ไทย
English
Exit Interview ถือเป็นหนึ่งในกระบวนการสำคัญที่ HR หลายองค์กรเริ่มให้ความสำคัญมากขึ้น เนื่องจากเป็นวิธีการสัมภาษณ์พนักงานที่กำลังจะลาออกเพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการทำงาน ปัญหาที่พบในองค์กร รวมถึงเหตุผลที่ทำให้พนักงานตัดสินใจลาออก การจัดทำ Exit Interview ที่ดีและมีระบบ สามารถช่วยให้ HR นำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ ปรับปรุง และแก้ไขจุดอ่อนต่าง ๆ ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้จะมาอธิบายวิธีการทำ Exit Interview ให้ได้ข้อมูลที่นำไปปรับปรุงองค์กรได้จริงในแบบที่ HR ไม่ควรมองข้าม
ทำไม Exit Interview ถึงสำคัญกับ HR
ปัจจัยหลักที่ทำให้ Exit Interview กลายเป็นเครื่องมือสำคัญของ HR คือการได้มาซึ่งข้อมูลที่ตรงไปตรงมาจากพนักงานที่กำลังจะลาออก เนื่องจากพวกเขาไม่จำเป็นต้องเกรงใจหรือหลีกเลี่ยงการพูดความจริงเหมือนพนักงานที่ยังทำงานอยู่ ข้อมูลที่ได้นี้จึงมีโอกาสสูงที่จะสะท้อน “ตัวตนที่แท้จริง” ของปัญหาในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องระบบบริหารจัดการ ปัญหาเจ้านาย การขาดโอกาสเติบโต หรือสิ่งอำนวยความสะดวกที่ไม่เพียงพอ การรับทราบจุดอ่อนเหล่านี้อย่างตรงประเด็น จึงเป็นโอกาสที่ดีในการปรับปรุงนโยบาย สร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานและลดอัตราการลาออกในอนาคต
ขั้นตอนที่ HR สามารถเตรียม Exit Interview ให้มีประสิทธิภาพ
1. กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
ก่อนเริ่มต้นทำ Exit Interview ควรตั้งเป้าหมายให้ชัดว่าอยากได้ข้อมูลเพื่อแก้ปัญหาด้านใดบ้าง เช่น ต้องการรู้สาเหตุการลาออก เพื่อปรับปรุงกระบวนการบริหารงาน หรืออยากสำรวจความพึงพอใจเกี่ยวกับสวัสดิการ การตั้งวัตถุประสงค์จะช่วยให้ HR สามารถออกแบบคำถามได้ตรงประเด็น
2. คัดเลือกคำถามหลากหลายและเจาะลึก
ควรผสมผสานคำถามปลายเปิด (Open-ended) และคำถามเฉพาะเจาะจง เพื่อให้พนักงานมีโอกาสอธิบายอย่างละเอียด เช่น “อะไรคือเหตุผลหลักที่ทำให้ตัดสินใจลาออก?” หรือ “มีอะไรที่องค์กรสามารถปรับปรุงได้ เพื่อให้พนักงานรู้สึกมีความสุขในการทำงาน?” การถามคำถามเชิงลึกจะทำให้ Exit Interview ได้ข้อมูลเชิงคุณภาพที่สามารถนำไปวิเคราะห์ได้จริง
3. สร้างบรรยากาศเป็นกันเอง
พนักงานอาจกังวลว่าข้อมูลที่ให้จะส่งผลเสียต่อคนอื่นหรือไม่ ดังนั้น HR ควรสื่อสารให้ชัดเจนว่าบทสัมภาษณ์นี้เป็นความลับ (Confidential) และจัดทำในบรรยากาศที่เป็นกันเอง ไม่ได้มีเจตนาเพื่อตำหนิใคร ข้อมูลที่ได้จะถูกเก็บอย่างปลอดภัย และนำไปใช้เพื่อการปรับปรุงองค์กรเท่านั้น
การจัดทำ Exit Interview โดยให้ความสำคัญกับขั้นตอนและบรรยากาศสัมภาษณ์ที่เป็นกันเอง จะช่วยให้ HR ได้ข้อมูลเชิงลึกซึ่งสามารถนำไปปรับปรุงองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขปัญหาด้านวัฒนธรรมองค์กร การเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงาน หรือการปรับปรุงสวัสดิการ เมื่อองค์กรสามารถ “ฟัง” และ “เรียนรู้” จากพนักงานที่ลาออกได้อย่างแท้จริง ก็ย่อมส่งผลให้บรรยากาศการทำงานในอนาคตดีขึ้น ลดอัตราการลาออก และสร้างทีมที่แข็งแกร่งพร้อมเติบโตไปพร้อมกันในระยะยาว
เก็บข้อมูลจาก Exit Interview แล้ว HR ควรนำไปใช้ยังไงต่อ?
1. วิเคราะห์เชิงลึก
เมื่อได้ข้อมูลจากการสัมภาษณ์เรียบร้อยแล้ว HR ควรรวบรวมและจัดหมวดหมู่ปัญหา เช่น ปัญหาจากวัฒนธรรมองค์กร การบริหารคน สวัสดิการ หรือความก้าวหน้าทางอาชีพ เพื่อวิเคราะห์หาแนวโน้ม (Trend) และต้นเหตุของปัญหา
2. เสนอแนวทางแก้ไข
นำข้อมูลที่ได้มาทำ Action Plan ชัดเจนว่าจะแก้ไขสิ่งใดในช่วงเวลาใดบ้าง ยกตัวอย่างเช่น หากพบว่าปัญหาส่วนใหญ่มาจากการขาดโอกาสเลื่อนตำแหน่ง อาจต้องปรับโครงสร้าง Career Path ให้โปร่งใสและมีเกณฑ์ชัดเจน
3. สื่อสารต่อผู้บริหาร
การได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์จาก Exit Interview จะยิ่งเกิดประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อผู้บริหารพร้อมรับฟังและตัดสินใจดำเนินการแก้ปัญหา HR จึงควรนำเสนอข้อมูลสรุปอย่างเป็นระบบ และชี้ให้เห็นว่าหากแก้ปัญหานี้ได้ จะส่งผลดีต่อองค์กรอย่างไร
4. ติดตามผลและปรับปรุง
ไม่ใช่แค่ทำ Exit Interview แล้วจบ แต่ต้องติดตามว่าสิ่งที่นำมาปรับปรุงนั้น ได้ผลหรือไม่ ควรอัปเดตกระบวนการทำงานภายในองค์กรสม่ำเสมอ และหากพบว่ามีปัญหาใหม่ ๆ ก็ต้องพร้อมปรับแผนอีกครั้ง
Exit Interview ถือเป็นหนึ่งในกระบวนการสำคัญที่ HR หลายองค์กรเริ่มให้ความสำคัญมากขึ้น เนื่องจากเป็นวิธีการสัมภาษณ์พนักงานที่กำลังจะลาออกเพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการทำงาน ปัญหาที่พบในองค์กร รวมถึงเหตุผลที่ทำให้พนักงานตัดสินใจลาออก การจัดทำ Exit Interview ที่ดีและมีระบบ สามารถช่วยให้ HR นำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ ปรับปรุง และแก้ไขจุดอ่อนต่าง ๆ ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้จะมาอธิบายวิธีการทำ Exit Interview ให้ได้ข้อมูลที่นำไปปรับปรุงองค์กรได้จริงในแบบที่ HR ไม่ควรมองข้าม
ลงทะเบียนใช้งาน
ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหา HR Software ที่สามารถเปลี่ยนการจัดการทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายที่เข้ามา HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่
ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก
