ไทย
English
เมื่อต้องพูดถึงการบริหารจัดการคนในองค์กร “โปรแกรม HR” กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยแบ่งเบาภาระของฝ่ายบุคคลในหลายด้าน ตั้งแต่การจัดการข้อมูลพนักงาน การติดตามการมาทำงาน การคำนวณเงินเดือนและสวัสดิการ ไปจนถึงการประเมินผลงานและการพัฒนาพนักงาน
แต่เชื่อหรือไม่ว่า โปรแกรมที่เคยใช้งานได้ดีในตอนแรก หรือที่เคยเป็นโซลูชันที่เหมาะสมเมื่อองค์กรยังขนาดเล็ก อาจกลายเป็นตัวฉุดรั้งการเติบโตขององค์กรแบบไม่รู้ตัว เมื่อเวลาผ่านไปและธุรกิจขยายตัว ความต้องการด้าน HR ก็เปลี่ยนแปลงตามไปด้วย สิ่งที่เคยตอบโจทย์ อาจไม่ใช่สิ่งที่เหมาะสมในปัจจุบันอีกต่อไป
คำถามสำคัญคือ แล้วเราจะรู้ได้ยังไงว่าโปรแกรม HR ที่ใช้อยู่ เริ่มไม่ตอบโจทย์แล้ว?
การตอบคำถามนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะบ่อยครั้งที่เราชินกับระบบเดิม และยังคิดว่ามันใช้งานได้อยู่ ทั้งที่ในความเป็นจริงแล้ว อาจมีสัญญาณเตือนต่าง ๆ ที่บ่งบอกว่าถึงเวลาต้องเปลี่ยนแปลงแล้ว ลองมาสำรวจสัญญาณบางอย่างที่อาจบอกได้ว่า ถึงเวลาต้องมองหาโซลูชันใหม่ที่เหมาะกับองค์กรของคุณมากกว่าเดิม
1. ใช้งานยาก ไม่เป็นมิตรกับผู้ใช้
หากโปรแกรม HR ที่ใช้อยู่ทำให้พนักงานต้องจดจำหลายขั้นตอน กดเข้าไปหลายคลิก หาข้อมูลยาก หรือหน้าตาไม่เป็นมิตรกับผู้ใช้งาน นี่อาจไม่ใช่ปัญหาเล็ก ๆ อีกต่อไป เพราะในโลกที่ทุกคนคุ้นเคยกับการใช้งานแอปที่ ‘ง่าย’ และ ‘เร็ว’ การใช้ระบบที่ซับซ้อนจะทำให้คนรู้สึกว่า HR คือเรื่องยาก และเลือกที่จะ ‘ไม่ใช้’ ไปโดยปริยาย
อย่ามองข้ามประสบการณ์ผู้ใช้งาน (User Experience) เพราะต่อให้ฟีเจอร์ครบ แต่ใช้งานยาก ก็ไม่ต่างอะไรกับการมีของดีแต่ใช้ไม่เป็น
2. ต้องทำงานซ้ำซ้อน ไม่มีการเชื่อมโยงข้อมูล
คุณยังต้องเปิด Excel ควบคู่กับโปรแกรม HR หรือเปล่า? ต้องก็อปข้อมูลจากที่หนึ่งไปใส่อีกที่หนึ่งไหม?
ถ้าใช่ แปลว่าระบบยังไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลอย่างแท้จริง
ในยุคที่ทุกอย่างต้องเร็วและแม่นยำ “การทำงานซ้ำซ้อน” คือสัญญาณว่าระบบที่ใช้ยังไม่อัตโนมัติเพียงพอ โปรแกรม HR ที่ดีควรช่วยลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น เชื่อมต่อข้อมูลแบบ Real-time และดึงข้อมูลจากระบบอื่น ๆ มาใช้ร่วมกันได้ เช่น การเชื่อมระบบบันทึกเวลาเข้า – ออก กับระบบ Payroll หรือระบบประเมินผล
3. ไม่รองรับการทำงานที่หลากหลายและยืดหยุ่น
องค์กรยุคใหม่มีทั้งพนักงานที่เข้าออฟฟิศ ทำงานแบบ Hybrid หรือ Remote หากโปรแกรม HR ที่ใช้อยู่ยังยึดติดกับการลงเวลาแบบเดิม ๆ หรือมีฟีเจอร์ที่ไม่รองรับการทำงานจากที่ไหนก็ได้ นั่นอาจเป็นข้อจำกัดที่ทำให้ระบบไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป
โปรแกรม HR ที่ยืดหยุ่น ควรรองรับได้ทั้งการเข้างานที่ออฟฟิศและการทำงานจากที่บ้าน มีฟีเจอร์ Self-Service ให้พนักงานดูข้อมูล แก้ไข หรือยื่นคำขอได้เองผ่านแอป ลดการรอคิวที่ไม่จำเป็น
4. การจัดการข้อมูลพนักงานไม่เป็นระบบ
การจัดเก็บข้อมูลพนักงานเป็นหัวใจสำคัญของงาน HR
แต่ถ้าข้อมูลในโปรแกรมกระจัดกระจาย ไม่อัปเดต ระบบไม่ช่วยให้เห็นภาพรวมของพนักงานแต่ละคน เช่น ประวัติการอบรม สถานะงานปัจจุบัน ทักษะ หรือเป้าหมายการพัฒนาก็อาจทำให้ HR ไม่สามารถนำข้อมูลไปต่อยอดในเชิงกลยุทธ์ได้เลย
ระบบ HR ที่ทันสมัยควรเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ และมี Dashboard หรือ Report ที่ช่วยให้วิเคราะห์ข้อมูลได้ง่าย เพื่อให้งาน HR ไม่ใช่แค่ ‘จัดเก็บเอกสาร’ แต่สามารถกลายเป็น Strategic Partner ได้จริง
5. ขยายทีมเมื่อไหร่ ระบบเริ่มล่ม
โปรแกรม HR ที่ดี ควรเติบโตไปพร้อมกับองค์กร ถ้าเพิ่มพนักงานไม่กี่คน ระบบก็เริ่มทำงานช้าลง ล่มบ่อย หรือมีค่าใช้จ่ายแอบแฝงเพิ่มขึ้นจากเดิมมาก นั่นอาจเป็นสัญญาณว่าระบบที่ใช้อยู่ไม่รองรับการ Scale ตามการเติบโตของธุรกิจ โดยเฉพาะสำหรับองค์กรที่กำลังขยายตัว การลงทุนกับโปรแกรม HR ที่พร้อมรองรับอนาคตจึงเป็นเรื่องสำคัญ
6. ขาดการรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก
การตัดสินใจที่ดีควรอิงจากข้อมูลที่ถูกต้องและการวิเคราะห์ที่มีประสิทธิภาพ หากโปรแกรม HR ที่ใช้อยู่ไม่สามารถสร้างรายงานหรือ Dashboard ที่มีประโยชน์ได้ หรือต้องใช้เวลานานมากในการดึงข้อมูลออกมาวิเคราะห์ นั่นอาจเป็นข้อจำกัดที่สำคัญ เพราะรายงานที่ดีควรครอบคลุมตั้งแต่ข้อมูลพื้นฐาน เช่น จำนวนพนักงาน การลาป่วย การมาสาย ไปจนถึงข้อมูลเชิงลึก เช่น ประสิทธิภาพการทำงาน ความพึงพอใจของพนักงาน แนวโน้มการลาออก และ ROI ของการอบรม
หากระบบไม่สามารถให้ข้อมูลเหล่านี้ หรือต้องใช้เวลามากในการรวบรวมและจัดทำรายงาน ก็จะทำให้การบริหารงาน HR เป็นแบบ Reactive มากกว่า Proactive
7. การอัปเดตและการรักษาความปลอดภัยไม่ทันสมัย
ในยุคที่ภัยคุกคามทางไซเบอร์เพิ่มมากขึ้นและกฎระเบียบเรื่องการป้องกันข้อมูลส่วนบุคคลเข้มงวดขึ้น เช่น PDPA การใช้โปรแกรม HR ที่ไม่ได้อัปเดตเป็นประจำ หรือไม่มีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอ อาจเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญ
ข้อมูลพนักงานถือเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมาก ตั้งแต่ข้อมูลส่วนตัว เงินเดือน ประวัติสุขภาพ ไปจนถึงประสิทธิภาพการทำงาน หากข้อมูลเหล่านี้รั่วไหล ไม่เพียงแต่จะส่งผลต่อความเชื่อมั่นของพนักงานเท่านั้น แต่ยังอาจต้องรับผิดชอบทางกฎหมายและเสี่ยงต่อความเสียหายทางการเงิน
ถ้าพบสัญญาณเหล่านี้ อาจถึงเวลาที่ต้อง ‘เปลี่ยน’
บางองค์กรเลือกจะทนใช้ระบบเดิมเพราะ “มันก็ยังพอใช้ได้” แต่การที่พนักงานต้องเรียนรู้วิธี workaround หรือ HR ต้องเหนื่อยกับการตรวจทานข้อมูลซ้ำ ย่อมไม่ใช่ทางออกที่ยั่งยืน การเลือกโปรแกรม HR ที่เหมาะสม ไม่ได้แค่ช่วยให้ทีม HR ทำงานง่ายขึ้น
แต่ยังช่วยเสริมประสบการณ์ของพนักงาน สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี และวางรากฐานให้ธุรกิจเติบโตอย่างมีประสิทธิภาพ
ลงทะเบียนใช้งาน
การเลือกโปรแกรม HR ที่เหมาะสมกับความต้องการและขนาดขององค์กร จะช่วยให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการลงทุน หากคุณกำลังมองหาโปรแกรม HR ที่ครอบคลุมและใช้งานง่าย Pinno เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับธุรกิจไทย
ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก
