ไทย
English
การบริหารทรัพยากรบุคคลในยุคดิจิทัลไม่ได้หมายถึงแค่การนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อความสะดวกสบายเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงความถูกต้องตามกฎหมายด้วย โดยเฉพาะเรื่องการลงนามในเอกสารที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน ซึ่งปัจจุบันโปรแกรม HR ได้บูรณาการระบบ Digital Signature หรือ E – Signature เข้ามาช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว โปร่งใสและมีผลผูกพันทางกฎหมาย
Digital Signature คืออะไรและแตกต่างจากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไปอย่างไร?
Digital Signature หรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีมาตรฐาน คือการลงนามในรูปแบบดิจิทัลที่ใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสเพื่อยืนยันตัวตนของผู้ลงนามและรับรองความถูกต้องของเอกสาร ต่างจากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไปที่อาจเป็นเพียงการสแกนลายเซ็นหรือใช้ปากกาเขียนบนแท็บเล็ต เพราะ Digital Signature มีกลไกการรักษาความปลอดภัยที่ซับซ้อนกว่ามาก
ประโยชน์ของการใช้ Digital Signature ในโปรแกรม HR
การนำ Digital Signature มาใช้ในโปรแกรม HR ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนได้อย่างมาก แทนที่จะต้องพิมพ์เอกสาร ส่งให้พนักงานลงนามด้วยมือ แล้วเก็บเข้าแฟ้มกระดาษ ปัจจุบันทุกอย่างสามารถดำเนินการผ่านระบบออนไลน์ได้ทันที ไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ไหนก็ตาม
นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูลขององค์กร เพราะระบบจะบันทึก Log การลงนามทุกครั้ง พร้อมข้อมูลเวลา สถานที่และผู้ลงนาม ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครลงนามเมื่อไร และเอกสารถูกแก้ไขหรือไม่ ซึ่งช่วยป้องกันปัญหาการปลอมแปลงหรือการปฏิเสธว่าไม่เคยลงนามได้เป็นอย่างดี
เอกสาร HR ที่สามารถใช้ Digital Signature ได้
โปรแกรม HR สมัยใหม่รองรับการใช้ Digital Signature กับเอกสารหลากหลายประเภท เริ่มตั้งแต่สัญญาจ้างงานที่เป็นเอกสารสำคัญที่สุดในความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง การใช้ Digital Signature ทำให้พนักงานใหม่สามารถลงนามในสัญญาได้ทันทีแม้จะอยู่ต่างจังหวัด ไม่ต้องเดินทางมาที่บริษัทเพียงเพื่อเซ็นเอกสาร
เอกสารอื่นที่นิยมใช้ Digital Signature ได้แก่ ใบลาต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นลาป่วย ลากิจ หรือลาพักร้อน เอกสารปรับเปลี่ยนเงินเดือนหรือตำแหน่งงาน ข้อตกลงความลับทางธุรกิจและเอกสารประเมินผลการปฏิบัติงาน ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถดำเนินการได้ผ่านระบบโดยไม่ต้องใช้กระดาษแม้แต่แผ่นเดียว
การเลือกโปรแกรม HR ที่มี Digital Signature ที่เชื่อถือได้
องค์กรที่ต้องการนำระบบ Digital Signature มาใช้ควรเลือกโปรแกรม HR ที่มีการรับรองมาตรฐานความปลอดภัย เช่น มาตรฐาน ISO 27001 หรือได้รับการรับรองจากสำนักงาน พัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) เพื่อให้มั่นใจว่าระบบมีความน่าเชื่อถือและใช้งานได้จริงตามกฎหมาย
ระบบที่ดีควรมีการเข้ารหัสข้อมูลที่รัดกุม มีการยืนยันตัวตนแบบหลายขั้นตอน และสามารถสร้าง Audit Trail หรือบันทึกการตรวจสอบที่สมบูรณ์ นอกจากนี้ควรมีระบบสำรองข้อมูลที่ดีเพื่อป้องกันการสูญหายของเอกสารสำคัญ และต้องสามารถส่งออกเอกสารในรูปแบบที่ยอมรับได้ตามกฎหมายเมื่อจำเป็น
ข้อควรระวังในการใช้งาน Digital Signature
แม้ว่า Digital Signature จะมีความสะดวกและปลอดภัย แต่องค์กรก็ควรให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับการใช้งานที่ถูกต้อง เช่น การเก็บรักษารหัสผ่านหรือ PIN ที่ใช้ในการลงนามให้ปลอดภัย ไม่แชร์ให้ผู้อื่นใช้ และต้องแน่ใจว่าอ่านเอกสารให้ครบถ้วนก่อนลงนามทุกครั้ง
นอกจากนี้ HR ควรมีนโยบายการจัดเก็บและสำรองข้อมูลที่ชัดเจน กำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารให้เป็นไปตามกฎหมายแรงงาน และควรมีแผนรองรับกรณีที่ระบบล่มหรือเกิดปัญหาทางเทคนิค เพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้โดยไม่สะดุด
โปรแกรม HR ที่มีฟีเจอร์ Digital Signature ตอบโจทย์องค์กรยุคใหม่ที่ต้องการความรวดเร็ว ความปลอดภัย และความถูกต้องตามกฎหมายไปพร้อมกัน การลงทุนในระบบที่ดีไม่เพียงช่วยลดต้นทุนและเวลาในการทำงาน แต่ยังสร้างความมั่นใจให้กับทั้งองค์กรและพนักงานว่าเอกสารทุกฉบับมีความน่าเชื่อถือและสามารถใช้อ้างอิงทางกฎหมายได้จริง ซึ่งเป็นรากฐานสำคัญของการบริหารทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิภาพในยุคดิจิทัล
ลงทะเบียนใช้งาน
ถ้าองค์กรของคุณต้องการโปรแกรม HR ที่สามารถจัดการทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายในงาน HR Software จาก Pinno คือคำตอบที่ช่วยให้งานบริหารบุคคลของคุณก้าวสู่ยุคใหม่
ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก
