ในปัจจุบันที่เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญในการขับเคลื่อนการทำงานขององค์กร การนำ HR Software มาใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แต่ยังช่วยให้การจัดการเอกสารสำคัญ เช่น สัญญาจ้างและเอกสารต่างๆ เป็นไปอย่างแม่นยำและสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น
การใช้ HR Software ช่วยจัดการเหล่านี้ถือเป็นการปรับปรุง
วิธีการทำงานที่ตอบโจทย์ทั้งในเรื่องความเร็วและความปลอดภัย
1. การจัดการสัญญาจ้างอย่างมีประสิทธิภาพ
การทำสัญญาจ้างเป็นหนึ่งในกระบวนการที่สำคัญที่สุดในฝ่าย HR และต้องการความถูกต้องสูง HR Software ช่วยให้การจัดทำและการเก็บรักษาสัญญาจ้างของพนักงานเป็นเรื่องง่าย ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับเอกสารกระดาษที่อาจสูญหายหรือถูกทำลาย การเก็บข้อมูลในระบบดิจิทัลทำให้สามารถเข้าถึงและอัปเดตข้อมูลได้ทุกเมื่อ ทำให้ฝ่าย HR สามารถจัดการได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
2. ลดความผิดพลาดจากการจัดการเอกสาร
ด้วยการจัดการเอกสารด้วย HR Software จะช่วยลดความผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นจากการทำงานด้วยมือ เช่น การคีย์ข้อมูลผิด หรือการสูญหายของเอกสารสำคัญ การจัดการในระบบดิจิทัลช่วยให้ข้อมูลสัญญาจ้างและเอกสารที่เกี่ยวข้องได้รับการบันทึกอย่างแม่นยำและมีระบบการจัดการที่ดี
3. การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใน HR Software ช่วยให้การจัดเก็บและการดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารสำคัญเป็นไปอย่างรวดเร็ว การเซ็นต์เอกสารดิจิทัลและการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลาในการจัดการเอกสาร แต่ยังช่วยลดปัญหาการสูญหายหรือการจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
4. การติดตามสถานะเอกสารและการแจ้งเตือน
ฟังก์ชันการแจ้งเตือนใน HR Software ช่วยให้ฝ่าย HR ติดตามสถานะของเอกสารต่างๆ ได้ทันที เช่น การหมดอายุของสัญญาจ้างหรือการอนุมัติเอกสารที่สำคัญ ระบบจะส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่านทางอีเมลหรือแอปพลิเคชัน ทำให้ผู้รับผิดชอบสามารถดำเนินการได้ทันเวลาทุกครั้ง
5. การจัดเก็บและเรียกค้นเอกสารที่ง่ายดาย
ด้วยการจัดเก็บเอกสารในระบบดิจิทัล HR Software ช่วยให้การค้นหาและเรียกดูเอกสารสำคัญเป็นเรื่องง่าย เพียงแค่ใช้ฟังก์ชันค้นหาหรือกรองข้อมูลก็สามารถดึงข้อมูลที่ต้องการออกมาได้ทันที โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาในแฟ้มเอกสารที่ยุ่งยาก
6. การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
ข้อมูลพนักงานถือเป็นข้อมูลที่มีความสำคัญและต้องได้รับการรักษาความปลอดภัยอย่างสูงสุด HR Software มีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่ครบครัน เช่น การเข้ารหัสข้อมูลและการจำกัดการเข้าถึง ทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานได้รับการปกป้องจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
การใช้ HR Software ในการจัดการสัญญาจ้างและเอกสารต่างๆ ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของฝ่าย HR แต่ยังช่วยลดความผิดพลาดและทำให้การจัดการเอกสารเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย ระบบดิจิทัลนี้ช่วยให้การทำงานสะดวกสบายและมีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในการยกระดับการทำงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
ลงทะเบียนใช้งาน
ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหา HR Software ที่สามารถเปลี่ยนการจัดการทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายที่เข้ามา HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่
ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก