แนวทางใช้ HR Software ให้ HR มีเวลาทำงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

ในยุคที่องค์กรต้องแข่งขันกันด้วยทักษะและความสามารถของบุคลากร ทีม HR ควรจะมีบทบาทสำคัญในการวางแผนกลยุทธ์ด้านคน พัฒนาองค์กรและสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ดี แต่ความเป็นจริงกลับพบว่า HR ส่วนใหญ่ยังต้องใช้เวลาไปกับงานเอกสาร งานประจำที่จำเจและการจัดการข้อมูลพื้นฐานมากเกินไป

การนำ HR Software มาใช้อย่างถูกวิธีเป็นกุญแจสำคัญที่จะปลดล็อกเวลาให้ทีม HR ได้โฟกัสกับงานที่สร้างคุณค่าให้องค์กรมากขึ้น

เข้าใจว่างานไหนควรให้ HR Software ช่วย

ก่อนเริ่มใช้ HR Software สิ่งแรกที่ต้องทำคือวิเคราะห์ภาระงานของทีมว่าใช้เวลาไปกับอะไรบ้างในแต่ละวัน งานที่เป็นรูปแบบซ้ำ ๆ เช่น การลงเวลา การคำนวณวันลา การทำเอกสารแจ้งเลื่อนตำแหน่ง หรือการตอบคำถามพื้นฐานของพนักงาน ล้วนเป็นงานที่ระบบสามารถช่วยทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อระบุงานเหล่านี้ได้แล้วก็ถึงเวลาเลือก HR Software ที่ตอบโจทย์ ระบบที่ดีควรมีฟีเจอร์ครบถ้วนตั้งแต่การจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบลาหยุด การประเมินผล ไปจนถึงการคำนวณเงินเดือน ยิ่งระบบรองรับการทำงานแบบอัตโนมัติได้มากเท่าไร ทีม HR ก็จะมีเวลาว่างมากขึ้นเท่านั้น

ปรับกระบวนการทำงานให้เข้ากับระบบ

หลังจากเลือก HR Software ได้แล้ว ขั้นตอนถัดมาคือการปรับวิธีการทำงานให้สอดคล้องกับความสามารถของระบบ บางองค์กรผิดพลาดตรงที่พยายามให้ระบบมาปรับตามวิธีเก่า ๆ ที่ใช้อยู่ ทำให้ไม่ได้ประโยชน์เต็มที่

ตัวอย่างเช่น ถ้าระบบมีฟีเจอร์ Self-Service ให้พนักงานขอลาผ่านแอปได้เองก็ควรหยุดให้พนักงานกรอกแบบฟอร์มกระดาษหรือส่งอีเมลมาขออนุมัติ การเปลี่ยนแปลงนี้อาจต้องใช้เวลาในการปรับตัว แต่เมื่อทุกคนเข้าใจและคุ้นเคยแล้ว เวลาที่ HR ใช้ในการจัดการเรื่องลาก็จะลดลงอย่างมาก

ใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์อัตโนมัติใน HR Software

หัวใจสำคัญของการใช้ HR Software ให้คุ้มค่าคือการตั้งค่า Automation หรือระบบอัตโนมัติให้ครบถ้วน ฟีเจอร์นี้ช่วยให้งานหลายอย่างดำเนินการเองโดยไม่ต้องให้ HR คอยติดตาม

เมื่อระบบสามารถส่งอีเมลแจ้งเตือนหัวหน้างานอัตโนมัติเมื่อพนักงานขอลา ส่งการแจ้งเตือนให้พนักงานที่ใกล้ครบกำหนดทดลองงาน หรือสร้างรายงานสรุปจำนวนวันลาของแต่ละคนส่งมาให้ HR ทุกสิ้นเดือน เหล่านี้คืองานที่ HR เคยต้องใช้เวลาทำด้วยตัวเอง แต่ตอนนี้ระบบทำให้อัตโนมัติได้หมด

การตั้งค่า Workflow อนุมัติก็เป็นอีกหนึ่งฟีเจอร์ที่ช่วยประหยัดเวลาได้มาก เมื่อมีเอกสารหรือคำขอที่ต้องผ่านการอนุมัติหลายขั้นตอน ระบบจะส่งต่อไปยังผู้เกี่ยวข้องตามลำดับโดยอัตโนมัติ HR ไม่ต้องคอยเช็กว่าใครอนุมัติแล้วบ้าง ใครยังค้างอยู่

วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

เมื่อ HR Software เก็บข้อมูลพนักงานทุกอย่างไว้ในระบบแล้ว สิ่งที่ HR ควรทำต่อคือการวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นเพื่อดูภาพรวมและหาแนวทางพัฒนาองค์กร นี่คืองานเชิงกลยุทธ์ที่ HR ควรใช้เวลาทำ ไม่ใช่งานเอกสาร

ตัวอย่างเช่น การดูรายงาน Turnover Rate แยกตามแผนกจะช่วยให้เห็นว่าแผนกไหนมีปัญหาการลาออกของพนักงานสูง แล้วจึงเข้าไปหาสาเหตุและแก้ไข หรือการวิเคราะห์ข้อมูลการลาป่วยอาจบอกได้ว่าพนักงานมีปัญหาสุขภาพหรือความเครียดสูง ทำให้องค์กรควรมีโปรแกรมดูแลสุขภาพหรือสวัสดิการเพิ่มเติม

ข้อมูลเรื่องผลการประเมินก็มีประโยชน์มากในการวางแผนพัฒนาบุคลากร HR สามารถดูได้ว่าทักษะใดที่องค์กรยังขาดแคลน แล้วจัดอบรมหรือหาคนใหม่ที่มีทักษะนั้นมาเสริม การตัดสินใจที่อิงข้อมูลจริงแบบนี้จะแม่นยำและได้ผลดีกว่าการตัดสินใจจากสัญชาตญาณเพียงอย่างเดียว

มอบหมายงานประจำให้ระบบดูแล

เมื่อระบบทำงานได้ราบรื่นแล้ว HR ควรมั่นใจที่จะปล่อยให้ระบบดูแลงานประจำเอง โดยไม่ต้องเข้าไปเช็กหรือแทรกแซงตลอดเวลา สิ่งที่ HR ควรทำคือตั้งค่า Alert หรือการแจ้งเตือนเฉพาะเรื่องสำคัญหรือผิดปกติเท่านั้น การมอบหมายนี้รวมถึงการให้พนักงานรับผิดชอบข้อมูลของตัวเองด้วย เมื่อพนักงานสามารถอัปเดตที่อยู่ ข้อมูลบัญชีธนาคาร หรือข้อมูลผู้ติดต่อฉุกเฉินได้เองผ่านระบบ HR ก็ไม่ต้องเสียเวลาทำหน้าที่เป็นคนกลางอีกต่อไป

การนำ HR Software มาใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่แค่การซื้อระบบมาติดตั้งแล้วก็จบ แต่ต้องมีการวางแผน ปรับกระบวนการทำงาน ฝึกอบรมคน และใช้ประโยชน์จากข้อมูลอย่างชาญฉลาด เมื่อทำได้สำเร็จ เวลาที่เคยใช้ไปกับงานเอกสารและงานซ้ำซากจะถูกปลดปล่อยออกมา ทำให้ HR มีโอกาสได้ทำงานที่สร้างคุณค่าจริงๆ ให้องค์กร ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนกลยุทธ์ด้านคน พัฒนาวัฒนธรรมองค์กร หรือสร้างประสบการณ์ที่ดีให้พนักงาน ซึ่งล้วนเป็นสิ่งที่จะช่วยให้องค์กรเติบโตอย่างยั่งยืนในระยะยาว

 

ลงทะเบียนใช้งาน

ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหา HR Software ที่ตอบโจทย์ทั้ง ‘ธุรกิจ’ และ ‘คน’ ไปพร้อมกัน HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่

ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก

 

• Facebook
• Twitter
• Line