ทุกวันสิ้นเดือนฝ่าย HR ต้องนั่งคำนวณเงินเดือน ภาษี และสวัสดิการของพนักงานทีละคน ไหนจะปวดหัวเมื่อต้องแก้ไขข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน ที่อาจส่งผลกระทบต่อขวัญและกำลังใจของพนักงานทั้งบริษัท นี่คือเหตุผลว่าทำไม โปรแกรมเงินเดือน จึงกลายเป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้สำหรับธุรกิจยุคใหม่ แต่การเลือกซื้อโปรแกรมที่ “ใช่” สำหรับองค์กรขนั้น ไม่ใช่เรื่องง่ายอย่างที่คิด
รู้จักกับ 5 ข้อสำคัญที่ควรพิจารณา
ก่อนตัดสินใจเลือกซื้อโปรแกรมเงินเดือน
1. ฟีเจอร์ที่จำเป็นสำหรับธุรกิจของคุณ
พิจารณาว่าฟีเจอร์ใดที่จำเป็นสำหรับธุรกิจของคุณ และเลือกโปรแกรมเงินเดือนที่ตอบโจทย์เหล่านั้น เนื่องจากโปรแกรมเงินเดือนแต่ละตัวมีฟีเจอร์ที่แตกต่างกัน บางโปรแกรมอาจเน้นการคำนวณเงินเดือนเพียงอย่างเดียว ในขณะที่บางโปรแกรมอาจรวมระบบการลงเวลา การจัดการวันลา และการออกรายงานต่างๆ สิ่งสำคัญคือต้องเลือกโปรแกรมที่มีฟีเจอร์ตรงกับความต้องการของธุรกิจคุณ
- ระบบการคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ
- การจัดการภาษีและประกันสังคม
- ระบบบันทึกเวลาการทำงาน
- การจัดการสวัสดิการและค่าตอบแทน
- การออกรายงานสำหรับผู้บริหาร
2. ความสามารถในการปรับแต่งและขยายระบบ
เลือกโปรแกรมเงินเดือนที่มีความยืดหยุ่นและสามารถเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ ด้วยธุรกิจมีการเติบโตและเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ดังนั้น โปรแกรมเงินเดือนที่ดีควรสามารถปรับแต่งและขยายระบบเพื่อรองรับการเติบโตของธุรกิจได้ ควรพิจารณาประเด็นต่อไปนี้
- ความสามารถในการเพิ่มจำนวนพนักงาน
- การปรับแต่งรายงานตามความต้องการ
- การเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ในองค์กร เช่น ระบบ HR หรือระบบบัญชี
3. ความปลอดภัยของข้อมูล
เลือกโปรแกรมเงินเดือนที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูลเป็นอันดับแรก ข้อมูลเงินเดือนเป็นข้อมูลที่มีความอ่อนไหวสูง การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก ควรพิจารณาระบบรักษาความปลอดภัยของโปรแกรมเงินเดือน ดังนี้
- การเข้ารหัสข้อมูล
- ระบบการยืนยันตัวตนแบบหลายขั้นตอน
- การสำรองข้อมูลอัตโนมัติ
- การปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัยสากล เช่น ISO 27001
4. การสนับสนุนและการฝึกอบรม
เลือกโปรแกรมเงินเดือนที่มีทีมสนับสนุนที่พร้อมช่วยเหลือคุณตลอดการใช้งาน เพราะการใช้งานโปรแกรมเงินเดือนใหม่อาจต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ ดังนั้นการสนับสนุนจากผู้ให้บริการจึงมีความสำคัญมาก ควรพิจารณาประเด็นต่อไปนี้
- การฝึกอบรมการใช้งานเบื้องต้น
- การสนับสนุนทางเทคนิคตลอด
- คู่มือการใช้งานและวิดีโอสอนการใช้งาน
- การอัปเดตระบบและฟีเจอร์ใหม่ๆ อย่างสม่ำเสมอ
5. ความคุ้มค่าด้านราคา
เลือกโปรแกรมเงินเดือนที่ให้ความคุ้มค่าสูงสุดสำหรับธุรกิจของคุณในระยะยาว ราคาเป็นปัจจัยสำคัญในการเลือกซื้อโปรแกรมเงินเดือน แต่ไม่ควรพิจารณาเพียงแค่ราคาเท่านั้น ควรคำนึงถึงความคุ้มค่าในระยะยาว
- ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งและการใช้งานรายเดือน/รายปี
- ค่าใช้จ่ายในการอัปเกรดระบบ
- ความประหยัดที่ได้จากการลดเวลาและข้อผิดพลาดในการทำงาน
- ความคุ้มค่าเมื่อเทียบกับฟีเจอร์และการสนับสนุนที่ได้รับ
การเลือกซื้อโปรแกรมเงินเดือนที่เหมาะสมอาจใช้เวลาและการพิจารณาอย่างรอบคอบ แต่เมื่อคุณได้โปรแกรมที่ตอบโจทย์ธุรกิจจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดข้อผิดพลาด และประหยัดเวลาในการบริหารจัดการเงินเดือนของพนักงานได้อย่างมาก ใช้ 5 ข้อนี้เป็นแนวทางในการตัดสินใจ และคุณจะได้โปรแกรมเงินเดือนที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณอย่างแน่นอน!
ลงทะเบียนใช้งาน
ถ้าองค์กรของคุณกำลังมองหา HR System ที่สามารถเปลี่ยนการจัดการทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบ HR ที่มีประสิทธิภาพ พร้อมรับมือกับทุกความท้าทายที่เข้ามา HR Software จาก Pinno คือกุญแจสำคัญของการทำงานในระบบ HRM ยุคใหม่
ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่ คลิก