ในยุคที่ข้อมูลเป็นทรัพยากรที่มีค่า การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลพนักงานจึงเป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับทุกองค์กร ข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน เช่น ชื่อ ที่อยู่ เลขที่บัตรประชาชน ข้อมูลการทำงาน และเอกสารสำคัญอื่นๆ หากถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต อาจส่งผลกระทบอย่างร้ายแรงต่อความปลอดภัยของพนักงานและความเชื่อมั่นขององค์กร ด้วยเหตุนี้ HR Software หรือซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรบุคคลจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลพนักงาน ช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บ จัดการ และเข้าถึงข้อมูลพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น
HR Software ช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลพนักงานได้อย่างไร?
1. การเข้าถึงข้อมูลด้วยการกำหนดสิทธิ์
HR Software มีระบบการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลพนักงาน ซึ่งจะจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น เช่น ผู้จัดการหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการดูแลข้อมูล การกำหนดสิทธิ์เช่นนี้ช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยบุคคลที่ไม่มีสิทธิ์ ช่วยลดความเสี่ยงจากการถูกละเมิดข้อมูล
2. การเข้ารหัสข้อมูล (Data Encryption)
ข้อมูลพนักงานที่จัดเก็บใน HR Software จะถูกเข้ารหัส (encryption) ซึ่งทำให้ข้อมูลที่ถูกส่งหรือจัดเก็บนั้นปลอดภัยจากการถูกโจมตีหรือเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ข้อมูลที่เข้ารหัสจะเป็นข้อมูลที่ไม่สามารถอ่านได้หากไม่มีการถอดรหัส ซึ่งเพิ่มความปลอดภัยในทุกขั้นตอนของการจัดการข้อมูล
3. การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัย
HR Software มักถูกติดตั้งและจัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ ซึ่งมีมาตรการความปลอดภัยสูง ทั้งการเข้ารหัสข้อมูล การสำรองข้อมูล (backup) และการตรวจสอบความปลอดภัยตลอดเวลา การใช้ระบบคลาวด์ยังช่วยลดความเสี่ยงจากการสูญหายของข้อมูลในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์เสียหายหรือเกิดภัยพิบัติทางธรรมชาติ
4. ระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ
HR Software มีฟีเจอร์สำรองข้อมูลอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้องค์กรมั่นใจได้ว่าข้อมูลพนักงานจะไม่สูญหาย แม้เกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด นอกจากนี้ การสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องยังช่วยให้องค์กรสามารถกู้คืนข้อมูลในกรณีที่มีการสูญเสียหรือการถูกโจมตีทางไซเบอร์ได้อย่างรวดเร็ว
5. การบันทึกการเข้าถึงข้อมูล (Access Log)
HR Software จะมีระบบบันทึกการเข้าถึงข้อมูลพนักงาน (Access Log) ที่สามารถติดตามได้ว่าใครเข้าถึงข้อมูลใดบ้างและเมื่อใด การบันทึกเหล่านี้ช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบและวิเคราะห์ได้หากมีเหตุการณ์ที่สงสัยว่าข้อมูลอาจถูกละเมิด ช่วยให้สามารถดำเนินการแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว
ทำไม HR ควรใช้ HR Software ที่มีฟีเจอร์ Employee Profile?
สำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลพนักงาน การเลือกใช้ HR Software ที่มาพร้อมฟีเจอร์ Employee Profile เป็นทางเลือกที่เหมาะสมและเป็นประโยชน์ในหลายด้าน ดังนี้
1. ลดจำนวนงาน Routine
HR Software ที่มีฟีเจอร์ Employee Profile จะช่วยลดงานประจำวันของฝ่าย HR ในการจัดการข้อมูลพนักงาน เช่น การจัดเก็บข้อมูลส่วนตัว การอัปเดตข้อมูล และการติดตามประวัติการทำงานของพนักงาน โดยพนักงานสามารถอัปเดตข้อมูลส่วนตัวของตนเองได้ เช่น ชื่อ – นามสกุล เลขที่บัตรประชาชน ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ เบอร์โทรฉุกเฉิน เป็นต้น
2. การจัดการข้อมูลตามแผนก ตำแหน่งและลำดับขั้น
ฟีเจอร์ Employee Profile ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลพนักงานตามแผนก ตำแหน่ง และลำดับขั้นได้อย่างเป็นระบบและง่ายดาย ทำให้การติดตามและการวิเคราะห์ข้อมูลเป็นไปอย่างแม่นยำ และสามารถดูข้อมูลย้อนหลังได้ตลอดเวลา
3. การบันทึกประวัติการทำงานของพนักงาน
HR Software ช่วยบันทึกประวัติการทำงานของพนักงานตั้งแต่เริ่มเข้าทำงาน เช่น การเลื่อนตำแหน่ง โอนย้ายแผนก หรือการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเส้นทางอาชีพของพนักงาน ข้อมูลทั้งหมดนี้จะถูกจัดเก็บและสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดายเมื่อต้องการวิเคราะห์ประวัติการทำงานหรือประเมินผล
4. ความยืดหยุ่นในการจัดการเอกสาร
HR Software ยังสามารถกำหนดไฟล์เอกสารที่จำเป็นต้องมีสำหรับแต่ละพนักงานได้อย่างยืดหยุ่น เช่น เอกสารประจำตัว เอกสารสัญญาจ้างงาน ทำให้การจัดการเอกสารเป็นไปอย่างเป็นระบบและปลอดภัยมากขึ้น
การใช้ HR Software ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลพนักงาน แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล ทำให้การติดตามและวิเคราะห์ประวัติพนักงานทำได้อย่างแม่นยำและสะดวกมากขึ้น ด้วยฟีเจอร์ Employee Profile ที่ครบครัน ทำให้การจัดการข้อมูลส่วนตัวและประวัติการทำงานของพนักงานกลายเป็นเรื่องง่ายและเป็นระบบ ช่วยลดภาระงาน Routine และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลขององค์กรอย่างเห็นได้ชัด
ลงทะเบียนใช้งาน
ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหา HR software ที่สามารถเปลี่ยนการจัดการทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายที่เข้ามา HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่
ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก