คำนวณ ROI จาก HR Software คุ้มค่าการลงทุนจริงหรือไม่?

Tutorials & Tips

ธันวาคม 30, 2025

การตัดสินใจลงทุนในระบบ HR Software ถือเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้บริหารหลายท่านต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ เพราะนอกจากต้นทุนในการจัดซื้อแล้ว ยังมีค่าใช้จ่ายด้านการฝึกอบรมและการดูแลระบบที่ต้องคำนึงถึง แต่คำถามที่สำคัญคือ เราจะวัดผลตอบแทนจากการลงทุนนี้ได้อย่างไรและ HR Software นั้นคุ้มค่าจริงหรือไม่

ทำความเข้าใจ ROI ของ HR Software

ROI หรือ Return on Investment คือการวัดผลตอบแทนที่ได้รับเทียบกับเงินที่ลงทุนไป สำหรับ HR Software นั้น การคำนวณไม่ได้มีแค่ตัวเลขทางการเงินเพียงอย่างเดียว แต่ยังรวมถึงประโยชน์ที่จับต้องไม่ได้ เช่น ความพึงพอใจของพนักงาน ความแม่นยำของข้อมูล และเวลาที่ประหยัดได้

การคำนวณ ROI พื้นฐานใช้สูตร
(ผลประโยชน์ที่ได้รับ – ต้นทุนที่ลงทุน) / ต้นทุนที่ลงทุน x 100
แต่สำหรับระบบ HR นั้น เราต้องมองให้ลึกกว่านั้น เพราะผลประโยชน์หลายอย่างไม่สามารถแปลงเป็นตัวเลขได้ทันที

ต้นทุนที่ต้องคำนึงถึง

ก่อนคำนวณผลตอบแทน เราต้องเข้าใจต้นทุนทั้งหมดก่อน ซึ่งประกอบด้วยค่าใช้จ่ายเริ่มต้นในการจัดซื้อหรือสมัครใช้งานระบบ ค่าติดตั้งและปรับแต่งระบบให้เหมาะกับองค์กร ค่าฝึกอบรมทีม HR และพนักงาน รวมถึงค่าบำรุงรักษาและอัปเดตระบบประจำปี ต้นทุนที่มองไม่เห็นแต่สำคัญมาก คือ เวลาที่ทีมงานต้องใช้ในการปรับตัวกับระบบใหม่ ซึ่งอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานในช่วงแรก องค์กรควรคาดการณ์ช่วงเวลานี้ไว้ล่วงหน้า เพื่อไม่ให้เกิดผลกระทบต่อการดำเนินงานมากเกินไป

ผลประโยชน์ที่วัดได้ชัดเจน

เมื่อเริ่มใช้งาน HR Software องค์กรจะเห็นผลประโยชน์ในหลายด้าน โดยเฉพาะการประหยัดเวลาในการทำงานประจำ การคำนวณเงินเดือน การจัดการลาและการทำเอกสารต่าง ๆ ที่เคยใช้เวลาหลายชั่วโมง ตอนนี้สามารถทำได้ภายในไม่กี่นาที การลดข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนและสวัสดิการ ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดจากความผิดพลาดได้อย่างมาก นอกจากนี้ยังลดการใช้กระดาษและค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารซึ่งเมื่อรวมกันแล้วเป็นจำนวนที่น่าประทับใจทีเดียว
ระบบยังช่วยลดอัตราการลาออกของพนักงานด้วยการปรับปรุงประสบการณ์การทำงาน เมื่อพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและดำเนินการต่าง ๆ ได้ด้วยตนเอง ความพึงพอใจก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย

ประโยชน์ระยะยาวที่มองข้ามไม่ได้

นอกจากผลประโยชน์ที่เห็นได้ชัดในระยะสั้น HR Software ยังมีคุณค่าระยะยาวที่สำคัญมาก ข้อมูลที่รวบรวมในระบบช่วยให้ผู้บริหารวิเคราะห์แนวโยมและตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้แม่นยำขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนกำลังคน การพัฒนาทักษะ หรือการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง รวมถึงความสามารถในการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและข้อบังคับต่าง ๆ ได้อย่างครบถ้วน ช่วยลดความเสี่ยงทางกฎหมายที่อาจส่งผลกระทบร้ายแรงต่อองค์กร การมีระบบที่ทันสมัยยังช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์องค์กรในสายตาผู้สมัครงาน ทำให้สามารถดึงดูดคนเก่งเข้ามาร่วมงานได้ง่ายขึ้น

การลงทุนใน HR Software จึงไม่ใช่แค่การซื้อเครื่องมือมาใช้งาน แต่เป็นการลงทุนในอนาคตขององค์กร การคำนวณ ROI อย่างถูกต้องจะช่วยให้ผู้บริหารมั่นใจได้ว่าเงินที่ใช้ไปนั้นคุ้มค่า และที่สำคัญคือ ยิ่งใช้งานนานเท่าไหร่ ผลตอบแทนก็จะยิ่งเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ทำให้การตัดสินใจลงทุนในระบบนี้เป็นทางเลือกที่ชาญฉลาดสำหรับองค์กรที่ต้องการเติบโตอย่างยั่งยืน