ไทย
English
การจัดการสัญญาจ้างเป็นหน้าที่สำคัญของทีม HR ที่ต้องใช้ความละเอียดรอบคอบสูง เพราะข้อผิดพลาดเล็กน้อยอาจส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรกับพนักงาน หรือแม้กระทั่งนำไปสู่ปัญหาทางกฎหมายได้ หลายบริษัทยังคงใช้วิธีการแบบเดิมในการจัดทำและเก็บรักษาสัญญาจ้างซึ่งมักเกิดความผิดพลาดได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็นการกรอกข้อมูลผิด ลืมต่อสัญญา หรือเก็บเอกสารหาไม่เจอเมื่อต้องการใช้งาน
ปัญหาที่พบบ่อยในการจัดการสัญญาจ้างแบบเดิม
ระบบการจัดการสัญญาจ้างด้วยเอกสารกระดาษหรือไฟล์เอกสารทั่วไปมักประสบปัญหาหลายประการ การพิมพ์ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานแต่ละคนใหม่ทุกครั้งอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในรายละเอียด เช่น ชื่อ-นามสกุล เลขบัตรประชาชน หรือตำแหน่งงาน บางครั้งอาจใช้เทมเพลตเดิมแล้วลืมแก้ไขข้อมูลบางส่วน ส่งผลให้สัญญาจ้างมีข้อมูลไม่ถูกต้อง
นอกจากนี้ การติดตามวันหมดอายุสัญญายังเป็นอีกหนึ่งความท้าทาย เมื่อองค์กรมีพนักงานจำนวนมาก การจำวันที่สัญญาแต่ละคนจะหมดอายุเป็นเรื่องยาก หลายองค์กรจึงพลาดการต่อสัญญาทันเวลา ซึ่งอาจสร้างช่องว่างทางกฎหมายหรือส่งผลต่อสิทธิประโยชน์ของพนักงาน
การเก็บรักษาเอกสารก็เป็นอีกหนึ่งปัญหาใหญ่ เอกสารกระดาษอาจสูญหาย ชำรุด หรือค้นหายากเมื่อต้องการใช้งาน แม้จะจัดเก็บเป็นไฟล์ดิจิทัลก็ยังมีโอกาสเก็บผิดโฟลเดอร์หรือตั้งชื่อไฟล์ไม่เป็นระบบ ทำให้เสียเวลาในการค้นหาข้อมูล
โปรแกรม HR ช่วยจัดการสัญญาจ้างอย่างมีประสิทธิภาพ
โปรแกรม HR สมัยใหม่ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้โดยเฉพาะ ระบบจะดึงข้อมูลพนักงานจากฐานข้อมูลกลางมาใช้ในการสร้างสัญญาจ้างอัตโนมัติ ลดโอกาสการพิมพ์ผิดหรือกรอกข้อมูลไม่ครบถ้วน เพราะข้อมูลทุกอย่างถูกดึงมาจากที่เดียวกัน
ฟีเจอร์เทมเพลตสัญญาจ้างที่ปรับแต่งได้ช่วยให้ HR สามารถสร้างแบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับแต่ละประเภทพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นพนักงานประจำ พนักงานสัญญาจ้าง หรือพาร์ทไทม์ เมื่อต้องการออกสัญญาใหม่ เพียงเลือกเทมเพลตที่เหมาะสม ระบบก็จะกรอกข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ พร้อมให้ตรวจสอบก่อนส่งให้พนักงานเซ็น
ระบบแจ้งเตือนที่ช่วยไม่ให้พลาดกำหนดสำคัญ
หนึ่งในฟีเจอร์ที่มีค่าที่สุดของโปรแกรม HR คือระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ เมื่อสัญญาจ้างของพนักงานใกล้หมดอายุ ระบบจะส่งการแจ้งเตือนให้ HR ทราบล่วงหน้า อาจเป็น 60 วัน 30 วัน หรือ 15 วันก่อนสัญญาหมดอายุ ทำให้มีเวลาเตรียมการและดำเนินการต่อสัญญาทันเวลา การแจ้งเตือนนี้ไม่เพียงช่วยเรื่องการต่อสัญญาเท่านั้น ยังช่วยในกรณีที่ต้องทบทวนเงื่อนไขการจ้างงาน หรือเตรียมประเมินผลการทำงานของพนักงานก่อนตัดสินใจต่อสัญญา ทำให้กระบวนการบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นระบบมากขึ้น
การจัดเก็บและค้นหาเอกสารที่ง่ายขึ้น
โปรแกรม HR มาพร้อมระบบจัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์ สัญญาจ้างทุกฉบับจะถูกเก็บในระบบคลาวด์ที่ปลอดภัย สามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลาเมื่อมีสิทธิ์การใช้งาน ไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารสูญหายหรือชำรุด ระบบค้นหาที่ทันสมัยช่วยให้หาเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที เพียงพิมพ์ชื่อพนักงาน หมายเลขพนักงาน หรือแผนก ระบบก็จะแสดงสัญญาจ้างที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมถึงประวัติการแก้ไขและเวอร์ชันต่างๆ ที่เคยมีมา
นอกจากนี้ ระบบยังช่วยในการควบคุมการเข้าถึงเอกสาร กำหนดได้ว่าใครสามารถดู แก้ไข หรืออนุมัติสัญญาได้บ้าง ช่วยรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและป้องกันการแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต
ระบบอนุมัติที่โปร่งใสและตรวจสอบได้
การอนุมัติสัญญาจ้างผ่านโปรแกรม HR ทำให้กระบวนการโปร่งใสขึ้น ระบบจะบันทึกว่าใครเป็นผู้สร้างสัญญา ใครอนุมัติ และเมื่อไหร่ หากมีการแก้ไขเอกสาร ระบบก็จะบันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
ฟีเจอร์การเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยให้กระบวนการรวดเร็วขึ้น พนักงานสามารถเซ็นสัญญาผ่านระบบได้ทันที ไม่ต้องรอพิมพ์เอกสารหรือนัดหมายเซ็นสัญญาด้วยตนเอง ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายและสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้
การจัดการสัญญาจ้างด้วยโปรแกรม HR ไม่ใช่แค่การนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อความทันสมัย แต่เป็นการลงทุนที่ช่วยลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ ระบบที่ดีช่วยให้ทีม HR ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดภาระงานเอกสาร และสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สร้างคุณค่าให้องค์กรมากขึ้น สำหรับองค์กรที่กำลังมองหาวิธีปรับปรุงการจัดการทรัพยากรบุคคล การนำโปรแกรม HR มาใช้ถือเป็นก้าวสำคัญที่จะช่วยยกระดับการทำงานและสร้างความมั่นใจในการบริหารจัดการสัญญาจ้างอย่างถูกต้องครบถ้วน
นัด Demo
ถ้าองค์กรของคุณต้องการโปรแกรม HR ที่สามารถจัดการทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายในงาน HR Software จาก Pinno คือคำตอบที่ช่วยให้งานบริหารบุคคลของคุณก้าวสู่ยุคใหม่
นัด Demo ได้ที่นี่ คลิก
