ไทย
English
ผู้บริหารหลายท่านอาจเคยได้ยินคำว่า “โปรแกรม HR” แต่ยังไม่แน่ใจว่ามันคืออะไรกันแน่ หรือมันจะมาช่วยธุรกิจได้อย่างไร วันนี้เราจะมาอธิบายให้ฟังว่าโปรแกรม HR นั้นทำงานอย่างไร และทำไมธุรกิจสมัยใหม่ถึงจำเป็นต้องมี โดยเฉพาะองค์กรที่กำลังเติบโตและต้องการจัดการคนให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
เริ่มต้นด้วยการเข้าใจพื้นฐานของโปรแกรม HR
โปรแกรม HR หรือที่เรียกกันว่า Human Resource Management System เป็นเครื่องมือดิจิทัลที่ช่วยจัดการเรื่องคนในองค์กร เป็นเหมือนผู้ช่วยส่วนตัวที่ชาญฉลาด คอยช่วยจัดการทุกเรื่องที่เกี่ยวกับพนักงาน ตั้งแต่วันแรกที่เข้าทำงานจนถึงวันสุดท้ายที่ลาออก เปรียบง่าย ๆ โปรแกรม HR เหมือนกับระบบบ้านอัจฉริยะ แต่แทนที่จะควบคุมไฟฟ้าและเครื่องใช้ไฟฟ้า มันคอยดูแลและจัดการข้อมูลพนักงาน การลา การประเมินผลงาน การฝึกอบรม และอื่น ๆ อีกมากมาย
โปรแกรม HR ทำอะไรได้บ้าง?
เริ่มจากเรื่องพื้นฐานที่ทุกบริษัทต้องมี คือการจัดเก็บข้อมูลพนักงาน โปรแกรม HR เก็บรักษาข้อมูลทุกอย่างในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลส่วนตัว ประวัติการศึกษา ประสบการณ์ทำงาน ข้อมูลติดต่อ หรือแม้แต่ข้อมูลครอบครัว ทำให้ค้นหาและอัปเดตข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว
เรื่องการลาและการขาดงานก็เป็นฟีเจอร์ที่ใช้บ่อย พนักงานสามารถยื่นใบลาผ่านระบบ ผู้บังคับบัญชาอนุมัติออนไลน์ และระบบจะคำนวณวันลาคงเหลือโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องมานั่งนับกันแบบเดิม ๆ ที่มักจะผิดพลาดได้ง่าย รวมไปถึงการประเมินผลงานพนักงานเป็นอีกเรื่องที่โปรแกรม HR ช่วยได้มาก ระบบสามารถสร้างแบบฟอร์มประเมิน ตั้งกำหนดการประเมิน และติดตามให้ทราบว่าใครประเมินแล้วใครยัง พร้อมทั้งสร้างรายงานสรุปผลการประเมินได้อัตโนมัติ
ประโยชน์ที่ผู้บริหารจะได้รับจากการใช้โปรแกรม HR
สิ่งแรกที่ผู้บริหารจะสัมผัสได้คือการประหยัดเวลา งานที่เคยต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาข้อมูล การสร้างรายงาน หรือการติดตามผลงาน กลายเป็นงานที่ทำได้ภายในไม่กี่นาที ข้อมูลที่แม่นยำและเป็นปัจจุบันเป็นอีกหนึ่งประโยชน์สำคัญ เมื่อข้อมูลทั้งหมดอยู่ในระบบเดียว และมีการอัปเดตแบบเรียลไทม์ ผู้บริหารสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ใช้ในการตัดสินใจเป็นข้อมูลที่ถูกต้องและล่าสุด
การตัดสินใจที่อิงข้อมูลเป็นสิ่งที่โปรแกรม HR ช่วยได้มาก ระบบสามารถสร้างรายงานและกราฟแสดงแนวโน้มต่าง ๆ เช่น อัตราการลาออกของพนักงาน ต้นทุนการฝึกอบรม หรือประสิทธิภาพของแต่ละแผนก ทำให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมและวางแผนได้ดีขึ้น
เลือกโปรแกรม HR อย่างไรให้เหมาะสม?
การเลือกโปรแกรม HR เป็นเรื่องที่ต้องคิดให้รอบคอบ เริ่มจากการดูขนาดขององค์กรและจำนวนพนักงาน บริษัทเล็กที่มีพนักงาน 10-50 คนอาจต้องการระบบที่ง่ายและราคาไม่แพง ในขณะที่องค์กรใหญ่อาจต้องการระบบที่ซับซ้อนและมีฟีเจอร์หลากหลาย ส่วนของงบประมาณเป็นปัจจัยสำคัญอีกเรื่องหนึ่ง โปรแกรม HR มีราคาตั้งแต่หลักพันต่อเดือนไปจนถึงหลักแสนต่อปี ขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนของระบบ ควรคิดรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมด ไม่ใช่แค่ราคาโปรแกรม แต่รวมถึงค่าติดตั้ง ค่าฝึกอบรม และค่าบำรุงรักษาด้วย สิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับองคร์กรที่มีคนหลาย Generation คือ ความง่ายในการใช้งานเป็นสิ่งที่ห้ามมองข้าม ระบบที่ซับซ้อนเกินไปอาจทำให้พนักงานไม่อยากใช้ หรือใช้ไม่เป็น ควรเลือกระบบที่มี User Interface ที่เข้าใจง่าย และมีการออกแบบที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ รวมถึงการสนับสนุนจากผู้ขายก็สำคัญมาก ควรเลือกผู้ขายที่มีประสบการณ์ มีทีมสนับสนุนที่ดี และสามารถให้คำแนะนำได้ตลอดการใช้งาน เพราะการนำระบบใหม่มาใช้มักจะมีปัญหาและคำถามเกิดขึ้น
สำหรับผู้บริหารที่กำลังพิจารณาใช้โปรแกรม HR สิ่งสำคัญคือต้องเริ่มจากการเข้าใจความต้องการของธุรกิจและปัญหาที่ต้องการแก้ไข อย่าเพิ่งกระโดดไปซื้อระบบที่ซับซ้อนและแพงเกินไป แต่ควรเริ่มจากระบบพื้นฐานที่ตอบโจทย์ปัจจุบัน และสามารถขยายความสามารถได้ในอนาคต การลงทุนในโปรแกรม HR ที่เหมาะสมจะช่วยให้องค์กรจัดการคนได้ดีขึ้น ลดข้อผิดพลาด ประหยัดเวลา และเติบโตอย่างยั่งยืนในระยะยาว
ลงทะเบียนใช้งาน
การเลือกโปรแกรม HR ที่เหมาะสมกับความต้องการและขนาดขององค์กร จะช่วยให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการลงทุน หากคุณกำลังมองหาโปรแกรม HR ที่ครอบคลุมและใช้งานง่าย Pinno เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับธุรกิจไทย
ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก
