วิธีใช้โปรแกรมเงินเดือนตรวจเช็กความถูกต้องก่อนจ่ายจริง

ช่วงก่อนวันจ่ายเงินเดือนคือเวลาที่ HR ต้องระวังเป็นพิเศษ เพราะความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยอาจส่งผลต่อความเชื่อมั่นของพนักงานและสร้างภาระงานซ้ำซ้อนให้ฝ่ายบัญชี การใช้ “โปรแกรมเงินเดือน” จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้การตรวจเช็กก่อนจ่ายจริงเป็นไปอย่างถูกต้องและโปร่งใส ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลพนักงาน การหักภาษี หรือเอกสารประกอบต่าง ๆ ที่ต้องสอดคล้องกันทุกขั้นตอน

วิธีใช้โปรแกรมเงินเดือนตรวจเช็กความถูกต้องทำได้ ดังนี้

1. ตรวจสอบข้อมูลพื้นฐานของพนักงานให้ครบถ้วน

ก่อนเริ่มคำนวณเงินเดือน HR ควรตรวจสอบข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานให้ถูกต้องครบถ้วน เช่น ชื่อ–นามสกุล ตำแหน่ง เงินเดือนประจำ รหัสผู้เสียภาษีและบัญชีธนาคาร โปรแกรมเงินเดือนจะช่วยลดความเสี่ยงจากการโอนเงินผิดบัญชีหรือกรอกข้อมูลไม่ครบ และยังสามารถอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ใช้คำนวณเป็นข้อมูลล่าสุดเสมอ

2. ตรวจสอบข้อมูลการเข้า–ออกงาน และวันลา

ข้อมูลการทำงานประจำวันคือปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อยอดเงินเดือน โปรแกรมเงินเดือนในปัจจุบันมักเชื่อมต่อกับระบบลงเวลาอัตโนมัติ ทำให้ HR ตรวจสอบได้ทันทีว่าพนักงานคนใดขาด ลา มาสาย หรือมีชั่วโมง OT เท่าไร พร้อมสรุปข้อมูลเป็นรายบุคคลและรายแผนกในหน้ารายงานเดียว ช่วยลดการคีย์ข้อมูลซ้ำและป้องกันข้อผิดพลาดจากการคำนวณด้วยมือ

3. ตรวจสอบอัตราภาษีและการหักเงินต่าง ๆ

การหักภาษีและสิทธิประโยชน์เป็นอีกขั้นตอนที่ต้องตรวจสอบอย่างละเอียด โปรแกรมเงินเดือนสามารถคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย และการหักเงินตามสิทธิ์แต่ละคนโดยอัตโนมัติ เช่น ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือเงินเบี้ยขยัน ทั้งยังตั้งสูตรคำนวณเฉพาะกรณีได้ เช่น โบนัสหรือค่าคอมมิชชั่น เพื่อให้ยอดสุทธิที่จ่ายเป็นไปตามเกณฑ์ภาษีที่ถูกต้อง และช่วยให้พนักงานได้รับเงินครบตามสิทธิ์ที่ควรได้รับ

4. ตรวจเช็กยอดสรุปเงินเดือนก่อนอนุมัติจ่าย

ก่อนอนุมัติจ่ายจริง โปรแกรมเงินเดือนจะมีหน้า “Payroll Summary” ให้ HR ตรวจสอบยอดรวมทั้งหมดอีกครั้ง ทั้งยอดเงินเดือนรวมภายในองค์กร ภาษี และยอดโอนเข้าบัญชีพนักงานแต่ละคน เพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างถูกต้องครบถ้วน ระบบบางโปรแกรมยังอนุญาตให้ผู้จัดการฝ่ายหรือ CFO ตรวจสอบและอนุมัติได้ในระบบเดียวกัน ลดขั้นตอนการส่งเอกสารและเพิ่มความโปร่งใสในการตรวจสอบรอบสุดท้าย

5. ตรวจสอบเอกสารภาษีและประกันสังคมก่อนยื่น

หลังคำนวณเงินเดือนเสร็จ โปรแกรมเงินเดือนจะช่วยจัดทำเอกสารสำคัญอย่าง ภ.ง.ด.1 สลิปเงินเดือน และเอกสารประกันสังคมโดยอัตโนมัติ พร้อมระบบตรวจสอบข้อมูลก่อนยื่นจริง เช่น การตรวจสอบชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีให้ตรงกัน หรือเช็กยอดสมทบก่อนส่งรายงานให้สำนักงานประกันสังคม ช่วยให้ HR ลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำและประหยัดเวลาการตรวจเอกสารในแต่ละรอบ

6. ใช้ระบบรีพอร์ตเพื่อวิเคราะห์และติดตามผล

โปรแกรมเงินเดือนไม่เพียงช่วยตรวจเช็กก่อนจ่ายเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ HR วิเคราะห์ข้อมูลย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผ่านระบบรีพอร์ตที่สรุปค่าใช้จ่ายต่อแผนก ชั่วโมง OT และแนวโน้มการใช้จ่ายขององค์กร HR สามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาวางแผนงบประมาณ หรือใช้ตรวจสอบความผิดปกติในรอบก่อนหน้า เพื่อพัฒนากระบวนการจ่ายเงินให้แม่นยำและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

การใช้โปรแกรมเงินเดือนให้เกิดประโยชน์สูงสุดคือการใช้ทุกฟีเจอร์ในการตรวจเช็ก ตั้งแต่ข้อมูลพนักงานจนถึงขั้นตอนอนุมัติและออกเอกสาร เพื่อให้มั่นใจว่าเงินเดือนทุกบาทที่จ่ายคือยอดที่ถูกต้อง โปร่งใส และตรงเวลา ช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อน สร้างความเชื่อมั่นให้พนักงาน และเพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงานของ HR ในทุกเดือน

 

ลงทะเบียนใช้งาน

ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหาโปรแกรมเงินเดือน ที่สามารถเปลี่ยนการจัดการทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายที่เข้ามา HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่

ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก

 

 

 

• Facebook
• Twitter
• Line