ไทย
English
การบริหารจัดการทีมงานที่ทำงานเป็นกะไม่ใช่เรื่องง่าย หลายองค์กรยังคงใช้การแมนนวลจัดตารางเวลาทำงาน ซึ่งมักเกิดความผิดพลาดและใช้เวลามากในการประสานงาน แต่หากคุณเริ่มใช้ HR Software ที่มีระบบจัดการตารางเวลาทำงานแบบอัตโนมัติ ทุกอย่างจะง่ายขึ้นอย่างมาก
แนะนำวิธีการตั้งค่า Work Schedule ด้วย HR Software แบบละเอียด เพื่อให้การทำงานเป็นกะของทีมราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เริ่มต้นด้วยการกำหนดรูปแบบกะการทำงาน
ก่อนที่จะเข้าไปตั้งค่าในระบบ ต้องเริ่มจากการวางแผนรูปแบบกะการทำงานให้ชัดเจนก่อน ว่าองค์กรของคุณมีกะไหนบ้าง เช่น กะเช้า กะบ่าย กะดึก หรืออาจมีกะหมุนเวียนแบบ 12 ชั่วโมง HR Software ที่มีระบบ Time Management ส่วนใหญ่จะให้คุณสร้างเทมเพลตกะการทำงานได้หลากหลายรูปแบบ เพียงแค่คุณระบุเวลาเริ่มต้น-สิ้นสุด และตั้งชื่อกะให้เหมาะสม ระบบก็จะจดจำและนำไปใช้ซ้ำได้
การตั้งค่ากะในระบบจะช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของทีมได้ทันที ว่าแต่ละวันมีพนักงานกี่คนในแต่ละกะ และสามารถปรับเปลี่ยนได้ง่ายเมื่อมีความจำเป็น นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดค่าล่วงเวลาสำหรับแต่ละกะได้ด้วย ซึ่งจะช่วยให้การคำนวณเงินเดือนแม่นยำขึ้น
สร้างตารางเวลาทำงานที่ยืดหยุ่น
คุณสามารถปรับเปลี่ยนกะการทำงานได้อย่างง่ายดายและสะดวกสบายในที่เดียว HR Software จะช่วยให้สามารถแลกหรือสลับกะการทำงานเป็นรายบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังสามารถตั้งค่าอัตราค่ากะ โอที และค่าอาหารให้ตรงตามรูปแบบการทำงานของแต่ละองค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก ขนาดกลาง หรือโรงงานขนาดใหญ่
จัดการการลาและการสลับกะอย่างมีระบบ
ปัญหาที่พบบ่อยในการทำงานเป็นกะคือเรื่องการลาฉุกเฉินและการสลับกะกัน เมื่อใช้ HR Software พนักงานสามารถส่งคำขอลาผ่านแอปพลิเคชันได้ทันที และหัวหน้างานก็สามารถอนุมัติหรือปฏิเสธได้จากที่ไหนก็ได้ ระบบจะอัปเดตตารางเวลาทำงานอัตโนมัติทันทีที่คำขอได้รับการอนุมัติ
สำหรับการสลับกะ ระบบยังมีฟีเจอร์ Employee Self – Service ที่ให้พนักงานสามารถขอสลับกะกับเพื่อนร่วมงานได้เอง โดยต้องผ่านการอนุมัติจากหัวหน้างานก่อน วิธีนี้ช่วยลดภาระงานของ HR และทำให้พนักงานมีความยืดหยุ่นในการจัดการเวลาของตัวเองมากขึ้น
เชื่อมโยงกับระบบเช็กชื่อและคำนวณเงินเดือน
ประโยชน์ที่ยิ่งใหญ่ของ HR Software คือความสามารถในการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างระบบต่าง ๆ เมื่อคุณตั้งค่า Work Schedule เสร็จแล้ว ระบบจะเชื่อมโยงกับระบบเช็คชื่อเข้า – ออก ทำให้ติดตามได้ว่าพนักงานมาทำงานตรงเวลาหรือไม่ และหากมาสายหรือออกก่อน ระบบจะบันทึกไว้อัตโนมัติ ข้อมูลการทำงานเหล่านี้จะถูกส่งต่อไปยังระบบคำนวณเงินเดือนโดยตรง ทำให้การคำนวณค่าล่วงเวลา ค่ากะ หรือเบี้ยเลี้ยงต่าง ๆ แม่นยำและรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลด้วยมือ
วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อปรับปรุงการบริหารจัดการ
HR Software ที่ดีจะมีระบบรายงานและการวิเคราะห์ข้อมูลที่ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของการทำงานเป็นกะ เช่น กะไหนที่มีพนักงานขาดงานบ่อย พนักงานคนไหนทำงานล่วงเวลาเกินไป หรือแผนกไหนที่ต้องการกำลังคนเพิ่มเติม โดยข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้คุณวางแผนและตัดสินใจได้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการปรับจำนวนพนักงานในแต่ละกะ หรือการหาคนเพิ่มเติมสำหรับช่วงเวลาที่มีความต้องการสูง การใช้ข้อมูลในการบริหารจัดการจะทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพและประหยัดต้นทุนมากขึ้น
การใช้ HR Software ในการจัดการตารางเวลาทำงานสำหรับทีมที่ทำงานเป็นกะจะช่วยลดภาระงานของฝ่าย HR และหัวหน้างานได้อย่างมาก ตั้งแต่การวางแผนกะ การจัดการการลา ไปจนถึงการคำนวณเงินเดือน ทุกอย่างเชื่อมโยงกันอย่างราบรื่นและแม่นยำ หากองค์กรของคุณยังใช้วิธีการแบบเดิมอยู่ ลองพิจารณานำ HR Software มาใช้ดูสักครั้ง แล้วจะพบว่าการบริหารจัดการทีมงานจะง่ายขึ้นมากและทุกคนในองค์กรจะมีความสุขกับการทำงานมากขึ้นด้วย
ลงทะเบียนใช้งาน
ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหา HR Software ที่ตอบโจทย์ทั้ง ‘ธุรกิจ’ และ ‘คน’ ไปพร้อมกัน HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่
ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก
