HR Software สำหรับโรงงานอุตสาหกรรม ฟีเจอร์สำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงาน

การบริหารทรัพยากรบุคคลในโรงงานอุตสาหกรรมมีความซับซ้อนกว่าองค์กรทั่วไปหลายเท่าตัว ไม่ว่าจะเป็นการจัดการพนักงานหลายกะ การควบคุมการเข้า-ออกงาน การคำนวณค่าล่วงเวลา หรือการรักษามาตรฐานความปลอดภัย ด้วยเหตุนี้ HR Software ที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับโรงงานจึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยลดภาระงาน HR และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างเห็นได้ชัด

รวมฟีเจอร์ใน HR Software ที่ขาดไม่ได้สำหรับการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ

ระบบบันทึกเวลาทำงานแบบเรียลไทม์

ฟีเจอร์แรกที่โรงงานอุตสาหกรรมต้องมีคือระบบบันทึกเวลาทำงานที่แม่นยำและทันสมัย การใช้ HR Software สำหรับโรงงาน ที่รองรับการสแกนลายนิ้วมือ ใบหน้า หรือบัตรพนักงานจะช่วยป้องกันปัญหาการลงเวลาแทนกัน ระบบควรเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลกลางแบบเรียลไทม์ เพื่อให้ HR ตรวจสอบข้อมูลการเข้างานได้ทันที รวมถึงสามารถดูรายงานการมาสายหรือขาดงานของพนักงานแต่ละแผนกได้อย่างรวดเร็ว
สิ่งสำคัญคือระบบต้องรองรับการทำงานหลายกะ เพราะโรงงานส่วนใหญ่มีการผลัดเปลี่ยนกะตลอด 24 ชั่วโมง การตั้งค่ากะที่ยืดหยุ่นและคำนวณชั่วโมงทำงานอัตโนมัติจะช่วยลดข้อผิดพลาดจากการคำนวณด้วยมนุษย์ได้มาก

ระบบคำนวณค่าแรงและค่าล่วงเวลาอัตโนมัติ

โรงงานอุตสาหกรรมมักมีโครงสร้างค่าแรงที่หลากหลาย ทั้งค่าแรงรายวัน รายชั้น ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานวันหยุดและเบี้ยขยัน ระบบ HR Software ควรสามารถตั้งค่าสูตรการคำนวณที่ซับซ้อนเหล่านี้ได้ครบถ้วน และคำนวณอัตโนมัติตามกฎหมายแรงงานไทย ฟีเจอร์นี้ช่วยประหยัดเวลาในการคำนวณเงินเดือนได้หลายวัน และลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดที่อาจนำไปสู่ข้อพิพาทกับพนักงาน ระบบควรสร้างสลิปเงินเดือนอัตโนมัติและส่งให้พนักงานผ่านแอปพลิเคชันหรืออีเมลได้ด้วย

การจัดการใบลาและวันหยุดอย่างเป็นระบบ

การบริหารจัดการวันลาในโรงงานต้องคำนึงถึงจำนวนพนักงานในแต่ละกะด้วย โปรแกรม HR สำหรับโรงงานอุตสาหกรรมที่ดีควรมีระบบอนุมัติลาออนไลน์ที่หัวหน้างานสามารถตรวจสอบจำนวนคนในทีมก่อนอนุมัติได้ทันที ป้องกันปัญหาการขาดแคลนพนักงานในช่วงเวลาสำคัญ ระบบควรแสดงสถิติวันลาคงเหลือของพนักงานแต่ละคนแบบเรียลไทม์ และมีการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อพนักงานใช้สิทธิ์ลาครบตามที่กำหนด การจัดเก็บประวัติการลาที่เป็นระบบยังช่วยในการวิเคราะห์แพทเทิร์นการลาเพื่อวางแผนกำลังคนล่วงหน้าได้อีกด้วย

