ไทย
English
เมื่อองค์กรเริ่มเติบโต สิ่งหนึ่งที่มักตามมาเสมอคือความซับซ้อนในการบริหารคน จำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น โครงสร้างทีมเปลี่ยน รูปแบบการทำงานหลากหลายขึ้น หลายองค์กรเริ่มรู้สึกว่า การจัดการคนด้วยวิธีเดิม ๆ หรือระบบที่เคยใช้ได้ผลในช่วงแรก เริ่มไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป ในจุดนี้เองที่หลายองค์กรเริ่มมองหา “โปรแกรม HR” แต่คำถามสำคัญไม่ใช่แค่ว่าจะใช้โปรแกรม HR หรือไม่? แต่อยู่ที่ว่า โปรแกรม HR ที่เลือกนั้น สามารถปรับตามวิธีทำงานขององค์กรได้จริงหรือเปล่า? เพราะหากระบบยังบังคับให้องค์กรต้องปรับตัวเข้าหามันสุดท้ายแล้วโปรแกรม HR ที่ตั้งใจจะช่วย อาจกลายเป็นภาระในระยะยาว
องค์กรยิ่งโต งาน HR ยิ่งซับซ้อนเป็นเงาตามตัว
ในองค์กรขนาดเล็ก การบริหารคนอาจยังไม่ต้องมีขั้นตอนมากนัก การเก็บข้อมูลพนักงาน การลงเวลาหรือการคำนวณเงินเดือน สามารถจัดการได้ด้วยวิธีที่ไม่ซับซ้อน แต่เมื่อองค์กรขยายตัวมีหลายแผนก หลายระดับการอนุมัติ มีพนักงานประจำ พนักงานกะ พนักงานสัญญาจ้างหรือแม้แต่การทำงานแบบ Hybrid และ Remoteงาน HR จะไม่ใช่แค่การ “จัดการข้อมูล” แต่คือการบริหารกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับคนทั้งองค์กร หากโปรแกรม HR ไม่สามารถรองรับความหลากหลายเหล่านี้ได้องค์กรจะเริ่มเจอปัญหางานซ้ำซ้อน ข้อมูลไม่ตรงกัน และความล่าช้าในการตัดสินใจ
ทำไมโปรแกรม HR แบบสำเร็จรูป มักไม่พอกับองค์กรที่กำลังโต
โปรแกรม HR จำนวนมากในตลาด ถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้ง่ายและรวดเร็วซึ่งเหมาะกับองค์กรขนาดเล็กหรือองค์กรที่มีโครงสร้างไม่ซับซ้อน แต่เมื่อองค์กรเริ่มมีรูปแบบการทำงานเฉพาะตัว เช่น ขั้นตอนการอนุมัติหลายระดับ นโยบายเวลาทำงานที่แตกต่างกันในแต่ละทีมหรือโครงสร้างองค์กรที่เปลี่ยนแปลงบ่อย ข้อจำกัดของโปรแกรม HR แบบสำเร็จรูปจะเริ่มชัดเจนขึ้น องค์กรอาจต้องปรับขั้นตอนการทำงานให้เข้ากับระบบแทนที่จะใช้ระบบมาช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น ในระยะยาวสิ่งนี้มักส่งผลให้ทีม HR ต้องทำงานนอกระบบมากขึ้น ใช้ไฟล์เสริม ใช้เอกสารเพิ่มเติมและทำให้ข้อมูลกระจัดกระจายมากกว่าเดิม
โปรแกรม HR ที่ดี ควรเริ่มจากการเข้าใจองค์กร
หัวใจของโปรแกรม HR สำหรับองค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ไม่ใช่จำนวนฟีเจอร์ที่มี แต่คือความสามารถในการปรับระบบให้สอดคล้องกับวิธีทำงานจริงขององค์กร โปรแกรม HR ที่ดีควรสามารถปรับได้ทั้งโครงสร้างองค์กร ขั้นตอนการทำงาน รูปแบบการอนุมัติและนโยบายด้านบุคลากรที่แตกต่างกัน เมื่อระบบถูกออกแบบให้สอดคล้องกับบริบทขององค์กรทีมงานจะใช้งานได้จริง ข้อมูลจะถูกบันทึกอย่างเป็นระบบและลดการทำงานซ้ำซ้อนที่ไม่จำเป็น
การเชื่อมต่อข้อมูล คืออีกหัวใจสำคัญของโปรแกรม HR
อีกหนึ่งปัญหาที่พบได้บ่อยในหลายองค์กรคือข้อมูล HR ถูกแยกออกเป็นหลายส่วน ข้อมูลพนักงานอยู่ในระบบหนึ่ง การลงเวลาอยู่อีกที่ การคำนวณเงินเดือนต้องนำข้อมูลมารวมกันภายหลัง เมื่อข้อมูลไม่เชื่อมต่อกันความผิดพลาดจึงเกิดขึ้นได้ง่าย และการตัดสินใจมักอ้างอิงจากข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน โปรแกรม HR ที่ดีควรเชื่อมข้อมูลทั้งหมดเข้าด้วยกันตั้งแต่ประวัติพนักงาน เวลาทำงาน ไปจนถึงการคำนวณเงินเดือน เพื่อให้ทุกฝ่ายในองค์กรใช้ข้อมูลชุดเดียวกันในการทำงานและตัดสินใจ
โปรแกรม HR ที่ปรับตามองค์กรได้ ช่วยให้การเติบโตไม่สะดุด
สำหรับองค์กรที่กำลังเติบโตโปรแกรม HR ไม่ควรเป็นข้อจำกัดแต่ควรเป็นเครื่องมือที่ช่วยรองรับความเปลี่ยนแปลง เมื่อองค์กรขยายตัวระบบควรปรับตามได้ เมื่อโครงสร้างเปลี่ยนระบบควรยืดหยุ่นพอ
และเมื่อความซับซ้อนเพิ่มขึ้น ระบบควรช่วยลดภาระไม่ใช่เพิ่มงานโปรแกรม HR ที่ออกแบบมาเพื่อองค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่จึงต้องมองไกลกว่าแค่การใช้งานในวันนี้แต่ต้องรองรับการเติบโตในระยะยาวด้วย
ในท้ายที่สุด การเลือกโปรแกรม HR ไม่ใช่แค่การเลือกซอฟต์แวร์หนึ่งตัว แต่คือการเลือกโครงสร้างพื้นฐานในการบริหารคนขององค์กร ระบบที่ดี คือระบบที่เข้าใจองค์กร ปรับตามองค์กรได้และช่วยให้การบริหารคนเป็นเรื่องที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
นัด Demo
ถ้าองค์กรของคุณต้องการโปรแกรม HR ที่สามารถจัดการทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายในงาน HR Software จาก Pinno คือคำตอบที่ช่วยให้งานบริหารบุคคลของคุณก้าวสู่ยุคใหม่
