โปรแกรม HR จัดการ Outsource Freelance Part Time ในที่เดียว

การทำงานในยุคนี้ไม่ได้มีแค่พนักงานประจำเหมือนเดิมอีกต่อไป หลายองค์กรขยายทีมด้วยรูปแบบแรงงานหลากหลาย ทั้ง Outsource, Freelance และ Part Time เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่น ลดต้นทุนและเติมสกิลเฉพาะทางให้การทำงานเดินหน้าได้เร็วขึ้น แต่ปัญหาที่ตามมาคือการจัดการข้อมูลคนทำงานหลายประเภทกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก เพราะต้องเก็บข้อมูลคนหลายกลุ่มจากหลายช่องทาง ทั้งเอกสาร ข้อมูลส่วนบุคคล ชั่วโมงงาน ข้อตกลงการจ้าง ไปจนถึงการคำนวณค่าตอบแทนที่มักซับซ้อนกว่าเดิม

จุดนี้เองที่ทำให้หลายองค์กรเริ่มมองหา โปรแกรม HR ที่สามารถจัดการคนทำงานทุกประเภทในที่เดียวได้จริง ไม่ว่าจะเป็น Full Time, Outsource, Freelance หรือ Part Time โดยไม่ต้องแยกระบบ ไม่ต้องย้ายข้อมูลและไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน

บทความนี้จะพาไปดูว่าโปรแกรม HR ยุคใหม่ช่วยจัดการแรงงานรูปแบบใหม่ทั้งหมดในระบบเดียวได้อย่างไร?

ทำไมองค์กรยุคนี้ต้องมีระบบกลางที่ดูแลคนทุกประเภท

แม้องค์กรจะจ้างคนหลายรูปแบบ แต่ข้อมูลพื้นฐานที่ต้องจัดการกลับมีโครงสร้างคล้ายกันทั้งหมด ทั้งข้อมูลส่วนตัว สัญญาจ้าง ชั่วโมงงาน การอนุมัติ รวมถึงการจัดการค่าแรงหรือค่าบริการในแต่ละรอบงาน การจัดการผ่านไฟล์หลายชุด หรือใช้วิธีแมนนวลจึงกลายเป็นความเสี่ยงที่สุดอย่างหนึ่งของ HR เพราะแค่กรอกข้อมูลผิดเพียงจุดเดียวก็มีผลต่อทั้งการจ่ายเงิน ความถูกต้องในการบันทึกเวลา และอาจทำให้พนักงานหรือผู้รับจ้างรู้สึกไม่พอใจ
โปรแกรม HR ที่ออกแบบมาสำหรับ Outsource, Freelance และ Part Time จึงเข้ามาแก้ปัญหาโดยทำให้ข้อมูลทั้งหมดเก็บอยู่ในระบบเดียว ลดงานกระจัดกระจายและช่วยให้การตรวจสอบง่ายขึ้น ผู้บริหารก็สามารถดูภาพรวมกำลังคนทั้งหมดได้ทันทีแบบเรียลไทม์ ทำให้วางแผนทรัพยากรคนได้แม่นยำกว่าเดิม

รวมข้อมูลคนทำงานทุกกลุ่มไว้ในโปรไฟล์เดียว จัดการง่ายขึ้นหลายเท่า

จุดเด่นสำคัญของโปรแกรม HR สำหรับการจ้างคนหลายกลุ่มคือการมีระบบโปรไฟล์ที่ยืดหยุ่น สามารถเก็บข้อมูลตามประเภทการจ้างได้แบบละเอียด โปรแกรม HR จัดการพนักงานชั่วคราว และระบบ HR สำหรับ Outsource จะถูกนำมาใช้บ่อยมากขึ้น เพราะองค์กรต้องการเก็บข้อมูลให้ครบตั้งแต่เริ่มเข้ามาทำงานจนถึงจบงาน

ข้อมูลที่จัดเก็บได้ประกอบด้วย

• ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลติดต่อ

• เงื่อนไขการจ้างรายโปรเจ็กต์ รายชั่วโมงหรือรายวัน

• อัตราค่าตอบแทนและรอบการจ่าย

• เอกสารสำคัญ เช่น สำเนาบัตร ข้อตกลง หรืองานที่ต้องส่งมอบ

• ประวัติการทำงาน โปรเจ็กต์ที่เคยร่วม และคะแนนของคุณภาพงาน

เมื่อข้อมูลทั้งหมดถูกรวบเข้าในระบบ HR เดียว การจัดการ Outsource และ Freelance ก็ง่ายขึ้นทันที HR ไม่ต้องวิ่งไล่ตามข้อมูลจากหลายฝ่าย ทุกอย่างถูกจัดเก็บพร้อมตรวจสอบได้ตลอดเวลา

ระบบบันทึกเวลาและชั่วโมงงานที่ลดข้อถกเถียงเรื่องการจ่ายเงิน

การคิดค่าตอบแทนให้ Outsource และ Part Time มักมีเรื่องละเอียดอ่อนเสมอ เช่น เวลาที่ทำงานเกิน ชั่วโมงงานไม่ตรงกัน หรือมีงานพิเศษเพิ่มเติมที่ต้องคิดให้ถูกต้อง โปรแกรม HR ที่มีระบบบันทึกเวลาแบบดิจิทัลช่วยลดปัญหานี้ได้ทันทีในหลายมิติ เช่น

• บันทึกเวลาเข้าออกแบบอัตโนมัติและแม่นยำ

• รองรับงานรายชั่วโมง รายครั้ง หรือรายชิ้น

• ตรวจสอบชั่วโมงงานย้อนหลังได้ทั้ง HR และผู้รับจ้าง

ความโปร่งใสนี้จะช่วยลดปัญหาการโต้แย้งในการคิดค่าจ้าง และทำให้ HR ไม่ต้องเสียเวลาตรวจสอบทีละชิ้นอีกต่อไป

จัดการค่าตอบแทนในหลายรูปแบบได้ในระบบเดียว

ค่าตอบแทนของ Outsource หรือ Freelance ไม่ได้มีโครงสร้างตายตัวเหมือนพนักงานประจำ บางคนรับรายชิ้น บางคนรับรายโปรเจ็กต์ หรือบางครั้งอาจมีงานเสริมพิเศษในแต่ละเดือน โปรแกรม HR ที่รองรับโครงสร้างค่าตอบแทนหลายรูปแบบจึงช่วยให้การคำนวณค่าแรงง่ายขึ้นมาก HR สามารถตั้งสูตรการจ่ายที่ต่างกันได้ตามประเภทการจ้าง ลดความผิดพลาด และจ่ายเงินได้ตรงเวลา นอกจากนี้โปรแกรม HR บางระบบยังเชื่อมต่อกับโปรแกรม Payroll โดยตรง ทำให้ข้อมูลชั่วโมงงานและโปรเจกต์ถูกส่งเข้าไปคำนวณอัตโนมัติ ช่วยให้การจัดการค่าตอบแทนของ Outsource Freelance และ Part Time แม่นยำขึ้นหลายเท่า

การอนุมัติแบบออนไลน์ ช่วยให้โปรเจ็กต์เดินหน้าเร็วขึ้น

การทำงานกับ Outsource มักต้องมีการอนุมัติหลายรอบ ไม่ว่าจะเป็นการอนุมัติเริ่มงาน การตรวจงานหรือการปิดโปรเจ็กต์ โปรแกรม HR ที่มี Workflow อนุมัติออนไลน์ช่วยให้การทำงานไม่ล่าช้า เพราะทุกอย่างสามารถทำผ่านระบบได้ทันที ทั้งผู้จัดการและ Outsource สามารถอัปเดตสถานะงานได้แบบเรียลไทม์ ไม่ต้องรอเอกสารกระดาษ หรือรอการเซ็นที่ใช้เวลานานซึ่งองค์กรที่ใช้ระบบนี้จะเห็นชัดว่างานเสร็จเร็วขึ้น ลดงานค้างและลดจำนวนข้อผิดพลาดที่เกิดจากการอัปเดตแบบแมนนวล

ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมของกำลังคนทั้งหมดในที่เดียว

เมื่อองค์กรมีแรงงานหลายกลุ่ม การวางแผนทรัพยากรคนกลายเป็นเรื่องสำคัญมาก โปรแกรม HR ที่แสดงข้อมูลกำลังคนทั้งหมดในหน้าเดียวช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมแบบครบถ้วน เช่น ใครกำลังทำอะไร อยู่ในสถานะไหน มีค่าใช้จ่ายรวมเท่าไรและคนกลุ่มไหนกำลังจะครบสัญญา การเห็นภาพแบบนี้ช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น ทั้งเรื่องการจ้างเพิ่ม การวางแผนงบประมาณ และการบริหารงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร

โปรแกรม HR ที่รองรับ Outsource, Freelance และ Part Time เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรจัดการแรงงานรูปแบบใหม่ได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น ข้อมูลทุกอย่างอยู่ในที่เดียว ลดงานซ้ำซ้อน ช่วยคิดค่าตอบแทนได้ถูกต้อง และทำให้การทำงานร่วมกับผู้รับจ้างภายนอกไหลลื่นกว่าเดิม ทั้ง HR ผู้จัดการและผู้บริหารก็ทำงานได้ง่ายขึ้นแบบพร้อมกันทั้งหมด ถือเป็นการลงทุนที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการกำลังคนของยุคใหม่ได้อย่างแท้จริง

• Facebook
• Twitter
• Line