ระบบฝึกอบรมและพัฒนาทักษะพนักงาน

พนักงานในโรงงานต้องผ่านการอบรมด้านความปลอดภัยและทักษะการใช้เครื่องจักรอย่างสม่ำเสมอ HR Software ที่รองรับการจัดการฝึกอบรมจะช่วยให้ HR ติดตามว่าพนักงานแต่ละคนผ่านหลักสูตรอะไรบ้าง ใบรับรองหมดอายุเมื่อไหร่ และจำเป็นต้องเข้ารับการอบรมเพิ่มเติมหรือไม่ ระบบควรมีการแจ้งเตือนล่วงหน้าเมื่อใบรับรองใกล้หมดอายุ เพื่อให้โรงงานสามารถวางแผนจัดอบรมได้ทันเวลา การเก็บประวัติการฝึกอบรมที่ครบถ้วนยังเป็นข้อกำหนดสำคัญตามมาตรฐานอุตสาหกรรมหลายรูปแบบ เช่น ISO และ GMP

ระบบจัดการเอกสารและข้อมูลพนักงาน

โรงงานที่มีพนักงานหลายร้อยหรือหลายพันคนต้องจัดการเอกสารจำนวนมหาศาล HR Software แบบดิจิทัลช่วยให้สามารถจัดเก็บข้อมูลพนักงานทั้งหมดในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นสำเนาบัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน ประวัติการศึกษา ใบรับรองสุขภาพและสัญญาจ้าง ส่งผลให้การค้นหาและเรียกดูข้อมูลทำได้ง่ายและรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาในตู้เอกสาร ระบบควรมีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่เข้มงวด เพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานตามพระราคบัญญัติ PDPA ด้วย

รายงานและการวิเคราะห์ข้อมูลแบบเรียลไทม์

ผู้บริหารโรงงานต้องการข้อมูลที่ถูกต้องและทันเวลาเพื่อการตัดสินใจ HR Software ที่มีระบบรายงานครบถ้วนจะช่วยให้สามารถดูภาพรวมของกำลังคน อัตราการลาออก ต้นทุนค่าแรง และประสิทธิภาพการทำงานได้แบบเรียลไทม์ ระบบควรสามารถสร้างรายงานในรูปแบบต่าง ๆ ตามความต้องการ ไม่ว่าจะเป็นรายงานรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน การมี Dashboard ที่แสดงผลแบบกราฟิกจะช่วยให้เข้าใจข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

แอปพลิเคชันสำหรับพนักงาน

การมี Mobile App ที่พนักงานสามารถใช้งานได้เองเป็นฟีเจอร์ที่เพิ่มความสะดวกสบายอย่างมาก พนักงานสามารถเช็คสลิปเงินเดือน ขอลา ดูตารางกะ และอัปเดตข้อมูลส่วนตัวได้ด้วยตัวเอง ช่วยลดภาระงานของ HR ที่ต้องตอบคำถามซ้ำ ๆ

 

การเลือก HR Software ที่เหมาะสมจะช่วยให้โรงงานอุตสาหกรรมบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดเวลาการทำงานด้าน HR ลงได้อย่างมีนัยสำคัญ และที่สำคัญคือช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจนำไปสู่ปัญหาทางกฎหมาย ทีม HR สามารถมีเวลามากขึ้นในการทำงานเชิงกลยุทธ์ที่สร้างคุณค่าให้องค์กร เช่น การพัฒนาบุคลากร การสร้างวัฒนธรรมองค์กร และการวางแผนกำลังคนระยะยาว เพื่อให้โรงงานเติบโตอย่างยั่งยืนในระยะยาว

 

ลงทะเบียนนัด Demo

ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหา HR Software ที่ตอบโจทย์ทั้ง ‘ธุรกิจ’ และ ‘คน’ ไปพร้อมกัน HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่

ลงทะเบียนนัด Demo ได้ที่นี่ คลิก

 

• Facebook
• Twitter
• Line