบโจทย์ทั้ง ‘ธุรกิจ’ และ ‘คน’ ไปพร้อมกัน HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่
ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก
