แนวทางการ Customize โปรแกรม Payroll ให้เข้ากับธุรกิจ

การใช้โปรแกรม Payroll ไม่ได้หมายถึงการนำระบบสำเร็จรูปมาใช้แล้วจบ แต่สำหรับหลายธุรกิจ การบริหารเงินเดือน สวัสดิการ และข้อมูลพนักงานมีความซับซ้อนแตกต่างกันออกไป จึงทำให้การ Customize โปรแกรม Payroll ให้สอดคล้องกับโครงสร้างงานจริงกลายเป็นสิ่งสำคัญ เพราะยิ่งระบบปรับเข้ากับธุรกิจได้มากเท่าไร การทำงานของ HR และฝ่ายบัญชียิ่งง่ายขึ้น ลดความผิดพลาด และทำให้การจ่ายเงินเดือนราบรื่นทุกงวด

ธุรกิจจำนวนไม่น้อยเริ่มมองหาโปรแกรม Payroll ที่ปรับแต่งได้ตามรูปแบบบริษัทของตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจที่มีการทำงานหลายกะ องค์กรที่มีพนักงานชั่วคราวจำนวนมาก หรือบริษัทที่มีสวัสดิการเฉพาะตัว การเลือกโปรแกรม Payroll ที่ปรับแต่งได้จึงเป็นเรื่องสำคัญเพื่อรองรับรูปแบบงานที่เปลี่ยนไปตลอดเวลา

บทความนี้จะพาไปดูแนวทางสำคัญในการ Customize โปรแกรม Payroll ให้เหมาะกับบริษัทของคุณมากที่สุด

1. ปรับกฎการคำนวณเงินเดือนให้ตรงกับโมเดลธุรกิจ

จุดเด่นหนึ่งของโปรแกรม Payroll คำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ คือ ความสามารถในการตั้งกฎการคำนวณตามความต้องการขององค์กร โดยเฉพาะธุรกิจที่มีกะการทำงานแตกต่างกัน เช่น โรงงาน ร้านอาหาร โลจิสติกส์ หรือบริษัทที่จ่ายค่าแรงแบบรายชั่วโมง

ตัวอย่างการปรับแต่งที่ธุรกิจมักใช้

• ตั้งค่ากะหลายรูปแบบ เช่น กะกลางคืนมี OT อัตราพิเศษ

• ค่าคอมมิชชันตามโครงสร้างยอดขาย

• เงินรางวัลประจำเดือนตามตัวชี้วัดของแต่ละแผนก

• การคำนวณรายได้พิเศษเฉพาะกิจ เช่น เงินพิเศษช่วงเทศกาล

เมื่อโปรแกรม Payroll สามารถรองรับเงื่อนไขการคำนวณเหล่านี้ HR ไม่ต้องคำนวณแยกหรือใช้ Excel ลดเวลาทำงานลงได้มาก และลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในแต่ละงวดเงินเดือน

2. ตั้งค่ารายการหัก รายการจ่าย และสวัสดิการได้ละเอียด

อีกส่วนที่องค์กรจำเป็นต้อง Customize คือการตั้งค่ารายได้ รายการหัก และสวัสดิการ เพราะแต่ละธุรกิจมีรูปแบบค่าใช้จ่ายไม่เหมือนกัน การมีโปรแกรม Payroll ที่ตั้งค่าได้ละเอียดจึงช่วยให้ระบบสอดคล้องกับความจริงมากที่สุด

รายการที่มักต้องตั้งค่าเพิ่ม 

• รายการหักเฉพาะบริษัท เช่น ค่าชุด ค่าประกันกลุ่ม หรือค่าปรับสาย

• รายการจ่ายเฉพาะอุตสาหกรรม เช่น ค่าเสี่ยงภัย ค่าพาหนะ ค่าครองชีพ

• สวัสดิการแบบมีเงื่อนไข เช่น เงินช่วยเหลือตามอายุงาน โบนัสตามผลงาน

การปรับแต่งให้โปรแกรม Payroll รองรับโครงสร้างเหล่านี้ช่วยลดภาระ HR และทำให้รายงานจากระบบมีความแม่นยำ พร้อมใช้งานทันที

3. ปรับ Workflow การอนุมัติให้เหมาะกับโครงสร้างบริษัท

บริษัทแต่ละแห่งมีขั้นตอนอนุมัติที่ต่างกัน บางองค์กรให้หัวหน้าแผนกอนุมัติก่อนส่งต่อฝ่ายบุคคล บางแห่งต้องผ่านผู้อำนวยการก่อนสรุปยอดจ่าย ดังนั้นการเลือกโปรแกรม Payroll ที่ตั้งค่า Workflow ได้จึงเป็นเรื่องจำเป็นมาก

ตัวอย่างการปรับ Workflow ที่พบในหลายบริษัท

• อนุมัติ OT ตามสายการบังคับบัญชา

• อนุมัติค่าใช้จ่ายหรือคอมมิชชันตามแผนก

• ลำดับขั้นการตรวจสอบข้อมูลก่อนปิดงวดเงินเดือน

การมี Workflow ที่ยืดหยุ่นช่วยปรับระบบให้กลายเป็นกระบวนการทำงานจริงขององค์กร ไม่ต้องมาแก้ด้วยมือหรือวิธีแก้ไขเฉพาะหน้าในแต่ละงวด

4. ปรับรายงานให้ตอบโจทย์ผู้บริหาร

ผู้บริหารแต่ละบริษัทต้องการรายงานที่ต่างกัน บางแห่งต้องการข้อมูลต้นทุนแรงงานแยกตามแผนก บางแห่งอยากเห็นรายงานผลรวมค่า OT รายงานอัตราการขาดลา หรือรายงานสำหรับการตรวจสอบย้อนหลัง
ด้วยโปรแกรม Payroll แบบ Customize คุณสามารถสร้างรูปแบบรายงานตามความต้องการได้ เช่น

• รายงานต้นทุนค่าแรงต่อโปรเจกต์

• รายงานใบสำคัญจ่ายสำหรับฝ่ายบัญชี

• รายงานพนักงานพาร์ทไทม์แบบแยกชั่วโมง

• รายงานสำหรับตรวจสอบภาษีหรือประกันสังคม

รายงานที่ยืดหยุ่นช่วยให้การตัดสินใจของผู้บริหารเร็วขึ้น และลดเวลาการรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง

5. เชื่อมต่อระบบอื่นเพื่อให้ข้อมูลไหลลื่น

องค์กรยุคใหม่ไม่ได้ใช้แค่โปรแกรม Payroll อย่างเดียว แต่ยังมี HR Software, ระบบลงเวลา, ERP, POS หรือโปรแกรมบัญชี ดังนั้นความสามารถในการเชื่อมต่อระบบหรือ API Integration จึงเป็นหัวใจสำคัญของการ Customize

ตัวอย่างการเชื่อมต่อที่ช่วยลดงานซ้ำซ้อน

• เชื่อมข้อมูลการลงเวลาเข้าออกพนักงานเข้าระบบ Payroll ทันที

• ส่งข้อมูลค่าใช้จ่ายจากระบบบัญชีเข้า Payroll โดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ

• ดึงข้อมูลผลประเมินผลงานไปคำนวณโบนัสหรือปรับเงินเดือน

การเชื่อมระบบทำให้ข้อมูลไหลลื่น ลดการทำงานซ้ำ และทำให้ผลลัพธ์จากโปรแกรม Payroll มีความแม่นยำมากขึ้น

6. เลือกโปรแกรม Payroll ที่ปรับแต่งง่ายและทีมงานรองรับ

สุดท้ายแล้ว การ Customize จะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อโปรแกรม Payroll ออกแบบให้ปรับแต่งได้จริง รวมถึงมีทีมงาน Support ที่เข้าใจงาน HR และกฎหมายแรงงาน การเลือกผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์จึงสำคัญมาก เพราะจะช่วยให้คุณตั้งค่าระบบให้เหมาะกับโมเดลธุรกิจตั้งแต่แรก และช่วยแก้ไขได้อย่างรวดเร็วเมื่อต้องการปรับเพิ่มในอนาคต

ถ้าคุณกำลังมองหาโปรแกรม Payroll ที่ปรับเข้ากับธุรกิจได้จริง การเลือกระบบที่ Customize ได้ยืดหยุ่นและมีทีมงานรองรับจะช่วยให้การจัดการเงินเดือนขององค์กรเดินหน้าอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดงานจุกจิก และเพิ่มความสบายใจให้ทั้งผู้บริหาร HR และพนักงานทุกคน

ลงทะเบียนใช้งาน

หากคุณกำลังมองหาโปรแกรม Payroll ที่ช่วยลดความซับซ้อนในการจัดการเงินเดือน เพิ่มความแม่นยำและประหยัดเวลาในการทำงาน Pinno – Payroll Automation คือคำตอบที่ตอบโจทย์ทุกความต้องการขององค์กรยุคใหม่

ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก

 

• Facebook
• Twitter
• Line